Sala de datos virtual

Una sala de datos virtual (a veces llamada VDR o sala de transacciones ) es un repositorio de información en línea que se utiliza para almacenar y distribuir documentos. En muchos casos, una sala de datos virtual se utiliza para facilitar el proceso de diligencia debida durante una transacción de fusiones y adquisiciones , sindicación de préstamos o transacciones de capital privado y capital de riesgo . Este proceso de diligencia debida tradicionalmente ha utilizado una sala de datos física para la divulgación de documentos. Por razones de costo, eficiencia y seguridad, las salas de datos virtuales han reemplazado ampliamente a las salas de datos físicas más tradicionales. ^{[ 1 ] [ 2 ]}

Una sala de datos virtual es una extranet a la que los licitadores y sus asesores tienen acceso a través de internet. Una extranet es esencialmente un sitio web con acceso controlado y limitado, que utiliza un inicio de sesión seguro proporcionado por el proveedor, el cual puede ser desactivado en cualquier momento si un licitador se retira. Gran parte de la información divulgada es confidencial y se aplican restricciones a la capacidad del usuario para compartirla con terceros (mediante reenvío, copia o impresión). Esto puede aplicarse eficazmente para proteger los datos mediante la gestión de derechos digitales . ^{[ 3 ]}

La sala de datos virtual proporciona acceso a documentos seguros para usuarios autorizados a través de un sitio web específico o mediante aplicaciones de agente seguras.

En el proceso de fusiones y adquisiciones, la sala de datos se configura como parte del repositorio central de datos relativos a las empresas o divisiones que se adquieren o venden. Esta sala permite a las partes interesadas consultar información relacionada con el negocio en un entorno controlado donde se preserva la confidencialidad. Tradicionalmente, esto se lograba mediante la creación de una sala de datos física supervisada en instalaciones seguras con acceso controlado. En la mayoría de los casos, con una sala de datos física, solo un equipo de licitadores puede acceder a ella a la vez. Una sala de datos virtual está diseñada para ofrecer las mismas ventajas que una sala de datos convencional (control de acceso, visualización, copia e impresión, etc.) con menos inconvenientes. Debido a su mayor eficiencia, muchas empresas e industrias han optado por utilizar salas de datos virtuales en lugar de físicas. En 2006, un portavoz de una empresa que configura salas de negociación virtuales afirmó que el proceso redujo el tiempo de licitación en aproximadamente treinta días en comparación con las salas de datos físicas. ^{[ 4 ]}

En el proceso de captación de fondos para startups, se crea una sala de datos virtual que sirve como centro de datos clave, documentos e información financiera. Estos se comparten con inversores de capital riesgo e inversores ángeles, lo que les permite agilizar el proceso de diligencia debida.

Cualquier empresa que maneje datos privados puede utilizar VDR cuando se requiera un procesamiento seguro de transacciones . Esto incluye a las instituciones financieras que necesitan negociar información confidencial de clientes sin la participación de terceros. Tradicionalmente, los VDR se han utilizado para OPV y la gestión de activos inmobiliarios . Las empresas tecnológicas pueden utilizarlos para intercambiar y revisar código o datos confidenciales necesarios para sus operaciones. Lo mismo ocurre con los clientes, quienes confían su valioso código únicamente a las personas más cualificadas de la organización. El código no es algo que se pueda imprimir y guardar en una carpeta. Reside en un ordenador y debe utilizarse de forma conjunta.

VDR puede aplicarse en cualquier empresa que gestione datos en forma de documentos, especialmente en despachos de abogados, asesores financieros o el sector B2B. Estos últimos trabajan con documentos que deben manejarse y controlarse con estricta confidencialidad, y resulta difícil almacenarlos de forma segura en un servidor al que otras personas pueden acceder. Además, en el sector B2B, es fundamental cerrar acuerdos lo antes posible: el ciclo de ventas promedio es de uno a tres meses. VDR se asemeja a un archivador con llave donde se guardan todas esas carpetas y documentos. Automatiza los cálculos de precios para evitar pérdidas de ingresos e integra inicialmente el CRM para garantizar la sincronización precisa de todos los datos de las cuentas, algo crucial para el sector B2B en particular y para las ventas en general.

Si bien las salas de datos virtuales ofrecen muchas ventajas, no son adecuadas para todos los sectores. Por ejemplo, algunos gobiernos pueden optar por seguir utilizando salas de datos físicas para compartir información altamente confidencial. El daño derivado de posibles ciberataques y filtraciones de datos supera los beneficios que ofrecen las salas de datos virtuales. En tales casos, no se considera el uso de VDR. ^{[ 5 ]} Las filtraciones de datos afectaron particularmente al sistema de salud estadounidense entre marzo de 2021 y marzo de 2022; según IBM Security, el costo de la filtración alcanzó la cifra récord de 10,1 millones de dólares. ^{[ 6 ]}