Gestión de gastos

La gestión de gastos es un sistema informático para procesar, pagar y auditar los gastos de los empleados de una organización. Estos gastos incluyen, entre otros, los de viajes y representación. La gestión de gastos abarca las políticas y los procedimientos que rigen dichos gastos, así como las tecnologías y los servicios utilizados para procesar y analizar los datos asociados.

El software para gestionar los procesos de reclamación, autorización, auditoría y reembolso de gastos puede adquirirse de organizaciones que ofrecen licencias de software, servicios de implementación y soporte, o bien, de proveedores de software como servicio (SaaS). Estos proveedores ofrecen aplicaciones web bajo demanda, gestionadas por terceros, para mejorar la productividad en la gestión de gastos.

La automatización de la gestión de gastos tiene dos aspectos: el proceso que sigue un empleado para completar una solicitud de reembolso de gastos (por ejemplo, registrar un recibo de hotel o enviar los registros del teléfono móvil) y la actividad que el personal de contabilidad o finanzas lleva a cabo para procesar la solicitud dentro del sistema financiero .

Por lo general, un proceso manual implica que un empleado complete un informe de gastos en papel, hoja de cálculo o interfaz gráfica de usuario, que luego envía, junto con las facturas (recibos) correspondientes, a un gerente u otro responsable de control para su aprobación. Una vez que el gerente aprueba el informe, lo remite al departamento de contabilidad para su procesamiento. El personal de contabilidad ingresa cada partida de gasto en el sistema financiero de la empresa antes de archivar el informe y los recibos . En una implementación de Software como Servicio (SaaS), estos procesos están en gran medida automatizados y los procesos de envío y aprobación se realizan electrónicamente.

La automatización de la gestión de gastos permite a las organizaciones reducir significativamente los costos de transacción y mejorar el control administrativo al registrar, calcular y procesar los gastos corporativos. Investigaciones independientes que evalúan el uso de sistemas automatizados de gestión de gastos han confirmado que el costo de procesar una solicitud de reembolso de gastos disminuye a medida que aumenta el nivel de automatización.

Las organizaciones pueden automatizar sus procesos de gestión de gastos por razones tales como el cumplimiento normativo, la reducción de costes, el control y la productividad de los empleados. ^{[ 1 ]}

Las estrategias empresariales se adaptan a los distintos tipos de gestión de gastos:

• Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo pueden ser una forma fácil y económica de llevar un registro de los gastos, pero aún así requieren recibos en papel que pueden perderse o dañarse. Además, este método puede ser laborioso y confuso si los empleados no tienen experiencia con hojas de cálculo.
• Formularios en papel: Los formularios en papel funcionan bien con recibos en papel. Además, es una forma económica de gestionar los informes de gastos. Sin embargo, esto puede implicar mucho trabajo manual de registro y seguimiento de estos informes para los empleados, los aprobadores y las personas que deben pagar las facturas en el departamento de contabilidad.
• Software: El software reduce la carga de trabajo, pero también puede resultar más costoso al principio. Según el informe de Aberdeen Group, "Gestión de gastos de viaje y representación de primera clase: cómo lo hacen" ^{[ 2 ],} el software puede resolver los principales problemas de cumplimiento, trabajo manual, tiempo de aprobación y el costo general de la presentación de informes de gastos.

• Gestión de viajes corporativos