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Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación informática para el cálculo , la organización, el análisis y el almacenamiento de datos en formato tabular . [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] Las hojas de...

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Una hoja de cálculo es una aplicación informática para el cálculo , la organización, el análisis y el almacenamiento de datos en formato tabular . [ 1 ] [ 2 ] [ 3 ] Las hojas de cálculo se desarrollaron como análogos informatizados de las hojas de cálculo contables en papel . [ 4 ] El programa opera con datos introducidos en las celdas de una tabla. Cada celda puede contener datos numéricos o de texto, o los resultados de fórmulas que calculan y muestran automáticamente un valor en función del contenido de otras celdas. El término hoja de cálculo también puede referirse a un documento electrónico de este tipo. [ 5 ]

En las aplicaciones modernas de hojas de cálculo, varias hojas, a menudo denominadas " hojas de trabajo " o simplemente "hojas", se agrupan para formar un " libro de trabajo ". Un libro de trabajo se representa físicamente mediante un archivo que contiene todos los datos del libro, las hojas y las celdas correspondientes. Las hojas de trabajo suelen representarse mediante pestañas que permiten alternar entre páginas, cada una de las cuales contiene una de las hojas, aunque Numbers modifica este modelo significativamente. Las celdas de un libro de varias hojas añaden el nombre de la hoja a su referencia; por ejemplo, "Hoja 1!C10". Algunos sistemas amplían esta sintaxis para permitir referencias de celdas a diferentes libros de trabajo.

Los usuarios de hojas de cálculo pueden ajustar cualquier valor almacenado y observar los efectos en los valores calculados. Esto hace que la hoja de cálculo sea útil para análisis de escenarios hipotéticos, ya que muchos casos pueden investigarse rápidamente sin recálculos manuales. El software moderno de hojas de cálculo puede tener varias hojas interactivas y mostrar datos como texto y números o en formato gráfico. [ 6 ]

Además de realizar operaciones aritméticas y matemáticas básicas , las hojas de cálculo modernas ofrecen funciones integradas para operaciones estadísticas y de contabilidad financiera comunes. Cálculos como el valor actual neto , la desviación estándar o el análisis de regresión se pueden aplicar a datos tabulares mediante una función preprogramada en una fórmula. Los programas de hojas de cálculo también proporcionan expresiones condicionales, funciones para convertir texto a números y funciones que operan sobre cadenas de texto.

Las hojas de cálculo han reemplazado a los sistemas basados ​​en papel en todo el mundo empresarial. Aunque se desarrollaron inicialmente para tareas de contabilidad , ahora se utilizan ampliamente en cualquier contexto donde se crean, ordenan y comparten listas tabulares. [ 7 ]

Lo esencial

LANPAR, presentado por Remy Landau y Rene Pardo en 1969, [ 8 ] fue la primera hoja de cálculo electrónica en mainframes y computadoras de tiempo compartido. [ 8 ] VisiCalc (1979) fue la primera hoja de cálculo electrónica en una microcomputadora, [ 9 ] y ayudó a convertir la Apple II en una computadora personal popular y ampliamente utilizada. Lotus 1-2-3 era la hoja de cálculo líder cuando DOS era el sistema operativo dominante. [ 10 ] Microsoft Excel ahora tiene la mayor cuota de mercado en las plataformas Windows y Macintosh . [ 11 ] [ 12 ] [ 13 ] Un programa de hoja de cálculo es una característica estándar de una suite de productividad de oficina . En 2006, Google lanzó una versión beta de una aplicación web de hoja de cálculo , que actualmente se conoce como Google Sheets y es una de las aplicaciones proporcionadas en Google Drive . [ 14 ]

Una hoja de cálculo consta de una tabla de celdas organizadas en filas y columnas, a las que se hace referencia mediante coordenadas X e Y. Las coordenadas X, las columnas, se representan normalmente con letras, como "A", "B", "C", etc., mientras que las filas se representan con números, como 1, 2, 3, etc. Se puede hacer referencia a una celda específica indicando su fila y columna, por ejemplo, "C10". Este concepto electrónico de referencias de celda se introdujo por primera vez en LANPAR y una variante utilizada en VisiCalc se conoce como "notación A1". Además, las hojas de cálculo incluyen el concepto de rango , un grupo de celdas normalmente contiguas. Por ejemplo, se puede hacer referencia a las diez primeras celdas de la primera columna con el rango "A1:A10". LANPAR fue pionero en el cálculo de referencias hacia adelante/orden natural, que no volvió a aparecer hasta Lotus 123 y Microsoft MultiPlan versión 2.

Los usuarios interactúan con las hojas de cálculo principalmente a través de las celdas. Una celda puede contener datos, ya sea introduciéndolos directamente o insertando una fórmula, que normalmente se crea anteponiendo un signo de igual al texto. Los datos pueden incluir una cadena de texto hello world, un número 5o una fecha 10-Sep-97. Una fórmula comenzaría con el signo de igual, =5*3pero este suele ser invisible, ya que la pantalla muestra el resultado del cálculo, 15no la fórmula en sí. Esto puede generar confusión en algunos casos.

La característica clave de las hojas de cálculo es la capacidad de una fórmula para hacer referencia al contenido de otras celdas, que a su vez pueden ser el resultado de dicha fórmula. Para crear una fórmula de este tipo, se reemplaza un número por una referencia de celda. Por ejemplo, la fórmula =5*C10produciría el resultado de multiplicar el valor de la celda C10 por el número 5. Si C10 contiene el valor, 3el resultado será 15. Pero C10 también podría contener su fórmula haciendo referencia a otras celdas, y así sucesivamente.

La función de concatenación ("&") de una hoja de cálculo permite combinar cadenas de texto complejas en una sola celda (en este ejemplo, código XML para un elemento SVG circular). Esta concatenación es una variante del encadenamiento de fórmulas, función para la que se suelen utilizar las hojas de cálculo.

La capacidad de encadenar fórmulas es lo que le da potencia a una hoja de cálculo. Muchos problemas se pueden descomponer en una serie de pasos matemáticos individuales, que se pueden asignar a fórmulas específicas en las celdas. Algunas de estas fórmulas también se pueden aplicar a rangos, como la SUMfunción que suma todos los números dentro de un rango.

Las hojas de cálculo comparten muchos principios y características con las bases de datos , pero no son lo mismo. Una hoja de cálculo es esencialmente una sola tabla, mientras que una base de datos es una colección de muchas tablas con relaciones semánticas legibles por máquina . Si bien es cierto que un libro de trabajo con tres hojas es un archivo con múltiples tablas que pueden interactuar entre sí, carece de la estructura relacional de una base de datos. Las hojas de cálculo y las bases de datos son interoperables: las hojas se pueden importar a las bases de datos para convertirse en tablas, y las consultas de las bases de datos se pueden exportar a hojas de cálculo para su posterior análisis.

Una hoja de cálculo es uno de los componentes principales de una suite ofimática , que generalmente también incluye un procesador de textos , un programa de presentaciones y un sistema de gestión de bases de datos . Los programas de una suite utilizan comandos similares para funciones similares. Por lo general, compartir datos entre los componentes es más sencillo que con una colección no integrada de programas funcionalmente equivalentes. Esto suponía una ventaja, sobre todo en una época en la que muchos ordenadores personales utilizaban pantallas y comandos en modo texto en lugar de una interfaz gráfica de usuario .

Historia

hojas de cálculo en papel

Los seres humanos han organizado datos en tablas , es decir, cuadrículas de columnas y filas, desde la antigüedad. Los babilonios utilizaban tablillas de arcilla para almacenar datos ya en el año 1800 a. C. [ 15 ] Otros ejemplos se pueden encontrar en libros de contabilidad y registros astronómicos. [ 16 ]

Desde al menos 1906, el término "hoja de cálculo" se ha utilizado en contabilidad para referirse a una cuadrícula de columnas y filas en un libro mayor. [ 17 ] [ 18 ] Antes del auge de las hojas de cálculo computarizadas, "spread" también se refería a un artículo de periódico o revista (texto o gráficos) que ocupaba dos páginas enfrentadas, extendiéndose a lo largo del pliegue central y tratando las dos páginas como una sola página grande. [ 19 ] La palabra compuesta "spread-sheet" pasó a significar el formato utilizado para presentar los libros mayores de contabilidad: con columnas para las categorías de gastos en la parte superior, facturas listadas en el margen izquierdo y el monto de cada pago en la celda donde se cruzan su fila y columna, que eran, tradicionalmente, un "spread" en páginas enfrentadas de un libro mayor encuadernado (libro para llevar registros contables) o en hojas de papel de gran tamaño (denominadas "papel de análisis") con filas y columnas en ese formato y aproximadamente el doble de anchas que el papel común. [ 20 ]

hojas de cálculo electrónicas

Generador de informes de hojas de cálculo por lotes BSRG

Una "hoja de cálculo" por lotes es indistinguible de un compilador por lotes con datos de entrada añadidos, que produce un informe de salida, es decir , un programa informático por lotes convencional, no interactivo o de 4GL . Sin embargo, este concepto de hoja de cálculo electrónica fue esbozado en el artículo de 1961 "Budgeting Models and System Simulation" de Richard Mattessich . [ 21 ] El trabajo posterior de Mattessich (1964a, Cap. 9, Métodos contables y analíticos ) y su volumen complementario, Mattessich (1964b, Simulación de la empresa a través de un programa informático de presupuestos ) aplicó hojas de cálculo informatizadas a sistemas de contabilidad y presupuestos (en ordenadores centrales programados en FORTRAN IV ). Estas hojas de cálculo por lotes trataban principalmente de la suma o resta de columnas o filas completas (de variables de entrada), en lugar de celdas individuales .

En 1962, este concepto de hoja de cálculo, llamado BCL (Business Computer Language), se implementó en una IBM 1130 y en 1963 fue adaptado a una IBM 7040 por R. Brian Walsh en la Universidad de Marquette , Wisconsin . Este programa fue escrito en Fortran . En esas máquinas estaba disponible la función de tiempo compartido primitivo . En 1968, Walsh adaptó BCL a la máquina de tiempo compartido IBM 360/67 en la Universidad Estatal de Washington . Se utilizó para ayudar en la enseñanza de finanzas a estudiantes de negocios. Los estudiantes podían tomar la información preparada por el profesor y manipularla para representarla y mostrar ratios, etc. En 1964, Kimball, Stoffells y Walsh escribieron un libro titulado Business Computer Language . Tanto el libro como el programa fueron registrados con derechos de autor en 1966 y años después se renovaron dichos derechos . [ 22 ]

A finales de la década de 1960, Xerox utilizó BCL para desarrollar una versión más sofisticada de su sistema de tiempo compartido.

compilador de hojas de cálculo LANPAR

Un invento clave en el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas fue realizado por René K. Pardo y Remy Landau, quienes presentaron en 1970 la patente estadounidense n.º 4,398,249 sobre un algoritmo de cálculo automático de orden natural para hojas de cálculo . Si bien la oficina de patentes rechazó inicialmente la patente por considerarla una invención puramente matemática, tras 12 años de apelaciones, Pardo y Landau ganaron un caso histórico ante el Tribunal Predecesor del Circuito Federal (CCPA), revocando la decisión de la Oficina de Patentes en 1983  y estableciendo que «algo no deja de ser patentable simplemente porque la novedad resida en un algoritmo». Sin embargo, en 1995, un tribunal de distrito federal dictaminó que la patente era inaplicable debido a la conducta desleal de los inventores durante el proceso de solicitud. [ 23 ] El Tribunal de Apelaciones del Circuito Federal de los Estados Unidos confirmó esa decisión en 1996. [ 24 ]

El software se llamaba LANPAR  — LANguage for Programming Arrays at Random (Lenguaje para programar matrices aleatorias). [ nota 1 ] Este fue concebido y desarrollado íntegramente en el verano de 1969, tras la reciente graduación de Pardo y Landau de la Universidad de Harvard. El coinventor René Pardo recuerda que consideraba que un gerente de Bell Canada no debería depender de programadores para programar y modificar formularios de presupuesto, y pensó en permitir que los usuarios escribieran los formularios en cualquier orden y que una computadora electrónica calculara los resultados en el orden correcto ("Cálculo de orden natural/referencia directa"). Pardo y Landau desarrollaron e implementaron el software en 1969. [ 25 ]

LANPAR fue utilizado por Bell Canada, AT&T y las 18 compañías telefónicas que operaban en todo el país para sus operaciones de presupuesto locales y nacionales. LANPAR también fue utilizado por General Motors. Su singularidad radicaba en la coinvención de Pardo, que incorporaba el cálculo de referencias anticipadas/orden natural (uno de los primeros lenguajes de programación "no procedimentales") [ 26 ], a diferencia de la secuencia de izquierda a derecha y de arriba abajo para calcular los resultados en cada celda que utilizaban VisiCalc , SuperCalc y la primera versión de MultiPlan . Sin el cálculo de referencias anticipadas/orden natural, el usuario tenía que actualizar la hoja de cálculo hasta que los valores en todas las celdas permanecieran sin cambios. Una vez que los valores de las celdas se mantenían constantes, el usuario tenía la seguridad de que no quedaban referencias anticipadas sin calcular en la hoja de cálculo.

Lenguaje de programación de hojas de cálculo Autoplan/Autotab

En 1968, tres exempleados de General Electric, empresa de informática con sede en Phoenix, Arizona, decidieron fundar su propia empresa de desarrollo de software . A. Leroy Ellison, Harry N. Cantrell y Russell E. Edwards se encontraban realizando numerosos cálculos al elaborar tablas para los planes de negocio que presentaban a inversores de capital riesgo. Para ahorrarse mucho trabajo, crearon un programa informático que generaba las tablas automáticamente. Este programa, concebido originalmente como una sencilla utilidad para uso personal, se convertiría en el primer producto de software de la empresa que posteriormente se conocería como Capex Corporation . "AutoPlan" funcionaba en el servicio de tiempo compartido de GE; más tarde, se lanzó una versión para mainframes de IBM con el nombre de AutoTab . ( National CSS ofrecía un producto similar, CSSTAB, que a principios de la década de 1970 contaba con una base de usuarios de tiempo compartido considerable. Una de sus principales aplicaciones era la tabulación de estudios de opinión).

AutoPlan/AutoTab no era un programa de hoja de cálculo interactivo WYSIWYG , sino un lenguaje de scripting sencillo para hojas de cálculo. El usuario definía los nombres y etiquetas de las filas y columnas, y luego las fórmulas que definían cada fila o columna. En 1975, Autotab-II se anunció como una extensión del original a un máximo de " 1500 filas y columnas, combinadas en cualquier proporción que el usuario requiera... " [ 27 ].

GE Information Services, que gestionaba el servicio de tiempo compartido, también lanzó su propio sistema de hojas de cálculo, Financial Analysis Language (FAL), alrededor de 1974. Posteriormente, se complementó con otro lenguaje de hojas de cálculo, TABOL, [ 28 ] [ 29 ] desarrollado por un autor independiente, Oliver Vellacott, en el Reino Unido. Tanto FAL como TABOL se integraron con el sistema de base de datos de GEIS, DMS.

Sistema de planificación y control financiero de IBM

El Sistema de Planificación y Control Financiero de IBM fue desarrollado en 1976 por Brian Ingham en IBM Canadá. IBM lo implementó en al menos 30 países. Se ejecutaba en un mainframe de IBM y fue la primera aplicación de planificación financiera desarrollada con APL que ocultaba completamente el lenguaje de programación al usuario final. Gracias al sistema operativo VM de IBM , fue uno de los primeros programas en actualizar automáticamente cada copia de la aplicación a medida que se lanzaban nuevas versiones. Los usuarios podían especificar relaciones matemáticas simples entre filas y columnas. En comparación con cualquier alternativa contemporánea, podía admitir hojas de cálculo muy grandes. Cargaba mensualmente datos reales de planificación financiera extraídos del sistema de procesamiento por lotes anterior en la hoja de cálculo de cada usuario. Fue diseñado para optimizar la potencia de APL mediante núcleos de objetos, aumentando la eficiencia del programa hasta 50 veces en comparación con los enfoques de programación tradicionales.

Lenguaje de modelado APLDOT

Un ejemplo de una hoja de cálculo temprana de "peso industrial" fue APLDOT, desarrollada en 1976 en la Asociación Ferroviaria de los Estados Unidos en una IBM 360/91, que se ejecutaba en el Laboratorio de Física Aplicada de la Universidad Johns Hopkins en Laurel, MD. [ 30 ] La aplicación se utilizó con éxito durante muchos años para desarrollar aplicaciones como modelos financieros y de costos para el Congreso de los Estados Unidos y para Conrail . APLDOT fue denominada "hoja de cálculo" porque los analistas financieros y los planificadores estratégicos la usaban para resolver los mismos problemas que abordaban con blocs de hojas de cálculo de papel.

VisiCalc para Apple II

VisiCalc ejecutándose en un Apple II

El concepto de hojas de cálculo se popularizó gracias a VisiCalc , desarrollado para el Apple II en 1979 por Dan Bricklin y Bob Frankston , empleados de VisiCorp . Cabe destacar que también transformó el ordenador personal, de un pasatiempo para aficionados a la informática, en una herramienta empresarial.

VisiCalc fue la primera hoja de cálculo que combinó muchas de las características esenciales de las aplicaciones modernas de hojas de cálculo, como una interfaz de usuario interactiva WYSIWYG , recálculo automático, líneas de estado y fórmulas, copia de rangos con referencias relativas y absolutas, y creación de fórmulas mediante la selección de celdas referenciadas. Sin conocer LANPAR en ese momento, la revista PC World calificó a VisiCalc como la primera hoja de cálculo electrónica. [ 31 ]

Bricklin contó que vio a su profesor universitario crear una tabla de resultados de cálculos en una pizarra . Cuando el profesor encontraba un error, tenía que borrar y reescribir minuciosamente varias entradas consecutivas en la tabla, lo que llevó a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en una computadora, usando la pizarra como modelo para visualizar los resultados de las fórmulas subyacentes. Su idea se convirtió en VisiCalc.

VisiCalc para Apple II se convirtió en la primera aplicación revolucionaria , [ 32 ] [ 33 ] un programa tan atractivo que la gente compraba un ordenador específico solo para usarlo. Fue adaptado a otros ordenadores, incluyendo máquinas CP/M , ordenadores Atari de 8 bits y el Commodore PET , pero VisiCalc sigue siendo más conocido como un programa para Apple II.

SuperCalc para CP/M

SuperCalc fue una aplicación de hoja de cálculo publicada por Sorcim en 1980, y originalmente se incluyó (junto con WordStar) como parte del paquete de software CP/M que venía con la computadora portátil Osborne 1. Rápidamente se convirtió en la hoja de cálculo estándar de facto para CP/M.

Hoja de cálculo Lotus 1-2-3 para IBM PC DOS

La introducción de Lotus 1-2-3 en noviembre de 1982 aceleró la adopción del IBM Personal Computer . Fue escrito especialmente para IBM PC DOS y presentaba mejoras en velocidad y gráficos en comparación con VisiCalc para Apple II, lo que contribuyó a su creciente popularidad. [ 34 ] Lotus 1-2-3 fue la hoja de cálculo líder durante varios años.

Microsoft Excel para Apple Macintosh y Windows

Microsoft lanzó la primera versión de Excel para Apple Macintosh el 30 de septiembre de 1985 y luego la adaptó [ 35 ] a Windows, siendo la primera versión la 2.05 (para sincronizarse con la versión 2.2 de Macintosh) y lanzada en noviembre de 1987. Las plataformas Windows 3.x de Microsoft de principios de la década de 1990 permitieron que su aplicación de hoja de cálculo Excel ganara cuota de mercado a Lotus. Para cuando Lotus respondió con productos Windows utilizables, Microsoft ya había comenzado a desarrollar su suite Office . En 1995, Excel era el líder del mercado, superando a Lotus 1-2-3, [ 20 ] y en 2013, IBM descontinuó Lotus 1-2-3 por completo. [ 36 ]

Hojas de cálculo de Google, en línea, basadas en la web.

En 2006, Google lanzó la versión beta de Google Sheets , una aplicación de hojas de cálculo web a la que pueden acceder varios usuarios desde cualquier dispositivo mediante un navegador web compatible. Puede utilizarse tanto en línea como sin conexión a internet. Google Sheets se originó a partir de XL2Web, una aplicación de hojas de cálculo web desarrollada por 2Web Technologies , que se combinó con DocVerse, lo que permitió la colaboración en línea de varios usuarios en documentos de Office.

En 2016 se lanzó Collabora Online Calc , una hoja de cálculo web que destacaba por poder alojarse e integrarse en cualquier entorno sin depender de terceros para la autenticación o el mantenimiento. Collabora Online utiliza el paquete LibreOffice , derivado de StarOffice , lanzado hace 41 años, en 1985. 

Hojas de cálculo de mainframe

  • El sistema de registros de obras de ICI se desarrolló en 1974 en IBM 370/145 [ 37 ].
  • ExecuCalc, de Parallax Systems, Inc.: Lanzado a finales de 1982, [ 38 ] ExecuCalc fue el primer "visi-clone" para mainframe que duplicaba las características de VisiCalc en mainframes IBM con terminales de visualización 3270. Se licenciaron más de 150 copias (35 a empresas de Fortune 500). Los gerentes de procesamiento de datos se sintieron atraídos por la compatibilidad y por evitar las costosas compras de PC de la época (véase el artículo de la portada de la revista Computerworld de 1983 [ 39 ] y el anuncio [ 40 ] ).

Otras hojas de cálculo

Software de hojas de cálculo actual destacado:

Software de hoja de cálculo descatalogado:

Otros productos

Varias empresas han intentado irrumpir en el mercado de las hojas de cálculo con programas basados ​​en paradigmas muy diferentes. Lotus presentó el que probablemente sea el ejemplo más exitoso, Lotus Improv , que tuvo cierto éxito comercial, especialmente en el mundo financiero, donde sus potentes capacidades de análisis de datos siguen gozando de gran prestigio hasta el día de hoy.

La aplicación Hoja de cálculo 2000 intentó simplificar drásticamente la construcción de fórmulas, pero en general no lo logró.

Conceptos

Los conceptos principales son los de una cuadrícula de celdas , llamada hoja, que contiene datos sin procesar, denominados valores, o fórmulas. Las fórmulas indican cómo calcular automáticamente nuevos valores a partir de los existentes. Los valores son números, pero también pueden ser texto, fechas, meses, etc. Las hojas de cálculo lógicas son extensiones de estos conceptos. Se suelen proporcionar diversas herramientas para programar hojas, visualizar datos, conectar hojas de forma remota, mostrar las dependencias entre celdas, etc.

Células

Una celda puede considerarse como un recuadro para almacenar datos . Generalmente, una celda se identifica mediante su columna y fila (C2 representaría la celda con el valor 30 en la tabla de ejemplo que se muestra a continuación). Normalmente, las filas, que representan las variables dependientes , se identifican mediante notación decimal a partir del 1, mientras que las columnas, que representan las variables independientes, utilizan la numeración biyectiva 26ádica con las letras A, B y C como numerales. Su tamaño físico se puede ajustar según su contenido modificando su altura o anchura en las intersecciones de los recuadros (o, para columnas o filas completas, modificando los encabezados de columna o fila).

Un conjunto de celdas se denomina hoja de cálculo . Es análogo a un conjunto de variables en un programa informático convencional (aunque ciertos valores inmutables, una vez introducidos, podrían considerarse constantes , siguiendo la misma analogía ). En la mayoría de las implementaciones, varias hojas de cálculo pueden estar ubicadas dentro de una sola hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es simplemente un subconjunto de la hoja de cálculo, dividido para mayor claridad. Funcionalmente, la hoja de cálculo opera como un todo y todas las celdas funcionan como variables globales dentro de ella (cada variable tiene acceso de lectura únicamente, excepto la celda que la contiene).

Una celda puede contener un valor o una fórmula , o simplemente estar vacía. Por convención, las fórmulas suelen comenzar con el signo = .

Valores

Se puede introducir un valor desde el teclado escribiendo directamente en la celda. Alternativamente, el valor puede basarse en una fórmula (véase más abajo), que puede realizar un cálculo, mostrar la fecha u hora actuales o recuperar datos externos, como una cotización bursátil o un valor de una base de datos.

La regla del valor de la hoja de cálculo

El informático Alan Kay utilizó el término «regla del valor» para resumir el funcionamiento de una hoja de cálculo: el valor de una celda depende exclusivamente de la fórmula que el usuario ha introducido en ella. [ 45 ] La fórmula puede depender del valor de otras celdas, pero estas también están restringidas a datos o fórmulas introducidos por el usuario. No existen «efectos secundarios» al calcular una fórmula: la única salida es mostrar el resultado calculado dentro de la celda que la contiene. No existe un mecanismo natural para modificar permanentemente el contenido de una celda a menos que el usuario lo modifique manualmente. En el contexto de los lenguajes de programación, esto da lugar a una forma limitada de programación funcional de primer orden . [ 46 ]

Recálculo automático

Esta función opcional, un estándar en las hojas de cálculo desde la década de 1980, elimina la necesidad de solicitar manualmente al programa que recalcule los valores (actualmente suele ser la opción predeterminada, a menos que se desactive específicamente para hojas de cálculo grandes, generalmente para mejorar el rendimiento). Algunas hojas de cálculo antiguas requerían una solicitud manual para recalcular, ya que el recálculo de hojas de cálculo grandes o complejas a menudo reducía la velocidad de entrada de datos. Muchas hojas de cálculo modernas aún conservan esta opción.

El recálculo generalmente requiere que no existan dependencias circulares en una hoja de cálculo. Un grafo de dependencias es un grafo que tiene un vértice por cada objeto que se va a actualizar y una arista que conecta dos objetos cuando uno de ellos necesita actualizarse antes que el otro. Los grafos de dependencias sin dependencias circulares forman grafos dirigidos acíclicos , representaciones de ordenaciones parciales (en este caso, a través de una hoja de cálculo) que pueden utilizarse para obtener un resultado definitivo. [ 47 ]

Actualización en tiempo real

Esta función se refiere a la actualización periódica del contenido de una celda con un valor de una fuente externa, como una celda en una hoja de cálculo remota. En el caso de hojas de cálculo compartidas en la web, se aplica a la actualización inmediata de las celdas que otro usuario haya actualizado. Todas las celdas dependientes también deben actualizarse.

Celda cerrada

Una vez introducidas, las celdas seleccionadas (o la hoja de cálculo completa) pueden bloquearse opcionalmente para evitar sobrescrituras accidentales. Normalmente, esto se aplica a las celdas que contienen fórmulas, pero también podría aplicarse a celdas que contienen constantes, como un factor de conversión de kilogramos a libras (2,20462262 con ocho decimales). Aunque las celdas individuales estén marcadas como bloqueadas, los datos de la hoja de cálculo no estarán protegidos hasta que se active esta función en las preferencias del archivo.

Formato de datos

Se puede definir una celda o un rango para especificar cómo se muestra el valor. El formato de visualización predeterminado suele estar determinado por su contenido inicial, a menos que se haya especificado previamente. Por ejemplo, "31/12/2007" o "31 Dic 2007" mostrarían por defecto el formato de fecha . Del mismo modo, añadir un  signo % después de un valor numérico etiquetaría la celda como de formato de porcentaje . Este formato no modifica el contenido de la celda, solo el valor mostrado.

Algunos formatos de celda, como "numérico" o "moneda", también pueden especificar el número de decimales .

Esto puede dar lugar a operaciones no válidas (como realizar una multiplicación en una celda que contiene una fecha), lo que produce resultados ilógicos sin la advertencia correspondiente.

formato de celda

Según las capacidades de la hoja de cálculo, cada celda (al igual que el estilo en un procesador de texto ) puede formatearse individualmente utilizando los atributos del contenido (tamaño de fuente, color, negrita o cursiva) o de la celda (grosor del borde, sombreado de fondo, color). Para facilitar la lectura de la hoja de cálculo, el formato de celda puede aplicarse condicionalmente a los datos; por ejemplo, un número negativo puede mostrarse en rojo.

El formato de una celda normalmente no afecta a su contenido y, dependiendo de cómo se haga referencia a las celdas o se copien a otras hojas de cálculo o aplicaciones, es posible que el formato no se conserve junto con el contenido.

Células con nombre

Uso de variables de columna con nombre x e y en Microsoft Excel . La fórmula para y=x² se asemeja a Fortran , y el Administrador de nombres muestra las definiciones de x e y .

En la mayoría de las implementaciones, una celda o grupo de celdas en una columna o fila puede tener un nombre, lo que permite al usuario referirse a ellas mediante un nombre en lugar de una referencia de cuadrícula. Los nombres deben ser únicos dentro de la hoja de cálculo, pero al usar varias hojas en un archivo de hoja de cálculo, se puede usar un rango de celdas con el mismo nombre en cada hoja si se distingue agregando el nombre de la hoja. Una razón para este uso es crear o ejecutar macros que repiten un comando en varias hojas. Otra razón es que las fórmulas con variables con nombre se pueden verificar fácilmente con el álgebra que pretenden implementar (se asemejan a las expresiones de Fortran). El uso de variables y funciones con nombre también hace que la estructura de la hoja de cálculo sea más transparente.

Referencia de celda

En lugar de una celda con nombre, una alternativa es usar una referencia de celda (o de cuadrícula). La mayoría de las referencias de celda indican otra celda en la misma hoja, pero una referencia de celda también puede referirse a una celda en una hoja diferente dentro de la misma hoja de cálculo, o (dependiendo de la implementación) a una celda en otra hoja de cálculo completamente distinta, o a un valor de una aplicación remota.

Una referencia de celda típica en el estilo "A1" consta de una o dos letras (sin distinción entre mayúsculas y minúsculas) para identificar la columna (si hay hasta 256 columnas: A–Z y AA–IV), seguidas de un número de fila (por ejemplo, en el rango 1–65536). Cualquiera de las partes puede ser relativa (cambia cuando se mueve o copia la fórmula en la que se encuentra) o absoluta (indicada con $ delante de la parte correspondiente de la referencia de celda). El estilo de referencia alternativo "R1C1" consta de la letra R, el número de fila, la letra C y el número de columna; los números de fila o columna relativos se indican encerrando el número entre corchetes. La mayoría de las hojas de cálculo actuales utilizan el estilo A1, y algunas ofrecen el estilo R1C1 como opción de compatibilidad.

Cuando el ordenador calcula una fórmula en una celda para actualizar el valor que se muestra en esa celda, las referencias a otras celdas que contiene hacen que el ordenador obtenga el valor de dichas celdas.

Una celda en la misma "hoja" generalmente se denomina de la siguiente manera:

=A1

Una celda en una hoja diferente de la misma hoja de cálculo generalmente se direcciona de la siguiente manera:

=HOJA2!A1 (es decir, la primera celda de la hoja 2 de la misma hoja de cálculo).

Algunas implementaciones de hojas de cálculo en Excel permiten referencias a celdas de otra hoja de cálculo (que no sea el archivo actualmente abierto y activo) en el mismo equipo o en una red local. También pueden hacer referencia a una celda en otra hoja de cálculo abierta y activa en el mismo equipo o red que esté definida como compartible. Estas referencias contienen el nombre de archivo completo, como por ejemplo:

='C:\Documentos y configuración\Nombre de usuario\Mis hojas de cálculo\[hoja principal]Hoja1!A1

En una hoja de cálculo, las referencias a las celdas se actualizan automáticamente al insertar o eliminar filas o columnas. Sin embargo, es importante tener cuidado al añadir una fila justo antes de los totales de una columna para asegurar que estos reflejen los valores de las filas adicionales, lo cual suele ocurrir.

Se produce una referencia circular cuando la fórmula de una celda remite —directa o indirectamente, a través de una cadena de referencias— a otra celda que, a su vez, remite a la primera. Muchos errores comunes provocan referencias circulares. Sin embargo, algunas técnicas válidas las utilizan. Estas técnicas, tras numerosos recálculos en la hoja de cálculo, suelen converger en los valores correctos para dichas celdas.

Rangos celulares

Asimismo, en lugar de usar un rango de celdas con nombre, se puede usar una referencia de rango. Una referencia a un rango de celdas suele tener el formato (A1:A6), que especifica todas las celdas de la columna A desde la fila 1 hasta la fila 6. Una fórmula como "=SUMA(A1:A6)" sumaría todas las celdas especificadas y colocaría el resultado en la celda que contiene la fórmula.

Hojas

En las primeras hojas de cálculo, las celdas eran una simple cuadrícula bidimensional. Con el tiempo, el modelo se ha ampliado para incluir una tercera dimensión y, en algunos casos, una serie de cuadrículas con nombre, llamadas hojas. Los ejemplos más avanzados permiten operaciones de inversión y rotación que pueden dividir y proyectar el conjunto de datos de diversas maneras.

Fórmulas

Animación de una hoja de cálculo sencilla que multiplica los valores de la columna izquierda por 2 y luego suma los valores calculados de la columna derecha en la última celda. En este ejemplo, solo Ase introducen los valores de la columna (10, 20, 30), y el resto de las celdas contienen fórmulas. Las fórmulas de la Bcolumna multiplican los valores de la columna A mediante referencias relativas, y la fórmula B4utiliza la SUM()función para calcular la suma de los valores en el B1:B3rango.

Una fórmula identifica el cálculo necesario para colocar el resultado en la celda que la contiene. Por lo tanto, una celda que contiene una fórmula tiene dos componentes de visualización: la fórmula en sí y el valor resultante. La fórmula normalmente solo se muestra cuando se selecciona la celda haciendo clic con el ratón sobre ella; de lo contrario, muestra el resultado del cálculo.

Una fórmula asigna valores a una celda o a un rango de celdas, y normalmente tiene el siguiente formato:

donde la expresión consta de:

Cuando una celda contiene una fórmula, a menudo contiene referencias a otras celdas. Dicha referencia de celda es un tipo de variable. Su valor es el valor de la celda referenciada o alguna derivación del mismo. Si esa celda, a su vez, referencia otras celdas, el valor depende de los valores de estas. Las referencias pueden ser relativas (p. ej., A1, o B1:B3), absolutas (p. ej. $A$1, , o $B$1:$B$3) o mixtas (absolutas/relativas por filas o columnas; p. ej., $A1es absoluta por columnas y A$1es absoluta por filas).

Las opciones disponibles para fórmulas válidas dependen de la implementación específica de la hoja de cálculo, pero, en general, la mayoría de las operaciones aritméticas y las operaciones condicionales anidadas bastante complejas pueden realizarse con la mayoría de las hojas de cálculo comerciales actuales. Las implementaciones modernas también ofrecen funciones para acceder a funciones personalizadas, datos remotos y aplicaciones.

Una fórmula puede contener una condición (o condiciones anidadas), con o sin cálculo, y a veces se utiliza simplemente para identificar y resaltar errores . En el ejemplo siguiente, se supone que la suma de una columna de porcentajes (de A1 a A6) se verifica y se inserta un mensaje explícito en la celda derecha adyacente.

=SI(SUMA(A1:A6) > 100, "Más del 100%", SUMA(A1:A6))

Otros ejemplos:

=SI(Y(A1<>"",B1<>""),A1/B1,"") significa que si ambas celdas A1 y B1 no están vacías "", entonces divide A1 por B1 y muestra el resultado, de lo contrario no muestra nada.
=SI(Y(A1<>"",B1<>""),SI(B1<>0,"A1/B1,"División por cero"),"") significa que si las celdas A1 y B1 no están vacías, y B1 no es cero, entonces divide A1 entre B1, si B1 es cero, entonces muestra "División por cero", y no muestra nada si A1 o B1 están vacías.
=SI(O(A1<>"",B1<>""),"Mostrar texto en A1 o B1","") significa mostrar el texto si las celdas A1 o B1 no están vacías.

La mejor manera de construir sentencias condicionales es componiéndolas paso a paso, seguidas de pruebas de ensayo y error y el perfeccionamiento del código.

Una hoja de cálculo no tiene por qué contener fórmulas; en ese caso, podría considerarse simplemente una colección de datos organizados en filas y columnas (una base de datos ), como un calendario, un horario o una simple lista. Gracias a su facilidad de uso, formato y capacidad para incluir hipervínculos , muchas hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para este fin.

Funciones

Uso de la función definida por el usuario sq(x) en Microsoft Excel

Las hojas de cálculo suelen contener varias funciones predefinidas , como operaciones aritméticas (por ejemplo, sumas, promedios, etc.), funciones trigonométricas, funciones estadísticas, etc. Además, a menudo existe la posibilidad de definir funciones por el usuario . En Microsoft Excel, estas funciones se definen mediante Visual Basic para Aplicaciones en el editor de Visual Basic incluido, y son accesibles automáticamente en la hoja de cálculo. También se pueden escribir programas que extraigan información de la hoja de cálculo, realicen algunos cálculos y muestren los resultados en la misma. En la figura, el nombre sq es asignado por el usuario, y la función sq se introduce mediante el editor de Visual Basic incluido en Excel. El Administrador de nombres muestra las definiciones de las variables con nombre x e y en la hoja de cálculo .

Subrutinas

Una subrutina en Microsoft Excel escribe los valores calculados usando x en y .

Las funciones no pueden escribir directamente en la hoja de cálculo, sino que simplemente devuelven su resultado. Sin embargo, en Microsoft Excel, las subrutinas pueden escribir valores o texto directamente en la hoja de cálculo. La figura muestra el código de Visual Basic para una subrutina que lee cada elemento de la variable de columna denominada x , calcula su cuadrado y escribe este valor en el elemento correspondiente de la variable de columna denominada y . La columna y no contiene ninguna fórmula, ya que sus valores se calculan en la subrutina, no en la hoja de cálculo, y simplemente se escriben allí.

Hoja de cálculo remota

Cuando se hace referencia a una celda o grupo de celdas que no se encuentran en la hoja de cálculo física actual, se considera que se accede a una hoja de cálculo remota. El contenido de la celda referenciada puede consultarse, ya sea mediante una actualización manual en la primera consulta o, más recientemente, en el caso de hojas de cálculo web, como un valor casi en tiempo real con un intervalo de actualización automática predefinido.

Gráficos

Gráfico creado con Microsoft Excel.

Muchas aplicaciones de hojas de cálculo permiten generar gráficos ( por ejemplo, histogramas , gráficos circulares ) a partir de grupos de celdas específicos que se reconstruyen dinámicamente a medida que cambia el contenido de las celdas. El componente gráfico generado puede incrustarse en la hoja actual o agregarse como un objeto independiente. Para crear un histograma en Excel, se puede usar una fórmula basada en la función REPT. [ 48 ]

Hojas de cálculo multidimensionales

A finales de los años 80 y principios de los 90, surgieron Javelin Software y Lotus Improv . A diferencia de los modelos en una hoja de cálculo convencional, utilizaban modelos basados ​​en objetos llamados variables, no en datos en celdas de un informe. Estas hojas de cálculo multidimensionales permitían visualizar datos y algoritmos de diversas maneras autodocumentadas, incluyendo múltiples vistas sincronizadas simultáneas. Por ejemplo, los usuarios de Javelin podían navegar por las conexiones entre variables en un diagrama, viendo las raíces y ramificaciones lógicas de cada variable. Este es un ejemplo de la que quizás sea su principal contribución respecto a las primeras versiones de Javelin: el concepto de trazabilidad de la lógica o estructura del modelo del usuario a través de sus doce vistas. Un modelo complejo puede ser analizado y comprendido por personas que no participaron en su creación.

En estos programas, una serie temporal , o cualquier variable, era un objeto en sí mismo, no una colección de celdas que aparecían casualmente en una fila o columna. Las variables podían tener muchos atributos, incluyendo el conocimiento completo de sus conexiones con todas las demás variables, referencias de datos y notas de texto e imagen. Los cálculos se realizaban sobre estos objetos, en lugar de sobre un rango de celdas, por lo que al sumar dos series temporales se alineaban automáticamente en el tiempo calendario o en un marco temporal definido por el usuario. Los datos eran independientes de las hojas de cálculo; las variables, y por lo tanto los datos, no podían destruirse al eliminar una fila, una columna o una hoja de cálculo completa. Por ejemplo, los costos de enero se restaban de los ingresos de enero, independientemente de dónde o si aparecían en una hoja de cálculo. Esto permitía acciones utilizadas posteriormente en tablas dinámicas , con la salvedad de que la manipulación flexible de tablas de informes era solo una de las muchas capacidades que admitían las variables. Además, si los costos se introducían por semana y los ingresos por mes, el programa podía asignar o interpolar según correspondiera. Este diseño de objetos permitió que las variables y los modelos completos se referenciaran entre sí mediante nombres de variables definidos por el usuario, así como realizar análisis multidimensionales y consolidaciones masivas, pero fácilmente editables.

Hojas de cálculo lógicas

Las hojas de cálculo que utilizan un lenguaje de fórmulas basado en expresiones lógicas , en lugar de expresiones aritméticas , se conocen como hojas de cálculo lógicas . Estas hojas de cálculo pueden utilizarse para razonar deductivamente sobre los valores de sus celdas.

Problemas de programación

Así como los primeros lenguajes de programación fueron diseñados para generar impresiones de hojas de cálculo, las propias técnicas de programación han evolucionado para procesar tablas (también conocidas como hojas de cálculo o matrices ) de datos de manera más eficiente en el propio ordenador.

Desarrollo para el usuario final

Las hojas de cálculo son una herramienta popular de desarrollo para usuarios finales . [ 49 ] EUD se refiere a actividades o técnicas en las que personas que no son desarrolladores profesionales crean comportamientos automatizados y objetos de datos complejos sin un conocimiento significativo de un lenguaje de programación. A muchas personas les resulta más fácil realizar cálculos en hojas de cálculo que escribir el programa secuencial equivalente. Esto se debe a varias características de las hojas de cálculo.

  • Utilizan relaciones espaciales para definir las relaciones entre los programas. Los humanos poseen una intuición muy desarrollada sobre los espacios y las dependencias entre elementos. La programación secuencial suele requerir escribir línea tras línea de texto, que debe leerse despacio y con atención para comprenderla y modificarla.
  • Son tolerantes, permitiendo que los resultados y las funciones parciales funcionen. Una o más partes de un programa pueden funcionar correctamente, incluso si otras partes están incompletas o defectuosas. Esto facilita y agiliza la escritura y la depuración de programas. La programación secuencial generalmente requiere que cada línea y carácter del programa sea correcto para que este se ejecute. Un solo error suele detener todo el programa e impedir cualquier resultado. Si bien esta facilidad de uso es una ventaja del desarrollo de hojas de cálculo, a menudo conlleva un mayor riesgo de errores.
  • Las hojas de cálculo modernas permiten la anotación secundaria . El programa puede anotarse con colores, tipografías, líneas, etc., para proporcionar pistas visuales sobre el significado de los elementos del programa.
  • Las extensiones que permiten a los usuarios crear nuevas funciones pueden proporcionar las capacidades de un lenguaje funcional . [ 50 ]
  • Extensiones que permiten a los usuarios construir y aplicar modelos del dominio del aprendizaje automático . [ 51 ] [ 52 ]
  • Las hojas de cálculo son versátiles. Gracias a su lógica booleana y sus capacidades gráficas, incluso es posible el diseño de circuitos electrónicos . [ 53 ]
  • Las hojas de cálculo pueden almacenar datos relacionales y sus fórmulas pueden expresar todas las consultas SQL . Existe un traductor de consultas que genera automáticamente la implementación de la hoja de cálculo a partir del código SQL. [ 54 ]

Programas de hojas de cálculo

Un "programa de hoja de cálculo" está diseñado para realizar tareas de cálculo generales utilizando relaciones espaciales en lugar del tiempo como principio organizador principal.

A menudo resulta útil concebir una hoja de cálculo como un grafo matemático , donde los nodos son las celdas y las aristas son referencias a otras celdas especificadas en fórmulas. Esto se conoce como el grafo de dependencias de la hoja de cálculo. Las referencias entre celdas pueden aprovechar conceptos espaciales como la posición relativa y la posición absoluta, así como las ubicaciones con nombre, para facilitar la comprensión y la gestión de las fórmulas.

Las hojas de cálculo suelen intentar actualizar automáticamente las celdas cuando estas dependen de un cambio. Las primeras hojas de cálculo utilizaban tácticas sencillas, como evaluar las celdas en un orden específico, pero las hojas de cálculo modernas calculan siguiendo un orden mínimo de recálculo a partir del gráfico de dependencias. Las hojas de cálculo más recientes también incluyen la capacidad limitada de propagar valores en sentido inverso, modificando los valores de origen para obtener una respuesta específica en una celda determinada. Sin embargo, dado que las fórmulas de las celdas de las hojas de cálculo no suelen ser invertibles, esta técnica tiene una utilidad limitada.

Muchos de los conceptos comunes a los modelos de programación secuencial tienen análogos en el mundo de las hojas de cálculo. Por ejemplo, el modelo secuencial del bucle indexado se suele representar como una tabla de celdas, con fórmulas similares (que normalmente solo difieren en las celdas a las que hacen referencia).

Las hojas de cálculo han evolucionado para utilizar lenguajes de programación de scripts como VBA como herramienta para la extensibilidad, más allá de lo que el propio lenguaje de la hoja de cálculo facilita.

deficiencias

Si bien las hojas de cálculo representaron un gran avance en el modelado cuantitativo, presentan deficiencias. Entre sus inconvenientes se incluye la percepción de que las direcciones de celda alfanuméricas son poco amigables. [ 55 ]

  • Una investigación de ClusterSeven ha revelado enormes discrepancias en la forma en que las instituciones financieras y las entidades corporativas comprenden, gestionan y controlan sus vastos conjuntos de hojas de cálculo y datos financieros no estructurados (incluidos archivos de valores separados por comas (CSV) y bases de datos de Microsoft Access). Un estudio realizado a principios de 2011 con casi 1500 personas en el Reino Unido reveló que el 57 % de los usuarios de hojas de cálculo nunca había recibido formación formal sobre el programa que utilizaban. El 72 % afirmó que ningún departamento interno verificaba la exactitud de sus hojas de cálculo. Solo el 13 % indicó que Auditoría Interna revisaba sus hojas de cálculo, mientras que apenas el 1 % recibía controles de su departamento de riesgos. [ 56 ]
  • Las hojas de cálculo pueden presentar problemas de fiabilidad. Los estudios de investigación estiman que alrededor del 1 % de todas las fórmulas en las hojas de cálculo operativas contienen errores. [ 57 ]
A pesar de los altos riesgos de error que suelen asociarse con la creación y el uso de hojas de cálculo, se pueden tomar medidas específicas para mejorar significativamente el control y la fiabilidad reduciendo estructuralmente la probabilidad de que se produzcan errores en su origen. [ 58 ]
  • La expresividad práctica de las hojas de cálculo puede verse limitada si no se utilizan sus funciones modernas. Varios factores contribuyen a esta limitación. Implementar un modelo complejo celda por celda requiere una atención minuciosa a los detalles. A los autores les resulta difícil recordar el significado de cientos o miles de direcciones de celda que aparecen en las fórmulas.
Estas desventajas se mitigan mediante el uso de variables con nombre para la designación de celdas y el empleo de variables en fórmulas en lugar de ubicaciones de celdas y manipulaciones celda por celda. Se pueden usar gráficos para mostrar instantáneamente cómo cambian los resultados al modificar los valores de los parámetros. La hoja de cálculo puede hacerse invisible, excepto por una interfaz de usuario transparente que solicita información pertinente al usuario, muestra los resultados solicitados, crea informes y cuenta con mecanismos de detección de errores integrados para garantizar la correcta introducción de datos. [ 59 ]
  • De igual modo, las fórmulas expresadas en términos de direcciones de celda son difíciles de recordar y de auditar. Las investigaciones demuestran que los auditores de hojas de cálculo que revisan los resultados numéricos y las fórmulas de celda no encuentran más errores que los auditores que solo revisan los resultados numéricos. [ 60 ] Esta es otra razón para usar variables con nombre y fórmulas que empleen variables con nombre.
En concreto, las hojas de cálculo suelen contener muchas copias de la misma fórmula. Al modificarla, el usuario debe cambiar todas las celdas que la contienen. En cambio, la mayoría de los lenguajes de programación permiten que una fórmula aparezca solo una vez en el código y logran la repetición mediante bucles, lo que facilita enormemente su implementación y auditoría.
  • La modificación de una dimensión requiere una intervención importante. Al añadir o eliminar filas (o columnas) de una tabla, es necesario ajustar el tamaño de muchas tablas subordinadas que dependen de la tabla que se está modificando. En este proceso, a menudo es necesario reorganizar otras celdas para dejar espacio a las nuevas columnas o filas y ajustar las fuentes de datos de los gráficos. En hojas de cálculo grandes, esto puede resultar extremadamente laborioso. [ 61 ] [ 62 ]
  • Agregar o eliminar una dimensión es tan difícil que, por lo general, hay que empezar de nuevo. La hoja de cálculo, como paradigma, obliga a decidir la dimensionalidad desde el inicio de su creación, aunque suele ser más natural tomar estas decisiones una vez que el modelo de hoja de cálculo ha madurado. El deseo de agregar y eliminar dimensiones también surge en los análisis paramétricos y de sensibilidad. [ 61 ] [ 62 ]
  • La colaboración en la creación de fórmulas de hojas de cálculo puede resultar difícil cuando dicha colaboración se produce a nivel de celdas y direcciones de celda.

Otros problemas asociados con las hojas de cálculo incluyen: [ 63 ] [ 64 ]

  • Algunas fuentes abogan por el uso de software especializado en lugar de hojas de cálculo para algunas aplicaciones (presupuesto, estadísticas) [ 65 ] [ 66 ] [ 67 ]
  • El formato de archivo xls de Microsoft , que era el formato de archivo predeterminado utilizado en versiones anteriores a 2007, tenía un límite de capacidad de 65 536 filas por 256 columnas (2¹⁶ y 2⁸ respectivamente ). [ 68 ] Esto representa un problema para quienes utilizan conjuntos de datos más grandes y puede provocar la pérdida de datos. A pesar del tiempo transcurrido, un ejemplo reciente es la pérdida de casos positivos de COVID-19 en las estadísticas británicas de septiembre y octubre de 2020, cuando se utilizó el formato de archivo xls de Microsoft en un sistema informático antiguo. [ 69 ]
  • Falta de auditoría y control de revisiones . Esto dificulta determinar quién modificó qué y cuándo. Esto puede generar problemas de cumplimiento normativo. La falta de control de revisiones aumenta considerablemente el riesgo de errores debido a la imposibilidad de rastrear, aislar y probar los cambios realizados en un documento. Las hojas de cálculo modernas incluyen control de revisiones.
  • Falta de seguridad . Las hojas de cálculo carecen de controles sobre quién puede ver y modificar datos específicos. Esto, sumado a la falta de auditoría mencionada anteriormente, puede facilitar que alguien cometa fraude . [ 70 ]
  • Debido a su estructura poco definida, es fácil que alguien introduzca un error , ya sea accidental o intencionalmente, al ingresar información en el lugar equivocado o al expresar dependencias entre celdas (como en una fórmula) de manera incorrecta. [ 61 ] [ 71 ] [ 72 ]
  • El resultado de una fórmula (por ejemplo, "=A1*B1") se aplica solo a una celda (es decir, la celda donde se encuentra la fórmula, en este caso C1), aunque puede extraer datos de muchas otras celdas, incluso fechas y horas en tiempo real. Esto significa que, para realizar un cálculo similar en una matriz de celdas, se debe repetir una fórmula casi idéntica (pero ubicada en su propia celda de salida) para cada fila de la matriz de entrada. Esto difiere de una fórmula en un programa informático convencional, que normalmente realiza un único cálculo que aplica a todas las entradas sucesivamente. En las hojas de cálculo actuales, esta repetición forzada de fórmulas casi idénticas puede tener consecuencias negativas desde el punto de vista del control de calidad y suele ser la causa de muchos errores. Algunas hojas de cálculo utilizan fórmulas de matriz para solucionar este problema.
  • Intentar gestionar el enorme volumen de hojas de cálculo que pueden existir en una organización sin la seguridad adecuada, registros de auditoría, la introducción involuntaria de errores y otros aspectos mencionados anteriormente puede resultar abrumador.

Si bien existen herramientas integradas y de terceros para aplicaciones de hojas de cálculo de escritorio que solucionan algunas de estas deficiencias, el conocimiento y el uso de las mismas son generalmente bajos. Muchos profesionales del sector financiero desconocen cómo se auditan sus hojas de cálculo; solo el 6 % invierte en una solución de terceros. [ 73 ]

Riesgo de hoja de cálculo

El riesgo de las hojas de cálculo es el riesgo asociado con la obtención de un valor materialmente incorrecto de una aplicación de hoja de cálculo que se utilizará para tomar una decisión relacionada (generalmente basada en números). Ejemplos incluyen la valoración de un activo , la determinación de cuentas financieras , el cálculo de dosis de medicamentos o el tamaño de una viga de carga para ingeniería estructural. El riesgo puede surgir de ingresar valores de datos erróneos o fraudulentos, de errores (o cambios incorrectos) dentro de la lógica de la hoja de cálculo o la omisión de actualizaciones relevantes (por ejemplo, tipos de cambio desactualizados ). Algunos errores de instancia única han superado los US$1.000  millones. [ 74 ] [ 75 ] Debido a que el riesgo de las hojas de cálculo está vinculado principalmente a las acciones (o inacciones) de las personas, se define como una subcategoría del riesgo operacional .

A pesar de esto, una investigación [ 76 ] llevada a cabo por ClusterSeven reveló que alrededor de la mitad (48%) de los ejecutivos de alto nivel y gerentes sénior de empresas que reportan ingresos anuales superiores a 50 millones de libras esterlinas dijeron que no había controles de uso o que los procesos manuales sobre el uso de hojas de cálculo en las empresas eran deficientes. [ 76 ] [ 77 ]

En 2013, Thomas Herndon , estudiante de posgrado de economía en la Universidad de Massachusetts Amherst , encontró importantes fallos de codificación en la hoja de cálculo utilizada por los economistas Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff en Growth in a Time of Debt , un influyente artículo de revista de 2010 que se utilizó ampliamente como justificación para impulsar los programas de austeridad europeos de 2010-2013. [ 78 ]

Véase también

Notas

  1. ↑ Esto es evidentemente un acrónimo inverso , ya que el nombre también es una combinación de los nombres de los desarrolladores.

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  • Preguntas frecuentes sobre hojas de cálculo de comp.apps por Russell Schulz
  • Ampliando el concepto de hoja de cálculo por Jocelyn Paine
  • La hoja de cálculo  : su primera informatización (1961-1964) por Richard Mattessich
  • Historia de CICS e introducción al IBM 3270 por Bob Yelavich
  • Artículo sobre Autoplan y Autotab archivado el 7 de diciembre de 2019 en Wayback Machine por Creative Karma.
  • Hojas de cálculo en la ciencia
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