Invitación a licitar

Los cuestionarios para proveedores o cuestionarios de precalificación garantizan que a todos los proveedores potenciales se les solicite la misma información al evaluar su idoneidad para ser invitados a licitar o para que sus ofertas sean evaluadas. Algunas organizaciones emiten un cuestionario de precalificación estándar; por ejemplo, el gobierno del Reino Unido ha desarrollado preguntas estándar básicas para el PQQ que se han revisado varias veces y cuyo uso es obligatorio en todo el gobierno, y también ha estipulado que los organismos de contratación del gobierno central no deben utilizar los PQQ al adquirir bienes o servicios cuyo valor sea inferior a los umbrales establecidos por la legislación de contratación pública del Reino Unido. ^{[ 13 ]}

Un buzón de licitación es un buzón utilizado para recibir los documentos físicos de licitación o oferta, o su equivalente digital. ^{[ 14 ]} El buzón de licitación no está implementado en todos los países del mundo.

La fecha de validez de una oferta es la fecha hasta la cual un licitador se compromete a mantener sus precios (y otros detalles de la oferta) abiertos para su aceptación (o no) por parte del cliente. Dicha fecha suele incluirse en el formulario de licitación, ^{[ 15 ]} ya sea como una fecha específica o como la finalización de un período determinado a partir de otra fecha clave de licitación. Por ejemplo, en la licitación de equipos de gimnasio de 2013, el Consejo de West Dunbartonshire exigió a los licitadores que aceptaran que «Su oferta permanecerá abierta para su aceptación durante noventa (90) días a partir de la fecha de devolución de ofertas indicada anteriormente, o cualquier fecha posterior que le notifiquemos. Su oferta podrá ser aceptada por nosotros en cualquier momento durante este período». ^{[ 16 ]}

Existen varios métodos diferentes disponibles para la evaluación de ofertas, los cuales están relacionados con el método de propuesta solicitado por la administración de adquisiciones:

Existen casos en los que una invitación a licitar crea o implica una obligación contractual por parte del organismo invitante de cumplir con los deberes de equidad y buena fe en la forma en que lleva a cabo el proceso de licitación. Por ejemplo:

• Según la legislación canadiense , la existencia de un «contrato de procedimiento» o «Contrato A» es un principio bien establecido. En la práctica jurídica canadiense, el «Contrato A» se distingue del «Contrato B» , que es el contrato que se adjudicará en relación con el objeto de la licitación.
• La legislación neozelandesa relativa a "las circunstancias en las que la convocatoria de licitaciones da lugar a un contrato de proceso" fue revisada en Transit New Zealand v Pratt Contractors Ltd. [2002] ^{[ 22 ]} y resumida por el Tribunal de Apelación en Prime Commercial Ltd. v Wool Board Disestablishment Company en 2006:

  [15] ... La regla principal es que un proceso de licitación implica simplemente una invitación a negociar por parte de la parte que solicita las ofertas, sin que se cristalice ninguna obligación contractual hasta que se acepte una oferta, véase Shivas & Westmark Investments Ltd v BTR Nylex Holdings NZ Ltd & Ors [1997] 1 NZLR 318 (HC). Pero los procesos de licitación a veces crean contratos de proceso entre la parte que solicita las ofertas y los licitadores, véase por ejemplo Blackpool & Fylde Aero Club Ltd v Blackpool Borough Council [1990] 1 WLR 1195 (CA) ^{[ a ]} ​​y Pratt Contractors Ltd v Palmerston North City Council [1995] 1 NZLR 469 (HC). Como señaló este Tribunal en Quay Stevedoring Services Ltd v ENZA Ltd CA214/00 15 de noviembre de 2001, una parte que alega un contrato de proceso debe establecer los "elementos necesarios" de oferta y aceptación y la intención de celebrar un contrato vinculante. Cuando existe un contrato de procedimiento, las obligaciones que recaen sobre la parte que convoca a licitación dependerán, por supuesto, de lo acordado expresa o implícitamente. Debe respetarse la afirmación de que la parte licitante no está obligada a aceptar la oferta más alta ni ninguna otra, pero esto no es necesariamente incompatible con que dicha parte esté sujeta a obligaciones en cuanto al proceso de evaluación de las ofertas. [16] Los casos en los que los tribunales han concluido que existían contratos de procedimiento a menudo han implicado procedimientos de licitación muy formales con una o más de las siguientes características: registro de interés por parte de los licitadores; especificaciones detalladas que deben cumplir las ofertas; una metodología prescrita (a menudo detallada) para la evaluación de las ofertas; y un compromiso expreso o implícito de elegir al licitador ganador con base en dicha evaluación. No sugerimos que los contratos de procedimiento solo puedan entrar en vigor en esas circunstancias. De hecho, el caso Blackpool & Fylde Aero Club demuestra que no es así. Pero cuanto menos formal sea el proceso de licitación, menor será el margen para implicar obligaciones, o al menos obligaciones onerosas, sobre la parte que convoca a licitación. ^{[ 23 ]}

• Fellowes describe otros casos relevantes del derecho inglés en un artículo de 2010 sobre la evolución de los contratos de licitación . ^{[ 24 ]}
• En un caso de Irlanda del Norte , Gerard Martin y otros contra Belfast Education and Library Board , el juez Weatherup se refirió a "un contrato implícito con términos implícitos de equidad y buena fe". Los documentos de licitación de la Junta de la Biblioteca en este caso dieron lugar a una obligación de equidad en la forma en que la Junta llevó a cabo el proceso de licitación. ^{[ 25 ]}

Una vez finalizada la evaluación de las ofertas, lo habitual es adjudicar un contrato, salvo que no se hayan recibido ofertas satisfactorias. Las organizaciones que solicitan ofertas pueden reservarse de antemano la opción de no adjudicar un contrato o de abandonar el procedimiento. ^{[ 26 ]}

La negociación posterior a la licitación implica una negociación entre un comprador y un vendedor potenciales después de que el vendedor haya presentado su oferta o licitación, ^{[ 27 ]} generalmente para ver si se pueden obtener mejoras en los términos antes de que se firme un contrato. ^{[ 28 ]}

Los documentos de licitación pueden hacer referencia de antemano a la posibilidad u opción de negociar. ^{[ 29 ]}