Gestión de viajes corporativos

La gestión de viajes corporativos es la función de administrar el enfoque estratégico de una empresa en materia de viajes (política de viajes), las negociaciones con todos los proveedores , el funcionamiento diario del programa de viajes corporativos, la seguridad de los viajeros , la gestión de tarjetas de crédito y la gestión de datos de viajes y gastos.

No se debe confundir la gestión de viajes corporativos (CTM) con el trabajo de una agencia de viajes tradicional . Si bien las agencias brindan servicios de viaje cotidianos a clientes corporativos, son el brazo ejecutor de lo que la corporación ha negociado y establecido en sus políticas. En otras palabras, la CTM decide la clase de servicio en la que los empleados pueden volar, negocia tarifas corporativas con aerolíneas y hoteles, y determina cómo se utilizarán las tarjetas de crédito corporativas. La agencia, por otro lado, realiza la reserva propiamente dicha dentro de los parámetros establecidos por la corporación.

Para muchas empresas, los gastos de viaje y representación representan el segundo gasto anual controlable más alto, solo superado por los salarios y beneficios, y suelen ser superiores a los gastos de TI o inmobiliarios. Estos gastos no se limitan únicamente a los viajes ( aeropuerto , tren , hotel , alquiler de coches , ferry/barco, etc.), sino que incluyen todos los costos incurridos durante los viajes, como comidas para el personal y los clientes, tarifas de taxi, propinas, obsequios para clientes, suministros (materiales y servicios de oficina), etc. Además, este ámbito suele abarcar la gestión de reuniones, la seguridad de los viajeros, así como la gestión de datos de tarjetas de crédito y de viajes en general.

La gestión de estos costes suele estar a cargo del responsable de viajes corporativos, una función que puede formar parte del departamento de finanzas , recursos humanos , compras o servicios administrativos.

Una gestión eficaz de los viajes corporativos va más allá del simple control de costes; desempeña un papel fundamental en la mejora de la satisfacción y la retención de los empleados. Las políticas de viaje adaptadas a las necesidades de la plantilla pueden mejorar significativamente la satisfacción laboral al reducir el estrés relacionado con los viajes y garantizar que los empleados se sientan valorados y atendidos durante los mismos. Además, el análisis avanzado y la gestión de datos de viaje permiten a las empresas tomar decisiones informadas que pueden conducir a una planificación de viajes más estratégica y a posibles ahorros.

A medida que las empresas se globalizan cada vez más, la capacidad de gestionar los viajes de forma eficaz se convierte en una ventaja competitiva, que permite a las compañías cultivar relaciones importantes con los clientes y facilitar interacciones esenciales cara a cara en un mundo cada vez más digital.

Muchas empresas, especialmente las grandes multinacionales (MNC), optan por la consolidación global de sus compras de viajes. En otras palabras, pueden optar por confiar la gestión integral de sus viajes a una única agencia de gestión de viajes (TMC). Esto casi siempre se realiza mediante una solicitud de propuestas (RFP) global, a través de la cual la empresa invita a las principales TMC a participar. El proceso y la selección de la TMC pueden durar varios meses. Una vez que la empresa ha elegido su TMC, esta se encargará de gestionar sus viajes a nivel mundial. Por supuesto, puede haber excepciones en ciertos países.

Las ventajas de una consolidación global radican en el volumen de operaciones: la empresa podrá aportar la ventaja de la presencia global al negociar con proveedores. Estas negociaciones podrían incluir aerolíneas, cadenas hoteleras, hoteles individuales (por motivos específicos), empresas de alquiler de coches, etc. El objetivo principal de la consolidación global es generar ahorros en el presupuesto de gastos de viaje y representación de la empresa.

La implementación de la gestión de viajes corporativos suele delegarse a las Empresas de Gestión de Viajes (TMC). Una TMC gestionará el programa de viajes corporativos o de negocios de una organización. Suelen proporcionar una herramienta de reserva en línea, ^{[ 1 ]} una aplicación móvil, equipos de gestión y consultoría de programas, servicios de viajes ejecutivos, apoyo para reuniones y eventos, funcionalidad de informes y, potencialmente, otros servicios. Históricamente, estas empresas han utilizado Sistemas de Distribución Global (GDS) para reservar viajes para sus clientes, aunque estos sistemas ya no proporcionan contenido completo, por lo que estas deficiencias deben cubrirse con contenido agregado adicional, no perteneciente a los GDS. ^{[ 2 ]} Esto permite al consultor de viajes comparar diferentes itinerarios y costes mostrando la disponibilidad en tiempo real, lo que permite a los usuarios acceder simultáneamente a las tarifas de billetes de avión, habitaciones de hotel y coches de alquiler . ^{[ 3 ]}

Travel Management Lite es una versión simplificada de una solución de gestión de viajes corporativos, utilizada generalmente por pymes y empresas en crecimiento que no requieren soluciones extensas o personalizadas como las que ofrecen las agencias de gestión de viajes (TMC). La principal ventaja de una solución Lite es que mejora la transparencia en tiempo real del gasto en viajes en toda la empresa y proporciona acceso a las aplicaciones móviles y web necesarias para reservar y gestionar los viajes de la compañía. Esto permite a los viajeros de negocios, asistentes y gestores de viajes reservar de forma más eficiente y acceder a la asistencia más rápidamente que si utilizaran diferentes sitios web de reservas de ocio o agencias de viajes tradicionales. ^{[ 4 ]}

Una gran parte de la gestión del transporte corporativo abarca la Gestión del Transporte Terrestre (GTM), que es proporcionada por agencias de viajes de negocios y proveedores de software B2B para que los clientes corporativos consoliden y simplifiquen la gestión de sus proveedores de transporte terrestre , principalmente para optimizar los costos de viaje, la programación y la organización. ^{[ 5 ]}

En el sistema de gestión de viajes corporativos, las empresas GTM desempeñan un papel de agregadores o centros virtuales para todos los servicios relacionados con el transporte terrestre. Actúan como mediadores utilizando bases de datos, sistemas de distribución global (GDS) y diversas plataformas relacionadas con la industria, como compañías de taxis y viajes compartidos, ^{[ 6 ]} flotas corporativas, transporte público y otras alternativas para encontrar viajes óptimos para los usuarios. ^{[ 7 ] [ 8 ]}

Sin embargo, en el siglo XXI, la actividad de los GTM no se limita a la búsqueda en bases de datos o a la comparación de precios de referencia para necesidades de transporte, sino que abarca un amplio espectro de categorías de negocios que incluyen asistencia en viajes, contabilidad, gestión de gastos y análisis de viajes, entre otros. ^{[ 5 ]}

Al igual que en otros tipos de empresas de gestión de transporte, la calidad del software de la empresa y su integración con la nube siguen siendo fundamentales para la coordinación del flujo de transporte mediante la ampliación de la gama de proveedores y servicios a las necesidades de los clientes corporativos.

Algunos ejemplos de empresas en esta categoría son Gett , AMEX GBT , Amadeus, junto con aquellas en la gestión de gastos empresariales como Coupa , Expensify y ExpenseOut.

Al igual que la mayoría de las empresas relacionadas con el turismo y la economía de los viajes, el sector de negocios GMT se ha visto gravemente afectado por la pandemia de COVID-19 y las restricciones de viaje en muchos países del mundo. ^{[ 7 ] [ 9 ]} Sin embargo, con la vacunación en marcha en muchos países, el sector GTM ha mostrado algunos signos de recuperación. ^{[ 10 ] [ 11 ]}

Según la norma ISO 31030, ^{[ 12 ]} la gestión de riesgos en viajes es un marco estructurado y basado en la evidencia que ayuda a las organizaciones a mitigar los peligros asociados a los viajes de negocios. Establece las políticas, los procedimientos y la gobernanza necesarios para identificar, evaluar y tratar los riesgos relacionados con los viajes. Este enfoque sistémico garantiza que los empleadores cumplan con sus obligaciones éticas y legales de proteger a su personal. La norma ISO puede descargarse del sitio web de ISO para su implementación en una organización.

La norma ISO exige medidas para controlar los riesgos de viaje. El objetivo no es reducir el riesgo a cero, ya que esto es imposible, sino hacerlo manejable y aceptable. Estas contramedidas no siempre son fáciles de implementar para todas las organizaciones. La implementación de estas medidas puede facilitarse mediante empresas de gestión de riesgos de viaje (TRM). Algunos ejemplos de empresas de gestión de riesgos de viaje son Centre for Safety and Development (CSD) ^{[ 13 ]} , International SOS , Crisis 24 y Control Risks ^{[ 14 ]} .