Comunicación superior-subordinado

En una organización, la comunicación se produce entre miembros de diferentes posiciones jerárquicas . La comunicación superior-subordinado se refiere a las interacciones entre los líderes organizacionales y sus subordinados y cómo trabajan juntos para lograr objetivos personales y organizacionales ^{[ 1 ].} Una comunicación ascendente y descendente satisfactoria es esencial para el éxito de una organización porque reduce la brecha entre superiores y subordinados al aumentar los niveles de confianza, apoyo y la frecuencia de sus interacciones.

En un entorno laboral, las órdenes que los superiores dan a los subordinados son la forma más básica de comunicación descendente. Estas se suelen dar a través de manuales y guías, comunicación oral y/o órdenes escritas. Otros ejemplos de medios de comunicación descendente son los folletos informativos, los tablones de anuncios para empleados, los informes de los empleados y los foros de reuniones. ^{[ 2 ]} Los subordinados reaccionan con mayor eficacia a aquellos asuntos que consideran de mayor interés personal para el jefe. ^{[ 3 ]} Entre las diversas órdenes, políticas, prácticas y sugerencias que provienen de arriba, los subordinados seleccionan aquellas que mejor se ajustan a su percepción del carácter, la motivación personal y el estilo de sus jefes, y les dan prioridad. ^{[ 4 ]} Otras dos formas de comunicación descendente son cuando un cliente da órdenes a un proveedor y cuando los accionistas instruyen a la dirección para que haga ciertas cosas. ^{[ 5 ]}

• Implementación de metas, estrategias y objetivos : Este tipo de comunicación implica transmitir información nueva que mantenga a los subordinados alineados con la mentalidad de sus superiores y de la organización. Esto ayuda a guiar a los subordinados para que alcancen las metas y objetivos organizacionales. Los gerentes suelen utilizar métodos descendentes para controlar el flujo de información y comunicar decisiones o políticas organizacionales. ^{[ 6 ]}
• Instrucciones y justificación del trabajo: El primer objetivo es proporcionar a los subordinados lo que la organización desea lograr, mientras que el segundo es ayudarlos a realizar las tareas con éxito. La coordinación de los objetivos individuales y departamentales ayuda a las personas a comprender las aspiraciones de la empresa. Procedimientos y prácticas: Este tipo de comunicación incluye la concepción más básica de la comunicación descendente. Los superiores comunican las políticas, los procedimientos, las restricciones y los paquetes de compensación preestablecidos de la empresa. El objetivo general es crear un sentido de expectativas y requisitos en la mente del subordinado.
• Retroalimentación del desempeño : Para que los procedimientos y prácticas contribuyan a la uniformidad dentro de los límites organizacionales, los informes de progreso, tanto individuales como departamentales, y las evaluaciones ayudan a comunicar el desempeño general de los subordinados en relación con los estándares de la organización. Al brindar retroalimentación del desempeño, los superiores siempre deben considerar cómo podrían reaccionar los subordinados y cómo se puede interpretar la información si la evaluación no es completamente positiva. "Los hallazgos sugieren la importancia de preparar a los gerentes para posibles respuestas agresivas por parte de los empleados, animándolos a brindar retroalimentación negativa de una manera que minimice la probabilidad de agresión y considerando modelos alternativos con respecto a las prácticas de evaluación". ^{[ 7 ]}
• Socialización : El último propósito de la comunicación descendente es transmitir un sentido de pertenencia a los subordinados para fomentar su integración en la cultura organizacional. Esto puede incluir motivarlos a asistir a eventos especiales patrocinados por la organización.

^{[ 8 ]} En un estudio realizado por John Anderson y Dale Level, se citaron los siguientes beneficios de una comunicación descendente eficaz:

• Mejor coordinación
• Mejora del rendimiento individual mediante el desarrollo de la participación inteligente.
• Mejora de la moral
• Mejores relaciones con los consumidores
• Mejora de las relaciones laborales. ^{[ 9 ]}

Para que la comunicación descendente sea efectiva, el superior debe mantener el respeto y la concisión al dar órdenes, asegurarse de que el subordinado comprenda claramente las instrucciones y reconocer el desempeño admirable.

La comunicación ascendente es el proceso de transmitir información desde los niveles inferiores de una organización a los niveles superiores. Incluye juicios, estimaciones, propuestas, quejas, reclamaciones, apelaciones, informes, etc., de los subordinados a los superiores. Es muy importante porque sirve como respuesta al éxito de la comunicación descendente. La gerencia aprende qué tan bien sus políticas, planes, estrategias y objetivos son adoptados por quienes trabajan en los niveles inferiores de la organización . ^{[ 10 ]} El flujo de información ascendente puede ser muy beneficioso para una organización, especialmente cuando es fomentado por la gerencia. Cuando un gerente está abierto a la comunicación ascendente, ayuda a fomentar la cooperación, obtener apoyo y reducir la frustración.

El canal de comunicación es una vecindad con la comunicación ascendente. Ciertos canales se ignoran fácilmente, lo que puede hacer que los subordinados estén menos satisfechos con la comunicación ascendente. Un subordinado que está satisfecho con su comunicación ascendente tendrá menos aprensión al comunicarse con sus superiores que un subordinado que no está satisfecho con la suya. ^{[ 11 ]}

La comunicación abierta entre superiores y subordinados es una forma eficaz de generar confianza dentro de la empresa. La manera más efectiva de implementarla es que la gerencia mantenga conversaciones regulares cara a cara con los empleados para expresar su interés por el trabajo que realizan. Es importante que la gerencia reconozca las contribuciones individuales de cada empleado a la organización y les brinde retroalimentación sobre sus logros y áreas de mejora. Esta comunicación abierta permite que los empleados se sientan más cómodos al compartir cualquier problema personal que estén experimentando dentro de la organización. ^{[ 12 ]}

Se ha descubierto que los empleados que tienen una comunicación abierta con sus superiores están más satisfechos con sus trabajos que aquellos que no la tienen. La apertura en la comunicación requiere tanto apertura en el envío como en la recepción de mensajes entre superiores y subordinados. ^{[ 1 ]} Lograr la apertura en el envío de mensajes requiere una honestidad total, ya sean buenas o malas noticias. Ciertos tipos de mensajes facilitan mejor la comunicación abierta. Los mensajes de supervisión son preferibles tanto para superiores como para subordinados cuando son alentadores o recíprocos, en lugar de respuestas neutrales o negativas. La apertura en la recepción de mensajes requiere la voluntad de escuchar el mensaje sin sacar conclusiones precipitadas, incluso cuando el mensaje no es lo que se quería oír. Una relación de comunicación abierta se diferencia de una cerrada por las reacciones y los tipos de retroalimentación que se dan, no por el mensaje en sí. ^{[ 1 ]} Los subordinados en una relación de comunicación cerrada con su superior son más propensos a responder negativamente a la retroalimentación del superior que aquellos que tienen una comunicación más abierta con su superior.

Se ha propuesto que quienes realizan tareas específicas a diario en el trabajo son más eficaces para determinar cómo mejorar las cosas en una organización que la alta dirección, que rara vez se ocupa de las tareas cotidianas de la empresa. Todos en la organización se benefician del Plan Scanlon mediante métodos de participación en las ganancias . Este plan permite que todos los empleados tengan una mentalidad más abierta respecto a las decisiones que se proponen dentro de la organización, al darles voz en la gestión de las cosas. [2]

Mantener la relación entre superior y subordinado variará considerablemente según las expectativas de cada uno. Algunos se conformarán con nada menos que una amistad cercana con su superior. Otros se centrarán principalmente en mantener una relación profesional. Quienes no se lleven bien con sus superiores podrían centrarse simplemente en mantener una relación cordial. La relación particular entre superior y subordinado requiere estrategias de mantenimiento específicas, ya que algunas típicas, como la evasión, son inaceptables. ^{[ 13 ]} Existen cuatro tipos comunes de estrategias de mantenimiento de la relación para esta variante. En primer lugar, están las interacciones informales, como las bromas y las conversaciones ajenas al trabajo que enfatizan la creación de una amistad. También están las interacciones formales, como la cortesía y el respeto a la autoridad del superior, que ayudan a crear una relación profesional superior-subordinado. Asimismo, existen tácticas que permiten al subordinado impresionar al superior, como la reticencia a dar malas noticias o la demostración de entusiasmo. La última estrategia de mantenimiento de la relación incluye la discusión abierta sobre la relación con el superior, incluyendo la comunicación explícita de cómo se desea ser tratado en el lugar de trabajo. ^{[ 13 ]}

La retroalimentación permite el crecimiento en diversas áreas tanto para superiores como para subordinados. ^{[ 14 ]} El uso de la retroalimentación como herramienta relacional permite una variedad de resultados positivos.

Para subordinados:

• Promoción/Aumento
• Desarrollo de habilidades
• Mejor comunicación con el jefe
• Mayor motivación para rendir bien y mejorar.
• Autoidentificación con la organización

Para Superior:

• Revisar los procesos de selección, la formación, los requisitos de promoción, etc.
• Analiza el potencial beneficio que los empleados pueden aportar a la organización.
• Influir en los hábitos de trabajo positivos de los empleados

La retroalimentación efectiva debe estar enfocada en el panorama general, ser conductual, específica y abarcar tanto aspectos positivos como negativos. ^{[ 15 ]}

• Comunicación
• Jerarquía
• Satisfacción laboral
• Gestión
• Cultura organizacional
• Comentario

9. McPhee, R. (2011). Comunicación y conocimiento organizacional: cuestiones contemporáneas para la teoría y la práctica. Londres: Routledge.

10. Harbour, S. (s.f.). Cómo mejorar la apertura en el trabajo. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de http://smallbusiness.chron.com/improve-openness-work-31800.html Admin. "Aumento de la productividad con el plan Scanlon". Ideas de RRHH y marketing. Consultado el 20 de octubre de 2017. http://marketinghrdpresentation.com/apps25/2010/07/30/increasing-productivity-with-scanlon-plan/ .