Transparencia en los costos de TI

La transparencia de costos de TI es una categoría de software y sistemas de gestión de tecnología de la información que permite a las organizaciones de TI empresariales modelar y realizar un seguimiento del costo total de entrega y mantenimiento de los servicios de TI que brindan al negocio. Cada vez más, se trata de una tarea de contabilidad de gestión . Las soluciones de transparencia de costos de TI pueden integrar información financiera, como costos laborales, costos de licencias de software, adquisición y depreciación de hardware, cargos por instalaciones de centros de datos de los sistemas de contabilidad general , y combinarla con datos operativos de sistemas de gestión de incidencias, monitoreo, gestión de activos y gestión de cartera de proyectos para proporcionar una visión única e integrada de los costos de TI por servicio, departamento, partida contable y proyecto. Además del seguimiento de los elementos de costo, la transparencia de costos de TI puede realizar un seguimiento de la utilización, el uso y las métricas de rendimiento operativo para proporcionar una medida de valor o retorno de la inversión (ROI). Los costos, presupuestos, métricas de rendimiento y cambios en los puntos de datos se rastrean a lo largo del tiempo para identificar tendencias y el impacto de los cambios en los factores subyacentes de los costos, con el fin de ayudar a los gerentes a abordar los principales factores que impulsan el aumento de los costos de TI y mejorar la planificación.

La transparencia de los costos de TI combina elementos de contabilidad de costos basada en actividades, inteligencia empresarial, monitoreo operativo y paneles de rendimiento. Proporciona el sistema para implementar las directrices de gestión financiera de ITIL v3, lo que facilita la gestión financiera de los servicios de TI y está estrechamente relacionado con la gestión de servicios de TI .

Si bien las soluciones específicas varían, las capacidades pueden incluir:

• Recopilación simplificada o automatizada de datos clave sobre los factores que influyen en los costos.
• Una interfaz de modelado de asignación o de costos
• Informes y análisis personalizados de los factores que influyen en el coste unitario, incluidos los paneles de control para el CIO.
• Capacidad para realizar un seguimiento de las métricas operativas, como la utilización, los niveles de servicio, los tickets de soporte y el costo.
• Factura de informes de TI para la asignación de costos o servicios a líneas de negocio.
• Seguimiento de previsiones y presupuestos en comparación con los resultados reales y a lo largo del tiempo.
• Planificación de escenarios hipotéticos para el análisis del retorno de la inversión de nuevos proyectos
• Comparación de costes con respecto a los promedios del sector o a indicadores comunes.
• Portal de autoservicio para que los empleados gestionen los activos asignados.

La globalización, la orientación al consumidor , la aparición de nuevos competidores y los nuevos modelos de servicio están transformando radicalmente el sector de las TI. Los líderes de TI deben lograr una mayor transparencia en los costos, la utilización y el funcionamiento de sus servicios de TI para optimizar sus inversiones y pasar de ser gestores tecnológicos a administradores de la tecnología empresarial.-- Barbara Gomolski , Vicepresidenta de Investigación de Gartner

Al transparentar estos costos, la organización de TI puede transformar radicalmente la forma en que las unidades de negocio consumen recursos de TI, reducir los costos totales de TI de la empresa y centrarse en el gasto en TI que genera valor real para el negocio. El CIO que lidere este cambio puede inaugurar una nueva era de gestión estratégica de TI y una verdadera colaboración con el negocio.Archivado el 7 de enero de 2009 en Wayback Machine —Andrew M. Appel, Neeru Arora y Raymond Zenkich. McKinsey & Company.

"Las empresas pueden comprender mejor cuáles son los candidatos idóneos para la virtualización o la consolidación, por ejemplo, y reducir aún más el coste de los recursos. Las organizaciones de TI buscan constantemente ser más eficientes, y este tipo de información detallada permite la visibilidad, la facturación y la gestión de costes en el futuro," – ^{[ 1 ]}

El presupuesto promedio de TI se desglosa de la siguiente manera:

25% – gastos de personal (internos)

29% – Costes de software (categoría externa/de compras)

26% – Costes de hardware (categoría externa/de compras)

14% – costes de proveedores de servicios externos (externos/servicios)

Esto lo confirman investigaciones independientes de McKinsey y Sand-Hill Group. ^{[ 2 ]}

Además de las consideraciones anteriores sobre el volumen actual de los costos de los activos de software , aún más importante es su crecimiento: su crecimiento absoluto (en EUR) y su crecimiento relativo (en relación con el crecimiento de otros costos en el presupuesto de TI). Los costos de los activos de software están creciendo, tanto de forma endógena como exógena:

• Crecimiento endógeno: los recientes cambios tecnológicos y las iniciativas de reducción de costos de TI, como la virtualización de servidores, los escritorios remotos y la computación en la nube, han brindado flexibilidad y seguridad en las operaciones y una ventaja de costos en el lado del hardware/infraestructura, pero han generado una mayor demanda de software y, por lo tanto, costos suplementarios en el lado de los activos de software. ^{[ 3 ]}
• Crecimiento exógeno: Los proveedores de software han transformado el proceso de detección de incumplimientos en un modelo de negocio. El cambio tecnológico hacia entornos virtualizados/en la nube ha proporcionado la plataforma adecuada. Actualmente, la mayoría de los proveedores han aumentado la complejidad de los requisitos de licenciamiento, considerando más atributos para más métricas de licenciamiento. Han acelerado el ritmo del cambio y creado más obstáculos, aumentando así el nivel de experiencia en licenciamiento de software requerido para mantener el cumplimiento. ^{[ 2 ]}

• Gestión de costes
• Reembolso y devolución de costos de TI
• Gestión de servicios de TI
• ITIL
• Gestión del nivel de servicio
• Software como servicio

• Andrew M. Appel, Neeru Arora y Raymond Zenkich, Desentrañando el misterio de los costos de TI Archivado el 7 de enero de 2009 en Wayback Machine , The McKinsey Quarterly, agosto de 2005.
• Nokes, Sebastian, Cómo controlar los costes de TI. Londres (Financial Times / Prentice Hall), 20 de marzo de 2000. ISBN 978-0-273-64943-4
• Transparencia de costes de TI: Optimización de la gestión financiera y de servicios según ITIL v3Kurt Shubert, Gerente de TI, Certificado en ITIL v2 y v3. Julio de 2008.
• La transformación de la gestión de activos: la fusión de la gestión de activos, servicios y finanzas.Lisa Erickson, Hicks, Directora de Investigación, Enterprise Management Associates. Junio ​​de 2008.
• Gestión financiera de TI
• Conozca sus costos: la clave para el éxito en el negocio de TI.Archivado el 15 de mayo de 2010 en Wayback Machine . David Stodder. Abril de 2010.
• Aprovechar la facturación de TI como herramienta para reducir costosArchivado el 6 de octubre de 2010 en Wayback Machine. Rob Mischianti, experto en la materia, Nicus Software, ponente de ITFMA. 2009.
• https://www.nicus.com/products/it-cost-transparency/
• Cómo reducir los costos de TI sin desangrar los recursos
• Bisturí o cuchillo de carnicero: los CIO pueden mostrarles la luz a los CFO.
• ¿Puede el gasto en TI pasar de un enfoque reactivo a uno proactivo?
• Los desafíos de la concesión de licencias de software
• Evite gastar más "por si acaso" (se requiere suscripción).
• Costes de TI: Costes, crecimiento y riesgo financiero de los activos de software