Organización virtual

Una organización virtual es una colección temporal de individuos, grupos, unidades organizativas u organizaciones enteras geográficamente dispersas que dependen de la vinculación electrónica para completar el proceso de producción (definición de trabajo). ^{[ 1 ]} Las empresas se unen para compartir habilidades o competencias centrales y recursos para responder mejor a las oportunidades de negocio , y cuya cooperación está respaldada por redes informáticas . ^{[ 2 ] [ 3 ] [ 4 ] [ 5 ] [ 6 ] [ 7 ]} Es una manifestación de redes colaborativas distribuidas . ^{[ 8 ]} Una empresa virtual es un caso particular de organización virtual. ^{[ 9 ]} Las organizaciones virtuales no representan un atributo de una empresa, sino que pueden considerarse como una forma organizativa diferente y llevan a cabo los objetivos de la ciberdiplomacia .

Desafortunadamente, es bastante difícil encontrar una definición precisa y fija de nociones fundamentales como organización virtual o empresa virtual. ^{[ 10 ]} El término organización virtual surgió de la frase "realidad virtual", cuyo propósito es simular la realidad mediante el uso de sonidos e imágenes electrónicas. ^{[ 11 ]} El término organización virtual implica las relaciones novedosas e innovadoras entre organizaciones e individuos. Tanto la tecnología como la globalización apoyan este tipo particular de organización. ^{[ 12 ]}

Virtual puede definirse como "no existe físicamente como tal, pero se hace que parezca existir mediante software " ^{[ 13 ]} , en otras palabras, "irreal pero con apariencia real" ^{[ 14 ]} . Esta definición describe con precisión el principio rector de esta organización no convencional, que externamente adopta la forma de una corporación real (convencional), pero en realidad no existe físicamente e implica un proceso completamente digital que depende de asociados web independientes ^{[ 14 ]} . Por lo tanto, las organizaciones virtuales se centran en la tecnología y relegan la presencia física a un segundo plano. Las organizaciones virtuales poseen recursos físicos limitados, ya que el valor añadido se obtiene a través del conocimiento (móvil) en lugar del equipo (inmóvil) ^{[ 11 ] .}

Las organizaciones virtuales requieren asociaciones, federaciones, relaciones, acuerdos y alianzas ^{[ 12 ]} ya que son esencialmente redes de asociación de entidades organizativas dispersas o corporaciones autogobernadas. ^{[ 14 ]}

En Estados Unidos, grupos de personas pueden reunirse en línea y celebrar acuerdos para trabajar juntas con fines de lucro, con o sin necesidad de constituir formalmente una empresa tradicional. Si bien una corporación virtual ( sociedad S o LLC ) puede requerir un agente registrado con domicilio físico, puede constituirse, operarse y disolverse sin que ninguno de sus miembros se encuentre físicamente presente. Global Healthcare Marketing and Communications, LLC (Global HMC) es un ejemplo de corporación virtual que opera a nivel mundial sin presencia física. La empresa ofrece servicios de formación médica a importantes compañías farmacéuticas y su modelo de negocio difiere significativamente del de las agencias de formación médica tradicionales con presencia física. ^{[ 15 ] [ 16 ]}

La aparición de la subcontratación en los años 80 jugó indudablemente un papel significativo, ya que su objetivo es erradicar los servicios internos improductivos y transferir la dificultad fuera de la organización. ^{[ 17 ]} La subcontratación implica necesariamente asociaciones, ya que las empresas recurren a otras entidades. Por lo tanto, este método resaltó la necesidad de alianzas y redes en un negocio y provocó un gran interés por nuevas disciplinas. De hecho, este proceso ha cambiado drásticamente la forma en que las organizaciones consideran a sus socios y ha aumentado su conciencia sobre los beneficios que pueden ofrecer las alianzas inteligentes. ^{[ 17 ]} Sin embargo, hasta principios de la década de 1980, esta estructura organizativa extremadamente burocrática (que implicaba una toma de decisiones desafiante, compleja y más lenta) se consideraba adecuada para gestionar un gran número de empleados. ^{[ 18 ]}

El término se utilizó por primera vez a principios de la década de 1990 para ilustrar el trabajo de Jan Hopland, Roger N. Nagel, William H. Davidow y Malone. ^{[ 19 ]} La siguiente tabla nos permite comprender más específicamente sus teorías ligeramente distintivas:

Como se mencionó anteriormente, aún no existe una definición universal del término organización virtual. Si bien este concepto comenzó a evolucionar hace mucho tiempo, continúa progresando en la actualidad. A continuación, podemos observar el innovador modelo de organización virtual que se centra en la creación rápida y eficiente de productos de primera clase (utilizando la competencia central de cada socio). ^{[ 18 ]}

Las organizaciones virtuales se han vuelto cada vez más comunes en el área de investigación y desarrollo, con organizaciones a menudo dispersas que forman alianzas que equivalen a un "Laboratorio de Investigación Virtual". ^{[ 20 ] [ 21 ]} Vassiliou (2007) ^{[ 22 ]} describió un amplio continuo de posibles relaciones de laboratorio virtual, que van desde la subcontratación relativamente simple por parte de una organización central hasta consorcios estrechamente unidos de entidades colaboradoras.

Varios proyectos de la Unión Europea en el marco de los Programas de Investigación y Desarrollo Tecnológico se centraron en las empresas virtuales:

• Agentes de soporte dinámico de Business Integrator para empresas virtuales (BIDSAVER) desde enero de 2000 hasta junio de 2002 ^{[ 23 ]}
• Grupo de trabajo sobre cuestiones legales avanzadas en la empresa virtual (ALIVE) desde enero de 2000 hasta diciembre de 2002 ^{[ 24 ]}
• Cuestiones legales para el avance de las tecnologías de la sociedad de la información (LEGAL-IST) desde abril de 2004 hasta marzo de 2007 ^{[ 25 ]}
• Iniciativa europea de liderazgo de organizaciones colaborativas en red (ECOLEAD) desde abril de 2004 hasta marzo de 2008 ^{[ 26 ]}
• Infraestructura de servicios integrados orientada a procesos seguros para empresas en red (SPIKE) desde enero de 2008 hasta diciembre de 2010 ^{[ 27 ]}
• Red empresarial glocal centrada en la colaboración orientada al cliente ( GloNet ) desde septiembre de 2011 hasta agosto de 2014 ^{[ 28 ]}
• Innovación empresarial y entorno empresarial virtual (BIVEE) desde septiembre de 2011 hasta agosto de 2014 ^{[ 29 ]}
• Algunos negocios virtuales operan exclusivamente en un mundo virtual . Entornos como Second Life tienen suficiente actividad económica para ser viables para el comercio y se puede vivir de la venta de propiedades, productos y servicios virtuales a clientes virtuales en estos mundos virtuales. ^{[ 30 ]}

Otro ejemplo de organización virtual se encuentra en los Laboratorios Federados del Laboratorio de Investigación del Ejército de los Estados Unidos , o "Fedlabs". Estos se iniciaron en 1996 y representaron colaboraciones estrechas entre el ARL y varias organizaciones industriales y académicas, así como diversas entidades sin fines de lucro. Los tres primeros FedLabs se centraron en Pantallas Avanzadas, Sensores Avanzados y Telecomunicaciones. Cada FedLab era un gran consorcio, con un líder industrial general y un líder del ARL. Los acuerdos de cooperación que conformaron los FedLabs fueron algo inusuales, ya que el ARL no era un mero financiador de la investigación, sino un participante activo del consorcio. ^{[ 31 ] [ 32 ]}

Una descripción general de proyectos relacionados (hasta 2005) se puede encontrar en un libro de Camarinha-Matos et al. (2005). ^{[ 33 ]}

Desde 1999, la Federación Internacional para el Procesamiento de la Información (IFIP) y la Sociedad de Redes Colaborativas (SOCOLNET) patrocinaron una conferencia anual llamada Conferencia de Trabajo sobre Empresas Virtuales ( PRO-VE ). ^{[ 34 ]}

En las últimas dos décadas, hemos presenciado una importante transición de una economía industrial a una economía de la información. Esto ha propiciado el desarrollo de nuevas tecnologías para aprovechar la economía de la información. Las empresas virtuales permiten a las empresas especializarse y ser flexibles dentro de sus entornos. Este modelo de negocio se ha aplicado a la subcontratación y las cadenas de suministro, así como a los consorcios temporales. Dado que la formación de empresas virtuales es un proceso complejo, se ha desarrollado una nueva forma de soporte tecnológico. El sistema de soporte más ambicioso pretende automatizar parte del proceso de creación, así como la operación de estas empresas. ^{[ 35 ]} Una visión general completa del estado del arte, los métodos y las herramientas se puede encontrar en Camarinha-Matos et al. (2008). ^{[ 36 ]}

Como ocurre con todo tipo de empresas, las empresas virtuales presentan tanto ventajas como desafíos. Entre las ventajas se incluyen conexiones más económicas con los proveedores, mayores oportunidades para generar ingresos, operaciones más eficientes y una reducción de los costes administrativos. Los desafíos a los que se enfrentan las empresas virtuales son: usuarios sin experiencia, seguridad, control de gastos y el nivel de incorporación necesario para crear una organización virtual exitosa. ^{[ 37 ]}

Ejemplos de empresas virtuales en Internet incluyen Virtual Music Enterprises (desde aproximadamente 2004 hasta 2010) ^{[ 38 ]} y Virtual Enterprise California, que forma parte del grupo educativo Virtual Enterprises, International. ^{[ 39 ]}

Debido a que una organización virtual se considera una organización colaborativa en red (OCR), su ciclo de vida organizacional es diferente en términos del tiempo dedicado a la creación (etapa empresarial) y disolución (declive). ^{[ 40 ]} El ciclo de vida de la OCR incluye las etapas: ^{[ 41 ]}

• Creación (inicio y fundación): Durante el inicio se elabora un plan estratégico para la etapa operativa y la fundación de la CNO se lleva a cabo mediante la constitución y la puesta en marcha efectiva.
• Operación: Ejecución de las operaciones dentro del alcance definido en el plan estratégico.
• Evolución: El contexto de las organizaciones virtuales está cambiando rápidamente y, por lo tanto, en la continua evolución de su funcionamiento dentro del plan estratégico actual, esto implica pequeñas modificaciones.
• Metamorfosis o disolución: Debido a que las CNO han adquirido una experiencia significativa durante su vida relativamente corta (en comparación con las organizaciones tradicionales ), conservan el conocimiento transformándose en una nueva organización (cambiando su forma) con un nuevo propósito.

Las organizaciones virtuales se apoyan en tecnologías primarias como Internet y la World Wide Web , EDI , telecomunicaciones , correos electrónicos , software colaborativo y videoconferencias . ^{[ 42 ]}

Las tecnologías de gestión del conocimiento que ayudan a las organizaciones virtuales comprenden: ^{[ 42 ]}

• Tecnologías colaborativas
• Lenguaje de marcado extensible (XML)
• Intranets y extranets
• Dispositivos personales
• Tecnologías inalámbricas
• Realidad virtual (RV)
• Portales

El EDI puede constituir una herramienta útil para las organizaciones virtuales, ya que transfiere información (en un formato adecuado que un ordenador puede utilizar directamente) de un ordenador a otro sin necesidad de intervención humana. El EDI puede ser beneficioso para las organizaciones virtuales de diversas maneras, ya que facilita el intercambio de información entre los colaboradores y lo hace más eficiente que con la transferencia no electrónica: mejor gestión de inventario y rendimiento de envíos , ahorro de tiempo y reducción de errores gracias a que los datos solo deben introducirse una vez, así como un aumento en la velocidad y precisión de los procesos. Sin embargo, el uso de EDI no es la opción óptima para facilitar la comunicación dentro de una organización virtual, ya que carece de la flexibilidad necesaria para reacciones rápidas. ^{[ 43 ]}

Las organizaciones virtuales pueden beneficiarse de los sistemas de software colaborativo , ya que estos proporcionan un núcleo de información compartido a los socios y una plataforma para colaborar independientemente de la ubicación física de los empleados. De esta forma, los sistemas de software colaborativo pueden ayudar a los empleados a realizar un seguimiento del progreso del trabajo y a cooperar en el proyecto sin preocuparse por las barreras geográficas. Sin embargo, al igual que el EDI , el software colaborativo no es la opción ideal para facilitar la comunicación dentro de una organización virtual, ya que no le permitiría formar rápidamente una alianza para responder a una oportunidad de mercado , aunque ofrece mayor flexibilidad que el EDI . ^{[ 43 ]}

Muchas empresas virtuales han optado por la WWW, basada en internet, para apoyar la comunicación organizacional , ya que constituye una alternativa práctica a la inflexibilidad del EDI y el software colaborativo . Si bien facilitar la comunicación entre los miembros de las organizaciones virtuales no fue el propósito inicial de la WWW , sigue siendo relevante para este tipo de organizaciones. La web permite a todos los compañeros de trabajo (incluso a los que trabajan de forma aislada) compartir sus ideas, opiniones y cualquier aspecto de una misión común, ya que fue concebida como una forma de recopilación de datos del conocimiento individual . ^{[ 43 ]}

A pesar de las ventajas que ofrece, liderar una organización virtual puede resultar bastante desafiante para quienes están acostumbrados a los grupos de trabajo convencionales. Por lo tanto, el reto de trabajar virtualmente conlleva grandes riesgos, ya que esta nueva estructura organizativa implica varios problemas. ^{[ 47 ]} Algunas personas creen erróneamente que los desafíos provienen únicamente de la gestión tecnológica , pero no debemos olvidar la importancia de las personas. Si bien la tecnología de la información ofrece una plataforma eficiente y muy beneficiosa , no debemos descuidar la necesidad, especialmente en una organización virtual, de las habilidades y la forma de colaborar de los individuos. ^{[ 48 ]}

La comunicación es un factor crucial en una organización virtual, ya que es responsable de su eficiencia e incluso de su supervivencia. Las organizaciones virtuales implican la presencia de diversos trabajadores autónomos e internacionales, lo que conlleva desafíos como las diferentes zonas horarias y las barreras lingüísticas . La colaboración entre los miembros también puede resultar bastante compleja, dado que este tipo de organización implica una interacción cara a cara mínima . Por lo tanto, en las organizaciones virtuales se observa una falta de múltiples enfoques de comunicación . ^{[ 47 ]}

La cultura constituye un elemento esencial en cualquier organización, sea del tipo que sea. Sin embargo, las organizaciones virtuales deben ser aún más vigilantes respecto a este concepto, ya que implican un liderazgo compartido entre el equipo, compuesto por trabajadores autónomos de todo el mundo. Las organizaciones virtuales deben encontrar la manera de superar las diferencias culturales , que incluyen enfoques distintos de trabajo (como el tiempo y los plazos) y de vida (la puntualidad, por ejemplo); en otras palabras, filosofías diferentes. Por lo tanto, la organización virtual debe fomentar el respeto por las diferencias entre los miembros del equipo. ^{[ 47 ]}

La gestión virtual exitosa requiere una comunicación y cooperación valiosas entre el equipo. Las percepciones entre los socios pueden ser muy diferentes y podrían generar conflictos en la gestión de la organización virtual. Por lo tanto, es fundamental que los asociados construyan una relación sólida a pesar de la distancia ^{[ 47 ].} La confianza también es crucial, ya que un liderazgo compartido entre compañeros implica la pérdida de control sobre ciertas funciones encomendadas a otros asociados ^{[ 49 ] .}

Las organizaciones virtuales dependen completamente de la tecnología, ya que se basan enteramente en internet . Es fundamental que los miembros de una asociación posean herramientas tecnológicas similares a las de sus socios. Los problemas de compatibilidad derivados del hardware y el software , como el sistema operativo y ciertos programas informáticos, pueden afectar la eficiencia de la organización virtual. Por ejemplo, la aparición de problemas de incompatibilidad (dificultad para integrar información generada con herramientas diferentes) en el hardware o el software afectaría drásticamente los procesos y el rendimiento de las organizaciones virtuales, ya que dependen de estas herramientas. Instituir, mantener y difundir un conocimiento común definido entre los socios es uno de los aspectos fundamentales para la gestión de las organizaciones virtuales. La seguridad y la protección de datos también constituyen un desafío importante, ya que toda la información relativa a las organizaciones virtuales se transmite y recopila digitalmente. ^{[ 47 ]} Las organizaciones virtuales deben realizar un control y una evaluación continuos de la tecnología utilizada para evitar quedar obsoletas y perder oportunidades. ^{[ 50 ]}

La organización virtual implica costos considerables. Entre los costos de configuración y equipo y los costos de mantenimiento, la factura puede aumentar rápidamente. También representa un desafío para medir, evaluar y realizar un seguimiento del trabajo realizado dentro de los diferentes departamentos de la infraestructura virtual. Esto puede llevar a que los socios incumplan los plazos, a la necesidad de rehacer el trabajo y, por lo tanto, a una pérdida de eficiencia y ganancias. ^{[ 47 ]}

• desarrollo distribuido
• Comunidad de práctica virtual
• Gestión virtual
• Oficina virtual
• Equipo virtual
• Voluntariado virtual

• Chakma, J., Calcagno, JL, Behbahan, A., Mojtahedian, S. ¿Es virtuoso ser virtual? El punto de vista de VC. Nature Biotechnology 27(10), 886-888 (2009).
• Raffaini, Maurizio (2001). Marco jurídico de la empresa virtual, en Proyecto Bidsaver (IST 10768), Bruselas;
• Raffaini, Maurizio (2001). La organización virtual, en Actas de la 7ª Conferencia Internacional sobre Emprendimiento Concurrente, Bremen;
• Raffaini, Maurizio (2001). Cuestiones legales del caso piloto de microsatélites, en el proyecto Bidsaver (IST 10768), Bruselas;
• Raffaini, Maurizio (2001). Cuestiones legales del caso piloto de equipos mecánicos, en el proyecto Bidsaver (IST 10768), Bruselas;
• Raffaini, Maurizio (2002). La naturaleza e identidad jurídica de los VE, en Alive Project (IST 25459), Bruselas;
• Raffaini, Maurizio (2002). La identidad jurídica del VE y los roles de los actores, en Actas de la 8ª Conferencia Internacional sobre Emprendimiento Concurrente, Roma.