Adopción por fases

La adopción por fases o implementación por fases es una estrategia para implementar una innovación (es decir, sistemas de información , nuevas tecnologías, procesos, etc.) en una organización de forma gradual, de modo que diferentes partes de la organización se implementen en diferentes intervalos de tiempo posteriores. La implementación por fases es un método de cambio de sistema de un sistema existente a uno nuevo que se lleva a cabo por etapas. ^{[ 1 ] [ 2 ] [ 3 ]} Otros conceptos que se utilizan son: conversión por fases, enfoque por fases, estrategia por fases, introducción por fases y conversión por etapas. Otros métodos de cambio de sistema incluyen el cambio directo y la ejecución en paralelo .

La tecnología de la información ha revolucionado la forma de trabajar en las organizaciones. ^{[ 4 ]} Con la introducción de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de contenido (CMS) y sistemas de gestión de relaciones con clientes y proveedores (CRM y SRM), surgió la tarea de implementar estos sistemas en las organizaciones que los utilizarían. La siguiente entrada abordará solo una pequeña parte de lo que se debe o se puede hacer al implementar un sistema de este tipo en la organización.

El enfoque por fases lleva la conversión paso a paso. La implementación requiere un escenario minuciosamente planificado para comenzar a usar el nuevo sistema. En cada etapa, se debe capacitar a los empleados y demás usuarios. El sistema antiguo se reemplaza gradualmente por el nuevo en pasos predefinidos hasta su completa eliminación. La instalación del nuevo sistema se realizará de diversas maneras, por módulo o por producto, y puede llevarse a cabo en varias instancias. Esto puede hacerse introduciendo algunas funcionalidades del sistema antes que el resto, o introduciéndolas a ciertos usuarios antes de implementarlas para todos. De esta manera, los usuarios tienen tiempo para adaptarse a los cambios del sistema.

Es habitual organizar un equipo de implementación que se traslade de un departamento a otro. Al hacerlo, el equipo aprende y adquiere experiencia y conocimientos, de modo que cada implementación posterior será mucho más rápida que la primera.

La técnica de visualización utilizada en esta entropía es una técnica desarrollada por el grupo O&I de la Universidad de Utrecht . ^{[ 5 ]}

Como se puede observar en la figura 1, la adopción por fases incluye un ciclo. Cada departamento que se conectará al sistema sigue el mismo proceso. Primero, basándose en las sesiones de capacitación previas, se establecen los niveles de seguridad (véase ITIL ). De esta manera, cada usuario único tiene su propio perfil, que describe qué partes del sistema son visibles y/o utilizables para ese usuario específico. Luego, se documentan los documentos y las políticas. Todos los procesos y procedimientos se describen en descripciones de procesos, que pueden estar en papel o en la intranet . A continuación, se representa la conversión propiamente dicha. Como se describe en el texto anterior, ciertos departamentos o partes de una organización pueden implementarse en diferentes momentos. En la figura 1, esto se representa mediante la implementación de un módulo adicional o incluso un producto completo. El departamento de Recursos Humanos (RRHH) necesita módulos diferentes de un sistema ERP que el departamento de Finanzas (módulo), o Finanzas puede necesitar un paquete de software de contabilidad adicional (producto). Se realiza un ajuste del sistema para resolver los problemas existentes. Una vez que se ha convertido un departamento determinado, el ciclo se reinicia y se puede convertir otro departamento o grupo de usuarios. Si todos los departamentos o partes de la organización están informados y el sistema se implementa por completo, el sistema se entrega oficialmente a la organización y el equipo de implementación puede disolverse.

La adopción por fases permite introducir módulos ya listos mientras se programan los módulos futuros. Esto hace que el escenario de implementación sea más crítico, ya que ciertos módulos dependen unos de otros. Se pueden emplear técnicas de gestión de proyectos para abordar estos problemas. Consulte la sección de técnicas a continuación.

Sin embargo, la adopción efectiva del sistema por parte de los usuarios puede resultar más problemática. El sistema puede funcionar correctamente, pero si no se usa, es inútil. Los usuarios basan su opinión sobre el sistema en su primera experiencia. ^{[ 4 ]} Dado que esto otorga mayor importancia a la primera interacción, los implementadores deben procurar que esta sea especialmente agradable.

En la técnica empleada en esta entrada, cada CONCEPTO requiere una definición precisa, preferiblemente extraída de un glosario estándar, cuya fuente se indica si procede. Todos los nombres de los CONCEPTOS aparecen en mayúsculas. En la Tabla 1 se presenta la lista de definiciones de conceptos.

Tabla 1: Diagrama conceptual

El método de adopción por fases tiene ciertas ventajas, desventajas y riesgos ^{[ 8 ] [ 4 ]}

Ventajas:

• La conversión se realizará por partes. Hay tiempo disponible para realizar ajustes.
• Las influencias negativas que surgen al principio son menos críticas.
• No es necesario ningún período de recuperación.
• El tiempo de adaptación para los usuarios es más prolongado.
• El personal técnico puede concentrarse en una parte del sistema o en algunos de los usuarios.

Desventajas:

• Se necesitan varios ajustes
• Las sesiones de capacitación resultan confusas para los usuarios, ya que se les pide que trabajen con el sistema nuevo y el antiguo.
• Varios cambios en la documentación
• La duración del proyecto
• El hito de entrega del sistema no está claro.
• La exactitud y la integridad del conjunto de datos deben comprobarse varias veces.
• Recurrir al antiguo sistema se está volviendo más difícil con cada nueva fase.
• La implementación puede resultar poco clara para los empleados y otros usuarios.

Riesgos:

• Complejidad de la implementación
• Propenso a cometer errores
• Retroceder es imposible en fases posteriores.

Las siguientes secciones complementan la entrada sobre la adopción (implementación de software) y son específicas para la adopción por fases:

La configuración y especificación del hardware utilizado por el sistema anterior y para ejecutar el nuevo sistema se detalla en las especificaciones de hardware. La configuración del hardware se prueba para asegurar su correcto funcionamiento. Esto se documenta en el informe de configuración de hardware. La configuración y especificación del software, tanto del sistema anterior como del nuevo sistema, se especifican claramente para asegurar su correcto funcionamiento una vez instalado el sistema. Especificar el sistema ya instalado es fundamental para la implementación. ¿Qué partes, o incluso sistemas completos, serán reemplazados por el nuevo sistema? Todo esto se documenta en los informes de instalación y prueba de software. La instalación del software del nuevo sistema también se realiza en un área controlada para apoyar las sesiones de capacitación descritas en la siguiente sección.

La capacitación del sistema enseñará a los usuarios las pulsaciones de teclas y las transacciones necesarias para ejecutar el sistema. ^{[ 6 ]} El piloto pone a prueba los sistemas y evalúa la comprensión de los usuarios sobre el sistema. El equipo del proyecto crea un entorno de prueba de caso de negocio básico que abarca los procesos de negocio desde el inicio, cuando se recibe un pedido del cliente, hasta el final, cuando se envía el pedido del cliente. La capacitación por sí sola no es suficiente para adoptar un sistema de información. Los usuarios tienen necesidades de aprendizaje. ^{[ 4 ]} Una necesidad de aprendizaje conocida es la guía emocional. Los usuarios necesitan realizar pasos emocionales para realizar pasos cognitivos. Si temen al sistema debido a su difícil manejo, es posible que no puedan comprender los pasos cognitivos necesarios para llevar a cabo las tareas con éxito.

En el ámbito de la implementación se utilizan diversas técnicas. Un método conocido, y específicamente orientado a este campo, es el método Regatta de Sogeti . Otras técnicas son el método de implementación SAP, adaptado a la implementación de sistemas SAP . Los sistemas se instalan de diferentes maneras. Cada organización puede tener sus propios métodos. Al implementar un sistema, se considera un proyecto y, por lo tanto, debe tratarse como tal. En este campo se utilizan teorías y métodos reconocidos, como el método PRINCE2 con todas sus técnicas subyacentes, como el diagrama PERT , el diagrama de Gantt y el método de la ruta crítica .

• PRINCE2
• Método de regata de Sogeti
• Adopción paralela
• ERP
• SRM
• CRM
• Paquete de software

• Gallivan, MJ, (1996) Estrategias para la implementación de nuevos procesos de software: una evaluación de un marco de contingencia, SIGCPR/SIGMIS '96, Denver, Colorado
• Rooimans, R., Theye, M. de y Koop, R. (2003). Regatta: Implementaciones de TIC y uitdaging voor een vier-met-stuurman. La Haya: Ten Hagen en Stam Uitgevers.