Oficina del Archivista Jefe de Lituania

La Oficina del Archivista Jefe de Lituania ( en lituano : Lietuvos Vyriausiojo Archyvaro Tarnyba ) es un organismo gubernamental de Lituania que participa en la formulación de la política nacional en el ámbito de la gestión y el uso de documentos y archivos, así como en la implementación de dicha política, y apoya al Archivista Jefe de Lituania en la administración estatal del ámbito de los documentos y archivos.

El surgimiento de los archivos en Lituania está asociado a la formación del Gran Ducado de Lituania en la primera mitad del siglo XIII. Los antiguos archivos de la cancillería lituana del Gran Duque y del Rey Mindaugas no sobrevivieron: fueron destruidos por numerosas guerras e incendios. Los archivos de la cancillería del Gran Duque adquirieron posteriormente el título de Métrica Lituana . En la Edad Media se crearon archivos de ciudades, iglesias y propiedades. Cuando el Imperio ruso ocupó Lituania en 1795, los archivos lituanos más importantes fueron trasladados a Rusia.

A mediados del siglo XIX se creó el primer archivo como institución especializada en la recopilación y conservación de documentos. En 1852 se fundó el Archivo Central de Vilna de Libros de Registro Antiguos, cuyo propósito era preservar los archivos oficiales del Gran Ducado de Lituania. Los documentos del período de la invasión rusa (siglos XIX-XX), pertenecientes a las instituciones rusas zaristas de la Gobernación de Vilna , se almacenaron en el Archivo Conjunto de Instituciones de Vilna, establecido entre 1872 y 1876.

Tras la declaración de independencia de la República de Lituania , el 19 de octubre de 1921 se establecieron los Archivos Estatales Centrales en Kaunas. El objetivo de estos archivos era recopilar y conservar todos los registros de las antiguas instituciones estatales y locales, custodiar los archivos pertenecientes a particulares y albergar los documentos de archivo recuperados de Rusia.

Tras la ocupación soviética de Lituania en 1940, las instituciones del país fueron desmanteladas y reemplazadas por las nuevas autoridades soviéticas. El 5 de agosto de 1940, el nuevo Consejo de Ministros asignó la responsabilidad de la gestión y conservación de los archivos al Ministerio del Interior. ^{[ 1 ]} En 1961 se creó la Junta de Archivos dependiente del Consejo de Ministros de la RSLS. Entre 1957 y 1968 se sentaron las bases de la red de archivos estatales, compuesta por archivos centrales y regionales. Durante la ocupación, entre 1940 y 1990, los archivos lituanos lograron avances notables en la recuperación de varios documentos de otros países, así como en el desarrollo general de un sólido sistema de archivos estatales. ^{[ 2 ]}

Tras el restablecimiento de la independencia de Lituania el 11 de marzo de 1990, se creó el moderno sistema de archivos estatales.

En la actualidad, el sistema de archivos estatales consta de la Oficina del Archivista Jefe de Lituania como institución central y 15 archivos estatales subordinados a ella, de los cuales hay 10 archivos para cada condado y 5 archivos especializados: ^{[ 3 ] [ 4 ]}

• Archivos Históricos Estatales de Lituania
• Archivos Estatales Centrales de Lituania
• Archivos Especiales de Lituania
• Archivos Estatales Modernos de Lituania
• Archivos lituanos de literatura y arte

El Fondo Nacional de Documentación reúne documentos de actividad de instituciones, agencias y empresas estatales y municipales, personas autorizadas por el Estado, agencias y empresas estatales que operaron en Lituania en diferentes momentos, así como los documentos conservados en los archivos estatales. También pueden incluirse en el Fondo Nacional de Documentación los documentos de actividad de valor permanente de organizaciones no gubernamentales, personas físicas y jurídicas privadas, así como los documentos del patrimonio histórico de Lituania o relacionados con Lituania, o copias de estos, recibidos de otros Estados.

Hoy en día, los archivos estatales desempeñan un papel importante en los procesos de preservación y uso de los registros públicos del Fondo Nacional Documental de Lituania, haciéndolos accesibles a los ciudadanos y a las instituciones gubernamentales y públicas, creando sistemas eficientes de búsqueda de información y prestando servicios públicos. ^{[ 5 ]}

El servicio de archivos estatales desempeña un papel importante en los procesos de gestión documental del sector público, para la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública. Los archivos estatales proporcionan documentación de aproximadamente 2000 instituciones y organismos. ^{[ 5 ]}

Actualmente, las funciones de la Oficina del Archivista Jefe de Lituania están definidas en la Ley de Archivos de la República de Lituania. ^{[ 6 ]}

Sus funciones principales son:

• Garantizar la aplicación en Lituania de los actos jurídicos en materia de gestión y uso de documentos de la Unión Europea;
• Presentar conclusiones de coordinación con respecto a los proyectos de actos jurídicos, otros documentos relacionados con la política de gestión de archivos y documentos, elaborados por otras instituciones y organismos estatales;
• establecer una práctica uniforme de gestión de documentos en las instituciones, agencias y empresas estatales y municipales;
• resolver problemas relacionados con la transferencia de documentos de actividad de instituciones, agencias y empresas estatales y municipales;
• expedir licencias para prestar servicios de organización y/o almacenamiento de documentos de conformidad con el procedimiento establecido por los actos legales;
• expedir permisos para exportar documentos desde la República de Lituania de conformidad con el procedimiento establecido por la legislación vigente;
• Dentro de los límites de su competencia, prepara la posición de la República de Lituania sobre los asuntos que se debaten en las instituciones y sus órganos de trabajo de la Unión Europea, y también participa cuando otras instituciones y organismos estatales preparan posiciones;
• dentro de los límites de su competencia, transferir al derecho nacional e implementar el derecho de la Unión Europea (acervo comunitario), cumplir con otras obligaciones relacionadas con la pertenencia a la Unión Europea y proporcionar la información relacionada a las instituciones de la Unión Europea de conformidad con el procedimiento establecido por los actos jurídicos de la Unión Europea;
• Dentro de los límites de su competencia, representa los intereses de la República de Lituania ante las instituciones y sus órganos de trabajo de la Unión Europea;
• dentro de los límites de su competencia mantener comunicación y colaborar con las respectivas instituciones y organizaciones internacionales de países extranjeros, participar en la creación de proyectos de acuerdos internacionales, implementar proyectos internacionales;
• preparar índices de períodos de retención de documentos de administración interna de instituciones estatales y municipales, agencias y empresas, documentos de actividad de organizaciones no gubernamentales y personas jurídicas privadas, cuya creación está establecida por reglamento, preparar y coordinar con entidades centrales interesadas de la administración estatal índices de períodos de retención de documentos acumulados en el ámbito asignado a dichas entidades;
• preparar proyectos de actos jurídicos de conformidad con los requisitos establecidos por la legislación vigente y participar en la preparación de proyectos de actos jurídicos relacionados con la administración estatal en el ámbito de la gestión de documentos y archivos;
• examinar las solicitudes y quejas de personas físicas y jurídicas;
• presentar la información a las instituciones estatales y municipales, agencias y empresas, personas jurídicas y físicas privadas en relación con la competencia de la Oficina del Archivista Jefe de Lituania. ^{[ 5 ]}

• Historia de los archivos de Lituania

• Sitio web oficial