Seguimiento y evaluación

El seguimiento y la evaluación (a menudo combinados y denominados " M&E ") son procesos utilizados por organizaciones como empresas , agencias gubernamentales , organizaciones internacionales y ONG , con el objetivo de mejorar la gestión de sus productos, resultados e impacto. El seguimiento y la evaluación se pueden distinguir de la siguiente manera:

• El seguimiento incluye la evaluación continua de los programas basada en información detallada temprana sobre el progreso o el retraso de las actividades evaluadas en curso. ^{[ 1 ]}
• La evaluación implica el examen de la relevancia, la eficacia, la eficiencia y el impacto de las actividades a la luz de los objetivos especificados. ^{[ 2 ]}

Los procesos de seguimiento y evaluación pueden ser gestionados por los donantes que financian las actividades evaluadas, por una rama independiente de la organización ejecutora, por los propios gestores del proyecto o el equipo ejecutor, o por una empresa privada. La credibilidad y la objetividad de los informes de seguimiento y evaluación dependen en gran medida de la independencia de los evaluadores. Su experiencia e independencia son fundamentales para el éxito del proceso. El punto en común entre el seguimiento y la evaluación es que ambos son herramientas de gestión.

Numerosas organizaciones internacionales, como las Naciones Unidas , USAID , el Grupo del Banco Mundial y la Organización de los Estados Americanos, llevan años utilizando este proceso. Su popularidad también está creciendo en los países en desarrollo, donde los gobiernos han creado sus propios sistemas nacionales para evaluar proyectos de desarrollo, la gestión de recursos y las actividades o la administración gubernamentales. Los países desarrollados lo utilizan para evaluar sus propias agencias de desarrollo y cooperación.

El monitoreo es una evaluación continua que busca brindar a todas las partes interesadas información detallada y temprana sobre el progreso o el retraso de las actividades evaluadas en curso. ^{[ 1 ]} Constituye una supervisión de la etapa de implementación de la actividad. Su propósito es determinar si se han alcanzado los resultados, las entregas y los plazos previstos para poder tomar medidas que corrijan las deficiencias lo antes posible.

Una buena planificación, combinada con un seguimiento y una evaluación eficaces, puede desempeñar un papel fundamental en la mejora de la efectividad de los programas y proyectos de desarrollo. Una buena planificación ayuda a centrarse en los resultados que importan, mientras que el seguimiento y la evaluación nos ayudan a aprender de los éxitos y desafíos del pasado y a fundamentar la toma de decisiones para que las iniciativas actuales y futuras puedan mejorar mejor la vida de las personas y ampliar sus opciones. ^{[ 3 ]}

Una evaluación es un examen sistemático y objetivo de la relevancia, la eficacia, la eficiencia, el impacto y la sostenibilidad de las actividades en función de objetivos específicos. ^{[ 2 ]} La idea al evaluar proyectos es identificar errores para evitar repetirlos y destacar y promover los mecanismos exitosos para proyectos actuales y futuros.

Un objetivo importante de la evaluación es proporcionar recomendaciones y lecciones aprendidas a los gerentes de proyecto y a los equipos de implementación que han trabajado en los proyectos, así como a aquellos que implementarán y trabajarán en proyectos similares.

Las evaluaciones también son, indirectamente, un medio para informar al donante sobre las actividades implementadas. Permiten verificar que los fondos donados se administren adecuadamente y se gasten con transparencia. Los evaluadores deben revisar y analizar las partidas presupuestarias e informar sobre los resultados de su trabajo. ^{[ 4 ]} El monitoreo y la evaluación también son útiles en los centros [hospitales], ya que permiten a los donantes, como la OMS y UNICEF, saber si los fondos proporcionados se utilizan correctamente en la compra de medicamentos y equipos para los hospitales.

La evaluación es un examen sistemático y objetivo que se realiza mensualmente, anualmente o al finalizar el proyecto, a diferencia del monitoreo, que es una evaluación continua que proporciona información temprana a las partes interesadas. Para el monitoreo, se recopilan periódicamente datos e información para el seguimiento del progreso según los términos de referencia, lo cual no ocurre en las evaluaciones, donde la recopilación de datos e información se realiza durante o con miras a la evaluación. El monitoreo es una evaluación a corto plazo y no toma en consideración los resultados ni el impacto, a diferencia del proceso de evaluación, que también evalúa los resultados y, en ocasiones, el impacto a largo plazo. Esta evaluación de impacto se realiza a veces después de la finalización de un proyecto, aunque es poco frecuente debido a su costo y a la dificultad de determinar si el proyecto es responsable de los resultados observados. ^{[ 2 ]}

El seguimiento de todas las actividades en la última [etapa de implementación], a diferencia de la evaluación, que implica información sobre si los fondos donados se gestionan bien y si se gastan de forma transparente.

Aunque las evaluaciones suelen ser retrospectivas, su propósito es esencialmente prospectivo. ^{[ 5 ]} La evaluación aplica las lecciones y recomendaciones a las decisiones sobre programas actuales y futuros. Las evaluaciones también pueden utilizarse para promover nuevos proyectos, obtener apoyo de los gobiernos, recaudar fondos de instituciones públicas o privadas e informar al público en general sobre las diferentes actividades. ^{[ 2 ]}

La Declaración de París sobre la Eficacia de la Ayuda, de febrero de 2005, y la reunión de seguimiento celebrada en Accra subrayaron la importancia del proceso de evaluación y de la responsabilidad de su realización por parte de los países anfitriones de los proyectos. Muchos países en desarrollo cuentan ahora con sistemas de seguimiento y evaluación, y esta tendencia va en aumento. ^{[ 6 ]}

Las directrices del Gobierno del Reino Unido sobre las relaciones financieras entre los departamentos gubernamentales y las organizaciones del tercer sector establecen lo siguiente:

Si una organización gubernamental (denominada "financiador"...) tiene un acuerdo financiero con una organización externa ("[un] proveedor"), el financiador debe supervisar al proveedor para garantizar la regularidad, la idoneidad y la buena relación calidad-precio . ^{[ 7 ]}

La guía señala que existen algunos problemas derivados de las "malas prácticas de monitoreo" y utiliza el término "monitoreo inteligente" para reflejar el uso de buenas prácticas apropiadas que evitan estos problemas. ^{[ a ] ​​[ 7 ]} La Oficina del Gabinete del Reino Unido publicó sus "Principios de Monitoreo e Informes Proporcionales" en 2009, junto con esta guía de la Oficina Nacional de Auditoría. Los principios incluyen la expectativa de que las organizaciones financiadas puedan ver "por qué es importante informar". ^{[ 8 ]}

La credibilidad de los hallazgos y las evaluaciones depende en gran medida de la forma en que se lleva a cabo el seguimiento y la evaluación. Para evaluar el desempeño, es necesario seleccionar, antes de la implementación del proyecto, indicadores que permitan calificar los productos y resultados previstos. Según el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), un indicador de resultado tiene dos componentes: la línea de base, que es la situación antes de que comience el programa o proyecto, y la meta, que es la situación esperada al final del proyecto. Un indicador de producto no tiene una línea de base, ya que su propósito es introducir algo que aún no existe. ^{[ 9 ]}

Los organismos más importantes de las Naciones Unidas cuentan con una unidad de seguimiento y evaluación. Todos estos organismos deben seguir las normas comunes del Grupo de Evaluación de las Naciones Unidas (UNEG). Estas normas abarcan el marco institucional y la gestión de la función de evaluación, las competencias y la ética, así como la forma de realizar evaluaciones y presentar informes (diseño, proceso, selección del equipo, implementación, presentación de informes y seguimiento). Este grupo también proporciona directrices y documentación pertinente a todos los órganos de evaluación, tanto a los que forman parte de las Naciones Unidas como a los que no. ^{[ 10 ]}

La mayoría de los organismos que implementan proyectos y programas, incluso si siguen las normas comunes del UNEG, tienen sus propios manuales y directrices sobre cómo realizar el seguimiento y la evaluación (M&E). De hecho, los organismos de la ONU tienen diferentes especializaciones, necesidades y enfoques para el M&E. La Unidad Común de Inspección de las Naciones Unidas realiza periódicamente revisiones a nivel de todo el sistema de las funciones de evaluación de sus 28 Organizaciones Participantes. ^{[ 11 ]}

• Evaluación
• Evaluación de MEDIDAS
• PDCA
• Efecto Hawthorne