Hispanopedia WikiEl manual de operaciones es la documentación mediante la cual una organización proporciona orientación a sus miembros y empleados para que realicen sus funciones de manera correcta y razonablemente eficiente. [ 1 ] Documenta los procedimientos estándar aprobados para realizar operaciones de forma segura para producir bienes y prestar servicios. [ 2 ] El cumplimiento del manual de operaciones generalmente se considerará una actividad aprobada por las personas legalmente responsables de la organización. [ 3 ]
El manual de operaciones tiene como objetivo recordar a los empleados cómo realizar su trabajo. El manual puede ser un libro o una carpeta de documentos impresos que contengan los procedimientos operativos estándar, una descripción de la jerarquía organizativa, los datos de contacto del personal clave y los procedimientos de emergencia. No sustituye la capacitación, pero debe ser suficiente para que una persona capacitada y competente pueda adaptarse a los procedimientos específicos de la organización. [ 4 ]
El manual de operaciones ayuda a los miembros de la organización a realizar sus tareas de forma fiable y eficiente, obteniendo resultados consistentes. Un buen manual reduce el error humano e informa a todos con precisión sobre lo que deben hacer, de quién son responsables y a quién deben supervisar. Constituye una base de conocimientos para la organización y debe estar disponible para consulta siempre que sea necesario. El manual de operaciones es un documento que debe revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar su vigencia. [ 4 ]
Formato
El manual de operaciones puede ser un documento digital o en papel. El formato digital ofrece ventajas para el control de revisiones y permite una distribución sencilla y a bajo costo. [ 4 ] El nivel de detalle debe ser suficiente para que una persona competente, sin experiencia específica, comprenda lo que se necesita y cómo se debe hacer. No se trata de un manual de capacitación ; un exceso o una falta de detalle pueden hacerlo ineficiente. [ 5 ]
Contenido
El contenido variará según la organización, pero una estructura básica es bastante universal. [ 1 ] Las secciones típicas incluyen: [ 4 ] [ 1 ] [ 5 ]
- Jerarquía organizativa
- Descripciones de puestos de trabajo
- Datos de contacto
- Procesos y sistemas documentados
- Instrucciones sobre salud y seguridad en el trabajo
- Procedimientos de emergencia
- Historia de la empresa
- Productos y servicios
- Políticas y declaraciones de posición
Existen dos categorías básicas de información: información relevante para todas las personas de la organización, y a menudo también para los clientes y el público en general, e información relevante para puestos específicos. [ 1 ]
Puede haber requisitos legales o reglamentarios para el contenido específico. En algunos casos, el director ejecutivo puede estar obligado a autorizar el manual de operaciones mediante su firma, y dicha autorización puede requerirse en el documento. Puede ser necesario un número de versión y una fecha de inicio, y puede tratarse de un documento controlado. [ 3 ]
Organigrama
La jerarquía organizacional se describe comúnmente y de manera efectiva mediante un organigrama , un diagrama que muestra la estructura de una organización y las relaciones y rangos relativos de sus secciones y miembros, lo que le brinda al lector una imagen fácilmente comprensible de dónde se ubican las personas clave dentro de la organización. [ 4 ]
Descripciones de puestos de trabajo
Una descripción de puesto es un documento que describe las tareas, deberes y responsabilidades generales de un cargo, y puede especificar el funcionario al que reporta dicho cargo, especificaciones como la competencia, las cualificaciones, el registro, la certificación o las habilidades necesarias para el puesto, y un rango salarial . Las descripciones formales de puestos ayudan a las personas a comprender sus funciones dentro de la organización e identificar las responsabilidades de los demás. [ 5 ]
Datos de contacto
Esto incluye nombres y datos de contacto de personas clave dentro de la organización y contactos externos importantes. [ 5 ]
Procesos documentados
Un proceso documentado es una descripción detallada de cómo se puede llevar a cabo una tarea para lograr los resultados especificados. No es necesariamente el mejor método ni el único, pero sí uno que debería funcionar de manera confiable en las circunstancias dadas. Puede servir como guía para que el personal lo siga y garantice la coherencia y la correcta ejecución. Seguir el proceso documentado se considera generalmente un procedimiento aceptable dentro de la organización y debería evitar que se omita algún paso o que se realice en el orden incorrecto. La documentación puede consistir en instrucciones escritas y videotutoriales, e incluir diagramas de flujo y listas de verificación. Son útiles herramientas de capacitación para los nuevos empleados y les ayudan a adaptarse a los procedimientos internos.
Un único proceso puede describirse mediante uno o más SOP, dependiendo de cuántas alternativas puedan aplicarse. [ 6 ]
Procedimientos operativos estándar
Los procedimientos operativos estándar (POE) se definen mediante instrucciones específicas paso a paso para la ejecución de la tarea. Son un subconjunto de la documentación del proceso. [ 6 ]
Instrucciones sobre salud y seguridad en el trabajo
- Evaluaciones de riesgos y políticas de gestión de riesgos
Procedimientos de emergencia
Cualquier procedimiento de emergencia que constituya la respuesta estándar ante una emergencia razonablemente previsible en el curso normal de las operaciones se detallará en el manual de operaciones a modo de referencia. También podría haber especificaciones sobre la frecuencia con la que deben realizarse los simulacros. Algunos procedimientos de emergencia frecuentes incluyen:
- Planes de evacuación
- Simulacros de incendio
- Respuesta ante la liberación de materiales peligrosos
- Plan de recuperación ante desastres . Cómo restablecer las operaciones tras un evento catastrófico inesperado. [ 5 ]
Políticas
Una política es un sistema deliberado de principios que guía las decisiones y permite alcanzar resultados racionales. Constituye una declaración de intenciones y se implementa como un procedimiento o protocolo. Generalmente, las políticas son adoptadas por un órgano de gobierno dentro de una organización. Pueden ser útiles tanto para la toma de decisiones subjetivas como objetivas. Las políticas que facilitan la toma de decisiones subjetivas suelen ayudar a la alta dirección a tomar decisiones que deben basarse en las ventajas relativas de diversos factores y, por lo tanto, a menudo son difíciles de evaluar objetivamente, como por ejemplo, la política de conciliación laboral y familiar. En cambio, las políticas que facilitan la toma de decisiones objetivas suelen ser de carácter operativo y pueden evaluarse objetivamente, como por ejemplo, la política de contraseñas.
Anexos y referencias
Los manuales que ya existen para equipos o procedimientos pueden incorporarse a un manual de operaciones como anexos, o referenciarse si no son de utilidad general, de modo que puedan consultarse cuando sea necesario y comprobarse su validez continua al revisar el manual de operaciones. [ 5 ]
Revisión, actualizaciones y distribución
Para que un manual de operaciones sea útil, debe distribuirse a quienes lo usarán, y estos deben tener la versión más reciente. Las políticas y los procedimientos de distribución y actualización también suelen formar parte del contenido del manual. [ 1 ]
Requisitos específicos en la industria
Buceo comercial
En Sudáfrica, según el Reglamento 21 del Reglamento de Buceo de 2009, un contratista de buceo está obligado a proporcionar un manual de operaciones y ponerlo a disposición del equipo de buceo en el lugar de trabajo antes de que comience la operación. Este manual debe contener la información prescrita en materia de salud y seguridad, tal como se especifica en los códigos de buenas prácticas relativos a las operaciones de buceo planificadas. [ 3 ] El Código de Buenas Prácticas para el Buceo Costero exige que el contratista base la planificación y ejecución de las operaciones de buceo en documentos específicos, entre los que se incluye el manual de operaciones. [ 7 ]
El manual de operaciones se considera una medida administrativa esencial de control de riesgos y debe ser compilado por el contratista en consulta con los representantes de los empleados y el médico buceador contratado por la empresa. Los miembros del equipo de buceo deben cumplir con los requisitos de salud y seguridad que les impone el manual de operaciones. Entre otros aspectos que deben especificarse en el manual de operaciones se encuentran las tablas o algoritmos de descompresión autorizados para su uso por los equipos de buceo, las cantidades de gas respiratorio que deben estar disponibles en el lugar, según el perfil de buceo y el equipo que se utilice, límites claros de los riesgos ambientales a los que pueden estar expuestos los buceadores y las acciones requeridas de cada miembro del equipo de buceo en caso de emergencia durante las operaciones. [ 7 ]
Requisitos similares pueden aplicarse a los contratistas de buceo comercial en otras jurisdicciones. El Código de Prácticas de la IMCA para el Buceo en Alta Mar también exige que el contratista proporcione un manual de operaciones para cada sistema de buceo. [ 8 ]
aerolíneas comerciales
- Requisitos de la OACI.
Referencias
- 1 2 3 4 5 E-Myth Business Coach (14 de octubre de 2009). "Su manual de operaciones" . e-myth.com . Consultado el 26 de marzo de 2018 .
{{cite web}}:|last=tiene nombre genérico ( ayuda ) - ↑ "Definición de manual de operaciones" . Diccionario Cambridge . Cambridge University Press . Consultado el 26 de marzo de 2018 .
- 1 2 3 "Reglamento de Buceo 2009" . Ley de Seguridad y Salud Ocupacional n.° 85 de 1993 – Reglamentos y Avisos – Aviso Gubernamental R41 . Pretoria: Imprenta del Gobierno. Archivado del original el 4 de noviembre de 2016. Consultado el 3 de noviembre de 2016 a través del Instituto de Información Jurídica de África Meridional.
- 1 2 3 4 5 Mulholland, Ben (13 de junio de 2017). "Cómo crear un manual de operaciones para su negocio (y evitar una guerra nuclear)" . Process Street . Recuperado el 26 de marzo de 2018 .
- 1 2 3 4 5 6 MacNicoll, Tracy. "Cómo escribir un manual de operaciones" . Fundación Edward Lowe . Recuperado el 27 de marzo de 2018 .
- 1 2 Layla (24 de marzo de 2023). "¿Cuál es la diferencia entre PROCESO y SOP?" . Process Driven . Recuperado el 15 de noviembre de 2025 – vía YouTube.
- 1 2 Consejo Asesor de Buceo. Código de Prácticas de Buceo Costero (PDF) . Pretoria: Departamento de Trabajo de Sudáfrica. Archivado del original (PDF) el 9 de noviembre de 2016. Consultado el 16 de septiembre de 2016 .
- ↑ Personal (febrero de 2014). "Código Internacional de Buenas Prácticas de la IMCA para el Buceo en Alta Mar" (PDF) . IMCA D 014 Rev. 2. Londres: Asociación Internacional de Contratistas Marinos. Archivado del original (PDF) el 11 de agosto de 2016. Consultado el 22 de julio de 2016 .
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