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Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento ( GC ) se refiere a una serie de procesos centrados en la concienciación organizacional, el aprendizaje, la colaboración y la innovación. Implica el ...

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La gestión del conocimiento ( GC ) se refiere a una serie de procesos centrados en la concienciación organizacional, el aprendizaje, la colaboración y la innovación. Implica el uso y el intercambio de conocimiento para apoyar los objetivos de una organización. [ 1 ]

Los cursos de administración de empresas, sistemas de información, gestión, bibliotecas y ciencias de la información forman parte de la gestión del conocimiento, una disciplina que cobró importancia en la década de 1990 [ 2 ] y que se centró en los "trabajadores del conocimiento" que Peter Drucker identificó por primera vez en su libro de 1954, La práctica de la administración . [ 3 ] La información y los medios de comunicación, la informática, la salud pública y las políticas públicas son algunas de las otras disciplinas que pueden contribuir a la investigación en gestión del conocimiento.

Numerosas instituciones académicas ofrecen maestrías centradas específicamente en la gestión del conocimiento. Como parte de sus departamentos de TI, gestión de recursos humanos o estrategia empresarial, muchas grandes corporaciones, agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro destinan recursos a iniciativas internas de gestión del conocimiento. Estas organizaciones reciben asesoramiento en gestión del conocimiento de diversas empresas consultoras.

Las iniciativas de gestión del conocimiento suelen centrarse en objetivos organizacionales como la mejora del rendimiento, la ventaja competitiva, la innovación, el intercambio de lecciones aprendidas, la integración y la mejora continua de la organización. Si bien estas iniciativas son similares al aprendizaje organizacional , se diferencian por su mayor énfasis en la gestión del conocimiento como activo estratégico y en el intercambio de información. La gestión del conocimiento facilita el aprendizaje organizacional.

El entorno de la cadena de suministro puede ser el más complejo para la gestión del conocimiento, ya que involucra a varias empresas sin jerarquía ni vínculos de propiedad; algunos autores se refieren a este tipo de conocimiento como transorganizacional o interorganizacional. La Industria 4.0 (o cuarta revolución industrial ) y la transformación digital también aumentan esta complejidad, dado que surgen nuevos problemas derivados del volumen y la velocidad de los flujos de información y la generación de conocimiento.

Historia

Los esfuerzos de gestión del conocimiento tienen una larga historia, que incluye discusiones en el trabajo, aprendizaje formal , foros de discusión , bibliotecas corporativas, capacitación profesional y programas de mentoría. [ 4 ] [ 5 ] Con el creciente uso de computadoras en la segunda mitad del siglo XX, se introdujeron adaptaciones específicas de tecnologías como bases de conocimiento , sistemas expertos , repositorios de información , sistemas de apoyo a la toma de decisiones grupales , intranets y trabajo cooperativo asistido por computadora para mejorar aún más dichos esfuerzos. [ 4 ]

En 1999 se introdujo el término gestión del conocimiento personal ; se refiere a la gestión del conocimiento a nivel individual. [ 6 ]

En la empresa, las primeras recopilaciones de estudios de caso reconocieron la importancia de las dimensiones de gestión del conocimiento de estrategia, proceso y medición . [ 7 ] [ 8 ] Las lecciones clave aprendidas incluyen que las personas y las normas culturales que influyen en sus comportamientos son los recursos más críticos para la creación, difusión y aplicación exitosas del conocimiento; los procesos de aprendizaje cognitivo, social y organizacional son esenciales para el éxito de una estrategia de gestión del conocimiento; y la medición, la evaluación comparativa y los incentivos son esenciales para acelerar el proceso de aprendizaje e impulsar el cambio cultural. [ 8 ] En resumen, los programas de gestión del conocimiento pueden generar beneficios impresionantes para individuos y organizaciones si son intencionados, concretos y orientados a la acción.

La norma de gestión de la calidad ISO 9001:2015, publicada en septiembre de 2015, introdujo una especificación para el "conocimiento organizacional" como un aspecto complementario de la gestión de la calidad dentro de una organización. [ 9 ]

Investigación

La gestión del conocimiento (GC) surgió como disciplina científica a principios de la década de 1990. [ 10 ] Inicialmente, contó con el apoyo de profesionales individuales, como cuando Skandia contrató a Leif Edvinsson de Suecia como el primer director de conocimiento (CKO) del mundo . [ 11 ] Hubert Saint-Onge (anteriormente de CIBC , Canadá) comenzó a investigar la GC mucho antes. [ 4 ] El objetivo de los CKO es gestionar y maximizar los activos intangibles de sus organizaciones. [ 4 ] Gradualmente, los CKO se interesaron en los aspectos prácticos y teóricos de la GC, y se formó el nuevo campo de investigación. [ 12 ] La idea de la GC ha sido adoptada por académicos como Ikujiro Nonaka ( Universidad de Hitotsubashi ), Hirotaka Takeuchi (Universidad de Hitotsubashi), Thomas H. Davenport ( Babson College ) y Baruch Lev ( Universidad de Nueva York ). [ 13 ] [ 14 ]

En 2001, Thomas A. Stewart , exeditor de la revista Fortune y posteriormente editor de Harvard Business Review , publicó un artículo de portada que destacaba la importancia del capital intelectual en las organizaciones. [ 15 ] La disciplina de la gestión del conocimiento ha ido avanzando gradualmente hacia la madurez académica. [ 4 ] En primer lugar, hay una tendencia hacia una mayor cooperación entre académicos; las publicaciones de un solo autor son menos comunes. En segundo lugar, el papel de los profesionales ha cambiado. [ 12 ] Su contribución a la investigación académica disminuyó del 30% de las contribuciones totales hasta 2002, a solo el 10% en 2009. [ 16 ] En tercer lugar, el número de revistas académicas de gestión del conocimiento ha ido creciendo constantemente, alcanzando actualmente 27 publicaciones. [ 17 ] [ 18 ]

Existen múltiples disciplinas de gestión del conocimiento; los enfoques varían según el autor y la escuela. [ 12 ] [ 19 ] A medida que la disciplina maduró, aumentaron los debates académicos sobre la teoría y la práctica, incluyendo:

Independientemente de la escuela de pensamiento , los componentes centrales de la gestión del conocimiento incluyen, a grandes rasgos, personas/cultura, procesos/estructura y tecnología. Los detalles dependen de la perspectiva . [ 26 ] Las perspectivas de la gestión del conocimiento incluyen:

Se ha cuestionado la relevancia práctica de la investigación académica en KM [ 33 ] , sugiriéndose que la investigación-acción tiene mayor relevancia [ 34 ] y la necesidad de traducir los hallazgos presentados en revistas académicas a la práctica. [ 7 ]

Dimensiones

Existen diferentes marcos para distinguir entre distintos «tipos» de conocimiento. [ 5 ] Un marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue entre conocimiento tácito y conocimiento explícito . [ 30 ] El conocimiento tácito representa el conocimiento internalizado del que un individuo puede no ser consciente, como por ejemplo, para realizar tareas específicas. En el extremo opuesto del espectro, el conocimiento explícito representa el conocimiento que el individuo mantiene conscientemente en su mente, en una forma que puede comunicarse fácilmente a otros. [ 12 ] [ 35 ]

La espiral del conocimiento, tal como la describen Nonaka y Takeuchi.

Ikujiro Nonaka propuso un modelo ( SECI , por Socialización, Externalización, Combinación, Internalización) que considera una interacción en espiral entre el conocimiento explícito y el conocimiento tácito. [ 36 ] En este modelo, el conocimiento sigue un ciclo en el que el conocimiento implícito se «extrae» para convertirse en conocimiento explícito, y el conocimiento explícito se «reinternaliza» en conocimiento implícito. [ 36 ]

Hayes y Walsham (2003) describen el conocimiento y la gestión del conocimiento como dos perspectivas diferentes. [ 37 ] La perspectiva del contenido sugiere que el conocimiento se almacena fácilmente, ya que puede codificarse, mientras que la perspectiva relacional reconoce los aspectos contextuales y relacionales del conocimiento que pueden dificultar su intercambio fuera del contexto específico en el que se desarrolla. [ 37 ]

Las primeras investigaciones sugirieron que la gestión del conocimiento necesita convertir el conocimiento tácito internalizado en conocimiento explícito para compartirlo, y el mismo esfuerzo debe permitir que los individuos internalicen y hagan personalmente significativo cualquier conocimiento codificado recuperado del esfuerzo de gestión del conocimiento. [ 22 ] [ 38 ]

Investigaciones posteriores sugirieron que la distinción entre conocimiento tácito y conocimiento explícito representaba una simplificación excesiva y que la noción de conocimiento explícito es contradictoria. [ 6 ] Específicamente, para que el conocimiento se haga explícito, debe traducirse en información (es decir, símbolos fuera de nuestra mente). [ 6 ] [ 39 ] Más recientemente, junto con Georg von Krogh y Sven Voelpel , Nonaka retomó su trabajo anterior en un intento de hacer avanzar el debate sobre la conversión del conocimiento. [ 40 ] [ 41 ]

Un segundo marco propuesto para categorizar las dimensiones del conocimiento distingue el conocimiento incorporado de un sistema fuera de un individuo humano (por ejemplo, un sistema de información puede tener conocimiento incorporado en su diseño) del conocimiento encarnado que representa una capacidad aprendida de los sistemas nervioso y endocrino del cuerpo humano . [ 42 ]

Un tercer marco propuesto distingue entre la creación exploratoria de "nuevo conocimiento" (es decir, innovación) y la transferencia o explotación de "conocimiento establecido" dentro de un grupo, organización o comunidad. [ 37 ] [ 43 ] Los entornos colaborativos, como las comunidades de práctica o el uso de herramientas de computación social, pueden utilizarse tanto para la creación como para la transferencia de conocimiento. [ 43 ]

Estrategias

El conocimiento puede ser accedido en tres etapas: antes, durante o después de las actividades relacionadas con la gestión del conocimiento. [ 29 ] Las organizaciones han intentado incentivos para la captura del conocimiento , incluyendo hacer obligatorio el envío de contenido e incorporar recompensas en los planes de medición del desempeño . [ 44 ] Existe una considerable controversia sobre si tales incentivos funcionan y no se ha llegado a un consenso. [ 45 ]

Una estrategia para la gestión del conocimiento implica la gestión activa del conocimiento (estrategia de empuje). [ 45 ] [ 46 ] En tal caso, los individuos se esfuerzan por codificar explícitamente su conocimiento en un repositorio de conocimiento compartido, como una base de datos , así como recuperar el conocimiento que necesitan que otros individuos han proporcionado (codificación). [ 46 ] Otra estrategia implica que los individuos hagan solicitudes de conocimiento a expertos asociados con un tema particular de forma ad hoc (estrategia de atracción). [ 45 ] [ 46 ] En tal caso, el o los expertos proporcionan información al solicitante (personalización). [ 30 ] Cuando se habla de gestión estratégica del conocimiento, la forma del conocimiento y las actividades para compartirlo definen el concepto entre codificación y personalización. [ 47 ] La forma del conocimiento significa que es tácito o explícito . Los datos y la información pueden considerarse explícitos y el know-how puede considerarse tácito. [ 48 ]

Hansen et al. definieron las dos estrategias (codificación y personalización). [ 49 ] La codificación significa un método orientado al sistema en la estrategia de KM para administrar el conocimiento explícito con los objetivos organizacionales. [ 50 ] La estrategia de codificación es una estrategia centrada en el documento, donde el conocimiento se codifica principalmente como el método "de personas a documentos". La codificación se basa en la infraestructura de información, donde el conocimiento explícito se codifica y almacena cuidadosamente. [ 49 ] La codificación se enfoca en recopilar y almacenar el conocimiento codificado en bases de datos electrónicas para hacerlo accesible. [ 51 ] Por lo tanto, la codificación puede referirse tanto al conocimiento tácito como al explícito. [ 52 ] En contraste, la personalización anima a las personas a compartir su conocimiento directamente. [ 51 ] La personalización significa una estrategia de KM orientada al ser humano donde el objetivo es mejorar los flujos de conocimiento a través de redes e integraciones relacionadas con el conocimiento tácito con el intercambio y la creación de conocimiento. [ 50 ] La tecnología de la información juega un papel menos importante, ya que solo facilita la comunicación y el intercambio de conocimiento.

Las estrategias genéricas de conocimiento incluyen la estrategia de adquisición de conocimiento , la estrategia de explotación de conocimiento, la estrategia de exploración de conocimiento y la estrategia de intercambio de conocimiento . Estas estrategias tienen como objetivo ayudar a las organizaciones a aumentar su conocimiento y su ventaja competitiva . [ 53 ]

Otras estrategias e instrumentos de gestión del conocimiento para las empresas incluyen: [ 45 ] [ 24 ] [ 30 ]

  • Intercambio de conocimientos (fomentar una cultura que promueva el intercambio de información, partiendo de la base de que el conocimiento no es irrevocable y debe compartirse y actualizarse para seguir siendo relevante).
    • Hacer del intercambio de conocimientos un papel clave en la descripción del puesto de trabajo de los empleados.
    • Transferencia de conocimiento entre proyectos
    • Intercambio de conocimientos dentro de la organización
    • Intercambio de conocimientos entre organizaciones
    • Retención del conocimiento, también conocida como Continuación del conocimiento: actividades que abordan el desafío de la pérdida de conocimiento como resultado de la partida de las personas [ 54 ] [ 55 ] [ 56 ]
    • Mapeo de competencias y roles, e identificación de brechas actuales o futuras previstas.
    • Definir para cada puesto elegido los conocimientos principales que deben conservarse y establecer rituales en los que se documente o transmita dicho conocimiento, desde el primer día de trabajo.
    • Transferencia de conocimientos e información antes de la salida del empleado mediante el intercambio de documentos, el seguimiento, la tutoría y más.
  • Proximidad y arquitectura (la situación física de los empleados puede propiciar u obstaculizar el intercambio de conocimientos).
  • La narración de cuentos (como medio para transmitir conocimiento tácito)
  • Aprendizaje entre proyectos
  • Análisis posteriores a la acción
  • El mapeo del conocimiento requiere que la organización sepa qué tipo de conocimiento posee, cómo se distribuye en toda la empresa y cómo utilizarlo y reutilizarlo de manera eficiente. (Un mapa de los repositorios de conocimiento dentro de una empresa, accesible para todos).
  • Comunidades de práctica
  • Directorios de expertos (para que quienes buscan conocimiento puedan contactar con los expertos)
  • Sistemas expertos (quien busca conocimiento responde a una o más preguntas específicas para acceder al conocimiento almacenado en un repositorio).
  • Transferencia de mejores prácticas
  • Ferias del conocimiento
  • Gestión basada en competencias (evaluación y planificación sistemáticas de las competencias relacionadas con el conocimiento de los miembros de la organización).
  • Relación maestro-aprendiz, relación mentor-aprendiz, observación laboral
  • Tecnologías de software colaborativo ( wikis , marcadores compartidos, blogs, software social , etc.)
  • Repositorios de conocimiento ( bases de datos , motores de marcadores , etc.)
  • Medición y presentación de informes sobre el capital intelectual (una forma de hacer explícito el conocimiento para las empresas).
  • Agentes de conocimiento (algunos miembros de la organización asumen la responsabilidad de un "campo" específico y actúan como primera referencia sobre un tema específico).
  • Cultivo del conocimiento (utilizar software para tomar notas para cultivar un grafo de conocimiento , parte de la agricultura del conocimiento )
  • Captura de conocimiento (se refiere a un proceso en el que personas capacitadas extraen conocimiento valioso o deseado de expertos y lo incorporan en bases de datos).

Motivaciones

Múltiples motivaciones llevan a las organizaciones a emprender la gestión del conocimiento. [ 35 ] Las consideraciones típicas incluyen: [ 30 ] [ 57 ]

  • Poner a disposición un mayor contenido de conocimiento en el desarrollo y la prestación de productos y servicios.
  • Lograr ciclos de desarrollo más cortos
  • Mejorar la coherencia del conocimiento y las habilidades expertas estandarizadas entre el personal.
  • Facilitar y gestionar la innovación y el aprendizaje organizacional.
  • Aprovechar la experiencia en toda la organización.
  • Aumentar la conectividad de la red entre individuos internos y externos.
  • Gestionar los entornos empresariales y permitir que los empleados obtengan información e ideas relevantes y adecuadas para su trabajo.
  • Resolver problemas intratables o complejos.
  • Gestionar el capital intelectual y los activos de la plantilla (como la experiencia y los conocimientos técnicos que poseen las personas clave o que se almacenan en repositorios).

Tecnologías de gestión del conocimiento

La tecnología de gestión del conocimiento (GC) se puede clasificar en:

  • Software colaborativo ( Groupware ): software que facilita la colaboración y el intercambio de información organizacional. Estas aplicaciones proporcionan herramientas para debates organizados , intercambio de documentos , correo electrónico uniforme para toda la organización y otras funciones relacionadas con la colaboración.
  • Sistemas de flujo de trabajo : sistemas que permiten la representación de procesos asociados con la creación, el uso y el mantenimiento del conocimiento organizacional, como el proceso de creación y utilización de formularios y documentos.
  • Sistemas de gestión de contenido y documentos : Sistemas de software que automatizan la creación de contenido web y/o documentos. Se pueden modelar explícitamente roles como editores, diseñadores gráficos, redactores y productores, junto con las tareas del proceso y los criterios de validación. Inicialmente, los proveedores comerciales se centraban en la gestión de documentos o de contenido web, pero con el crecimiento de Internet, estas funciones se fusionaron y ahora los proveedores ofrecen ambas.
  • Portales empresariales : software que agrega información de toda la organización o de grupos como equipos de proyecto.
  • eLearning : software que permite a las organizaciones crear formación y educación personalizadas. Esto puede incluir planes de lecciones, seguimiento del progreso y clases en línea.
  • Software de planificación y programación : software que automatiza la creación y el mantenimiento de cronogramas. El aspecto de planificación puede integrarse con el software de gestión de proyectos . [ 20 ]
  • Telepresencia : software que permite a las personas mantener reuniones virtuales "cara a cara" sin necesidad de reunirse en un mismo lugar. La videoconferencia es el ejemplo más evidente.
  • Tecnología semántica como las ontologías : sistemas que codifican el significado junto con los datos para dar a las máquinas la capacidad de extraer e inferir información. [ 58 ]

Estas categorías se superponen. El flujo de trabajo, por ejemplo, es un aspecto importante de los sistemas de gestión de contenido o documentos, la mayoría de los cuales cuentan con herramientas para el desarrollo de portales empresariales. [ 45 ] [ 59 ]

Los productos de tecnología KM propietarios, como HCL Notes (anteriormente Lotus Notes), definían formatos propietarios para correo electrónico, documentos, formularios, etc. Internet impulsó a la mayoría de los proveedores a adoptar formatos de Internet. Las herramientas de código abierto y software libre para la creación de blogs y wikis ahora permiten funcionalidades que antes requerían costosas herramientas comerciales. [ 34 ] [ 60 ]

La gestión del conocimiento (KM) impulsa la adopción de herramientas que permiten a las organizaciones trabajar a nivel semántico, [ 61 ] como parte de la Web Semántica . [ 62 ] Algunos comentaristas han argumentado que, después de muchos años, la Web Semántica no ha logrado una adopción generalizada, [ 63 ] [ 64 ] [ 65 ] mientras que otros han argumentado que ha sido un éxito. [ 66 ]

Desde la década de 2010, la gestión del conocimiento en las organizaciones de software como servicio ha tenido que abordar la brecha entre los ciclos rápidos de lanzamiento de productos y la cadencia de mantenimiento del contenido de la base de conocimientos. Los análisis de la industria indican que la vida útil típica de un artículo de gestión del conocimiento en estos entornos es de alrededor de seis meses, tras los cuales requiere revisión o reemplazo para mantener su precisión. [ 67 ]

barreras del conocimiento

Al igual que la transferencia de conocimiento y el intercambio de conocimiento, el término "barreras del conocimiento" no es un término definido uniformemente y difiere en su significado según el autor. [ 68 ] Las barreras del conocimiento pueden estar asociadas con altos costos tanto para las empresas como para los individuos. [ 69 ] [ 70 ] [ 71 ] Las barreras del conocimiento parecen haber sido utilizadas desde al menos tres perspectivas diferentes en la literatura: [ 68 ] 1) Falta de conocimiento sobre algo como resultado de barreras para el intercambio o transferencia de conocimiento. 2) Conocimiento insuficiente basado en la cantidad de educación en un campo o tema determinado. 3) El sistema perceptivo de un individuo o grupo único de humanos carece de puntos de contacto adecuados o no se ajusta a la información entrante para usarla y transformarla en conocimiento.

retención del conocimiento

La retención del conocimiento forma parte de la gestión del conocimiento. Ayuda a convertir el conocimiento tácito en explícito. Es un proceso complejo que busca reducir la pérdida de conocimiento en la organización. [ 72 ] La retención del conocimiento es necesaria cuando los trabajadores expertos en conocimiento abandonan la organización tras una larga trayectoria profesional. [ 73 ] Retener el conocimiento evita la pérdida de capital intelectual. [ 74 ]

Según DeLong (2004) [ 75 ] las estrategias de retención del conocimiento se dividen en cuatro categorías principales:

  • Recursos humanos, procesos y prácticas
  • Prácticas de transferencia de conocimiento
  • Prácticas de recuperación del conocimiento
  • Tecnologías de la información utilizadas para capturar, almacenar y compartir conocimiento.

Los proyectos de retención de conocimiento suelen presentarse en tres etapas: toma de decisiones, planificación e implementación. Existen diferencias entre los investigadores en cuanto a la terminología de estas etapas. Por ejemplo, Dalkir habla de captura, intercambio y adquisición de conocimiento, mientras que Doan et al. introducen la iniciación, la implementación y la evaluación. [ 76 ] [ 77 ] Además, Levy introduce tres pasos (alcance, transferencia e integración), pero también reconoce una "etapa cero" para la iniciación del proyecto. [ 73 ]

Auditoría de conocimientos

Una auditoría del conocimiento es una evaluación integral de los activos de conocimiento de una organización, incluyendo su conocimiento explícito y tácito, capital intelectual, experiencia y habilidades. El objetivo de una auditoría del conocimiento es identificar las fortalezas y las deficiencias de conocimiento de la organización, y desarrollar estrategias para aprovechar el conocimiento y mejorar el desempeño y la competitividad. La auditoría del conocimiento ayuda a garantizar que las actividades de gestión del conocimiento de una organización se dirijan en la dirección correcta. También reduce la toma de decisiones incorrectas. El término auditoría del conocimiento se usa a menudo indistintamente con auditoría de la información, aunque esta última tiene un alcance ligeramente más limitado. [ 78 ] [ 79 ]

La necesidad y la importancia de una auditoría del conocimiento pueden variar considerablemente entre diferentes industrias y empresas. Por ejemplo, en la industria del desarrollo de software, las auditorías del conocimiento pueden desempeñar un papel fundamental debido a la naturaleza intrínsecamente intensiva en conocimiento del trabajo. Esto contrasta con sectores como el manufacturero, donde los activos físicos suelen tener mayor relevancia. La diferencia radica en que, en las empresas de desarrollo de software, las habilidades, la experiencia y el capital intelectual a menudo eclipsan el valor de los activos físicos. [ 80 ]

Las auditorías de conocimiento brindan a las organizaciones la oportunidad de mejorar la gestión de sus activos de conocimiento, con el objetivo de aumentar la eficacia y la eficiencia organizacional. Al realizar una auditoría de conocimiento, las organizaciones pueden tomar conciencia de los activos de conocimiento como factores primarios de producción y como activos de capital críticos en la economía del conocimiento actual. El proceso de una auditoría de conocimiento permite a las organizaciones comprender mejor sus activos de conocimiento. Esto incluye identificar y definir estos activos, comprender su comportamiento y propiedades, y describir cómo, cuándo, por qué y dónde se utilizan en los procesos de negocio. [ 80 ]

Protección del conocimiento

La protección del conocimiento se refiere a los comportamientos y acciones tomadas para proteger el conocimiento de comportamientos oportunistas no deseados, por ejemplo, la apropiación o imitación del conocimiento. [ 81 ]

La protección del conocimiento se utiliza para evitar que este esté disponible o sea útil para la competencia de forma involuntaria. La protección del conocimiento puede consistir, por ejemplo, en una patente, derechos de autor, marca registrada, plazo de entrega o secreto profesional, propiedad de una empresa o un particular. [ 82 ]

métodos de protección del conocimiento

Existen diversos métodos para la protección del conocimiento, los cuales suelen dividirse en dos categorías según su formalidad: protección formal y protección informal. [ 83 ] [ 84 ] [ 85 ] [ 86 ] Ocasionalmente se introduce una tercera categoría, la protección semiformal, que incluye contratos y secretos comerciales. [ 85 ] [ 86 ] [ 87 ]  Estos métodos semiformales también suelen incluirse dentro de los métodos formales.

Las organizaciones suelen utilizar una combinación de métodos formales e informales de protección del conocimiento para lograr una protección integral de sus activos de conocimiento. [ 86 ] Los mecanismos formales e informales de protección del conocimiento son de naturaleza diferente y presentan ventajas e inconvenientes. En muchas organizaciones, el reto consiste en encontrar una buena combinación de medidas que funcione para la organización. [ 84 ]

Métodos formales

Las prácticas formales de protección del conocimiento pueden adoptar diversas formas, como instrumentos legales o procedimientos y estructuras formales, para controlar qué conocimiento se comparte y cuál se protege. [ 83 ] Los métodos formales de protección del conocimiento incluyen, por ejemplo: patentes, marcas registradas, derechos de autor y licencias. [ 83 ] [ 85 ] [ 88 ]

Las soluciones técnicas para proteger el conocimiento también se incluyen en la categoría de protección formal del conocimiento. La protección formal del conocimiento desde un punto de vista técnico incluye restricciones de acceso técnico y la protección de canales de comunicación, sistemas y almacenamiento. [ 84 ]

Si bien el conocimiento puede eventualmente hacerse público de una forma u otra, se necesitan mecanismos de protección formales para evitar que los competidores lo utilicen directamente en su propio beneficio. [ 84 ] Los métodos de protección formales son particularmente efectivos para proteger el conocimiento establecido que puede codificarse e incorporarse en productos o servicios finales. [ 88 ]

Métodos informales

Los métodos informales de protección del conocimiento se refieren al uso de mecanismos informales, como las prácticas de gestión de recursos humanos o el secreto, para proteger los activos de conocimiento. Existe una cantidad considerable de conocimiento que no puede protegerse mediante métodos formales, y para el cual una protección más informal podría ser la opción más eficiente. [ 89 ]

Los métodos informales de protección del conocimiento pueden adoptar diversas formas, tales como: secreto, normas y valores sociales, complejidad, tiempo de anticipación y gestión de recursos humanos. [ 83 ] [ 88 ] [ 90 ] [ 89 ]

Los métodos informales de protección del conocimiento protegen los activos de conocimiento, por ejemplo, dificultando que personas ajenas a la organización accedan y comprendan el conocimiento dentro de sus límites. [ 90 ] Los métodos informales de protección son más eficaces para proteger el conocimiento que es complejo o difícil de expresar, articular o codificar. [ 90 ] [ 89 ]

Equilibrar la protección del conocimiento y el intercambio de conocimientos.

El equilibrio entre el intercambio y la protección del conocimiento es un dilema crítico al que se enfrentan las organizaciones hoy en día. [ 91 ] [ 84 ] Si bien compartir el conocimiento puede conducir a la innovación, la colaboración y la ventaja competitiva, proteger el conocimiento puede evitar que se utilice indebidamente, se apropie indebidamente o se pierda. [ 91 ] [ 84 ] [ 92 ] Por lo tanto, la necesidad de aprendizaje organizacional debe equilibrarse con la necesidad de proteger la propiedad intelectual de las organizaciones, especialmente al cooperar con socios externos. [ 91 ] [ 93 ] El papel de la seguridad de la información es crucial para ayudar a las organizaciones a proteger sus activos al tiempo que permite los beneficios del intercambio de información. [ 84 ] [ 92 ] Al implementar estrategias efectivas de gestión del conocimiento, las organizaciones pueden proteger la valiosa propiedad intelectual al tiempo que fomentan el intercambio de conocimiento relevante entre equipos y departamentos. [ 91 ] Este acto de equilibrio activo requiere una consideración cuidadosa de factores como el nivel de apertura, la identificación de áreas de conocimiento centrales y el establecimiento de mecanismos apropiados para la transferencia de conocimiento y la colaboración. [ 91 ] Encontrar el equilibrio adecuado entre el intercambio de conocimientos y la protección del conocimiento es una cuestión compleja que requiere una comprensión matizada de las compensaciones involucradas y el contexto en el que se comparte o protege el conocimiento. [ 91 ] [ 93 ]

Riesgos de protección del conocimiento

La protección del conocimiento no puede considerarse sin riesgos. A continuación, se enumeran cuatro de los principales riesgos asociados a la protección del conocimiento:

  • Sobreprotección: Uno de los principales riesgos de la protección del conocimiento es la sobreprotección. Esta se produce cuando los derechos de propiedad intelectual son demasiado amplios o demasiado estrictos, impidiendo que otros desarrollen ideas existentes y frenando la innovación. Como señalan Rouyre y Fernández, [ 94 ] la sobreprotección puede tener un efecto disuasorio sobre la innovación posterior, lo cual resulta particularmente problemático en campos donde la innovación es acumulativa.
  • Apropiación indebida: Otro riesgo asociado a la protección del conocimiento es la apropiación indebida. La apropiación indebida se refiere al uso no autorizado o al robo de propiedad intelectual. Esto puede ocurrir cuando se filtra información confidencial, se roban secretos comerciales o se infringen patentes. Según la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, [ 95 ] la apropiación indebida puede ocasionar pérdidas financieras significativas para individuos y organizaciones.
  • Reclamaciones por infracción: Los propietarios de propiedad intelectual también pueden enfrentarse a riesgos asociados con las reclamaciones por infracción. La infracción se produce cuando alguien utiliza propiedad intelectual sin permiso ni autorización, y el propietario de la propiedad intelectual interpone una demanda. Las reclamaciones por infracción pueden ser costosas y prolongadas, y pueden dañar la reputación de una persona u organización. Como señala Law Insider en su documento Knowledge of infringement Sample Clauses, [ 96 ] las reclamaciones por infracción también pueden acarrear sanciones económicas e incluso un proceso penal.
  • Protección inadecuada: La protección inadecuada de la propiedad intelectual también representa un riesgo significativo. Esto ocurre cuando los titulares de la propiedad intelectual no protegen adecuadamente su conocimiento, por ejemplo, al no obtener patentes, marcas registradas o derechos de autor. La protección inadecuada puede resultar en la pérdida de los derechos de propiedad intelectual y dificultar que las personas y organizaciones hagan valer sus derechos ante los tribunales. Como señala la OMPI, [ 95 ] la protección inadecuada también puede facilitar que otros copien o roben la propiedad intelectual.

En conclusión, proteger el conocimiento es fundamental para fomentar la innovación y la creatividad, pero no está exento de riesgos. La sobreprotección, la apropiación indebida, las reclamaciones por infracción y la protección insuficiente son riesgos asociados a la protección del conocimiento. Tanto las personas como las organizaciones deben adoptar medidas para proteger su propiedad intelectual, teniendo en cuenta los posibles riesgos y beneficios de dicha protección.

Véase también

Referencias

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