Memorándum

El origen del término reside en los “informes” legales y su derivado “sesiones informativas militares”. ^{[ 6 ]} La forma plural del sustantivo latino memorándum, derivado de este término, es propiamente memoránda , pero si se considera que la palabra se ha incorporado al idioma inglés, se puede usar el plural memorándums , abreviado como memos . (Véase también Agenda , Corrigenda , Addenda ).

Un memorándum tiene muchos propósitos importantes. Dos de ellos son: notificar problemas y ayudar a resolverlos mediante una comunicación clara y concisa. ^{[ 7 ]} Los memorándums apoyan la toma de decisiones y ayudan (o a veces influyen) a quien toma las decisiones a tomar una mejor decisión en una situación problemática concreta de la que habría tomado sin el análisis. ^{[ 8 ]} Otros propósitos de la nota informativa incluyen: transmitir información, fundamentar decisiones, hacer una solicitud, responder a una pregunta, hacer una sugerencia, presentar un informe informal, proponer una solución a un problema o documentar una referencia para uso futuro. Los memorándums pueden utilizarse para hacer breves llamamientos o sugerencias. Estas acciones, plasmadas en un documento breve, pueden agilizar significativamente las acciones empresariales y generar un impacto positivo en la organización.

Como mecanismo de comunicación del proceso de análisis de políticas, la nota informativa debe proporcionar una sinopsis coherente de un problema político, identificar diferentes opciones para abordarlo, articular perspectivas opuestas y defender una opción recomendada. La estructura típica de una nota informativa incluye una descripción de la política propuesta; información de antecedentes relevante; un análisis de consideraciones clave (incluidas las preocupaciones sobre la implementación, las consideraciones financieras, el impacto en las partes interesadas y las posibles consecuencias imprevistas); un resumen de los argumentos a favor y en contra de la política; y una decisión recomendada. Los documentos de política que parten de una propuesta y desarrollan argumentos para respaldarla se denominan con mayor precisión libros blancos gubernamentales . Un libro verde gubernamental , que plantea una opción política y busca abrir un diálogo sobre la propuesta, se asemeja más a una nota informativa que a un libro blanco.

A memorandum's concise format is relatively standardized in order to ensure accessibility for any reader. It opens with a heading including a "To," "From," "Date," and "Subject". A break in the text is then followed by an opening paragraph, which typically describes the purpose of the memorandum. Context is then added to the document, followed by a section outlining specific actions. Examples could include "You asked that I look at..." or "To determine the best method of promoting the new fall line, I will...". Actions are followed by discussion, which is typically the longest part of a memorandum, before concluding the message.^[9]

There is no universal standard for a briefing note, but it is generally understood to be a concise, coherent summary of a public policy problem with a clearly articulated logic for following a recommended course of action. ”Next to a political nose, and a logical brain, the most important skill of the good treasury [person] resides in [their] fine drafting hand. The concise, coherent and penetrating note is the final expression of all other talents.”^[10] In many governance settings based on the Westminster system, policy analysts are expected to analyze the issue and write the briefing note from a neutral civil service perspective. However, the briefing note “for decision” must contain a recommendation, acknowledging that “to say anything of importance in public policy requires value judgments, which must be explained and justified”.^[11]

In addition to keeping a proper memo concise and easily comprehensible, there are a few other important features. The style and tone of a memo should always be kept professional, no matter who the audience may be.^[12] This etiquette ensures that no matter who reads the message, it is presented professionally and respectfully. It is common to also see briefing notes with numbered paragraphs, in order to create an efficient and well-organized paper.^[12] Since entering the digital age, signatures are not commonly seen at the end of a memo. However, when a briefing note was handwritten in earlier years, they typically included a signature.^[13] Today it is still acceptable to sign or initial a memo if the writer wishes to.