Sistema de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes ( WMS ) es un conjunto de políticas y procesos destinados a organizar el trabajo de un almacén o centro de distribución y garantizar que dicha instalación pueda operar de manera eficiente y cumplir sus objetivos. La función principal de un sistema de gestión de almacenes es registrar la entrada y salida de inventario . ^{[ 1 ]} El software que cumple esta función puede ofrecer características como registrar la ubicación precisa del stock dentro del almacén, optimizar el uso del espacio disponible o coordinar tareas para lograr la máxima eficiencia. ^{[ 2 ]}

En el siglo XX, el término «sistema de información para la gestión de almacenes» se utilizaba a menudo para distinguir el software que cumple esta función de los sistemas teóricos . Algunas instalaciones más pequeñas pueden usar hojas de cálculo o soportes físicos como papel y bolígrafo para documentar sus procesos y actividades, y esto también puede considerarse un sistema de gestión de almacenes (SGA). Sin embargo, en el uso actual, el término se refiere mayoritariamente a sistemas informáticos .

Los sistemas de gestión de almacenes más complejos suelen incluir funciones especializadas diseñadas para industrias o tipos de instalaciones específicos, mientras que los proveedores de software empresarial tradicionales pretenden ofrecer el mayor número posible de estas funciones en una solución "única para todos", que puede estar disponible en forma de módulos.

La investigación académica ha utilizado un sistema de clasificación aproximado basado en 3 niveles de complejidad: ^{[ 3 ]}

1. Un WMS básico admite la gestión de inventario y el control de ubicaciones. Los datos de rendimiento que se pueden generar a este nivel generalmente se limitan al "rendimiento", es decir, la cantidad de existencias que se mueven por el almacén en un período de tiempo determinado. Un WMS básico es prácticamente indistinguible de un sistema básico de gestión de inventario .
2. Un WMS avanzado puede analizar la capacidad y los niveles de existencias, y posiblemente realizar un seguimiento del tiempo y la mano de obra invertidos en diferentes actividades. Esto le permite generar datos que miden la eficiencia y sugieren formas de mejorarla. Fuera de Asia Oriental, la mayoría de los WMS que se utilizan actualmente pertenecen a esta categoría. En este nivel, las funciones del WMS pueden comenzar a superponerse o incluso reemplazar las de un Sistema de Control de Almacén o un Sistema de Ejecución de Almacén .
3. Un WMS controlado puede intercambiar datos con otros sistemas para tener en cuenta información externa al almacén (p. ej., necesidades de fabricación, pedidos de clientes, transporte) al planificar actividades, y viceversa. Un ejemplo clave es la integración con plataformas de digitalización de flotas , donde el WMS puede recibir datos en tiempo real sobre camiones entrantes y salientes desde sus unidades de seguimiento GPS a bordo mediante integraciones API . ^{[ 4 ]} Un WMS controlado también puede obtener retroalimentación de dispositivos de automatización o IoT , y puede simular o probar continuamente estrategias para mejorar las operaciones, quizás utilizando aprendizaje automático .
4. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) autónomo puede optimizar de forma independiente las operaciones del almacén mediante inteligencia artificial, análisis predictivo y automatización en tiempo real. En este nivel, el sistema evalúa continuamente el flujo de inventario, la asignación de mano de obra, el uso de equipos y los plazos de entrega para tomar decisiones operativas adaptativas con una mínima intervención humana. Un WMS autónomo puede integrarse con sistemas de preparación de pedidos robóticos, robots móviles autónomos, gemelos digitales y plataformas de análisis en la nube para mejorar la eficiencia y la resiliencia. También puede predecir interrupciones, recomendar acciones correctivas y ajustar dinámicamente los flujos de trabajo en función de las condiciones cambiantes de la cadena de suministro.

Un WMS puede alojarse localmente o instalarse en la nube , lo que permite acceder a él desde cualquier lugar con conexión a internet. Tradicionalmente, el software WMS local se ofrecía mediante una licencia perpetua, otorgando a las organizaciones el derecho permanente a instalarlo en sus propios servidores locales, generalmente con un período fijo de actualizaciones y soporte técnico que podía renovarse con un coste adicional. Al igual que ocurre con muchos tipos de software empresarial, este modelo de provisión está siendo reemplazado gradualmente por servicios de suscripción alojados . Los proveedores de software empresarial tradicionales suelen ofrecer ambos modelos, pero incentivan a sus clientes a migrar a la nube.

Como resultado del crecimiento del comercio electrónico transfronterizo y los requisitos operativos de la gestión de inventarios internacionales, los sistemas de gestión de almacenes basados ​​en la nube fueron ampliamente adoptados por las pequeñas y medianas empresas en 2024-2025. Las implementaciones clásicas de WMS mencionadas anteriormente, tanto las independientes como las que se encuentran en los sistemas de planificación de recursos empresariales, tenían un alto costo en términos de capital y capacidades técnicas, lo que las hacía inaccesibles para las empresas más pequeñas interesadas en sistemas de inventario avanzados. La normalización de estas capacidades a través de modelos de implementación de WMS basados ​​en la nube significó que las suscripciones de software como servicio requerían solo una pequeña inversión inicial ^{[ 5 ]} .

El mercado B2B asociado proporcionó capacidades integradas de WMS como parte del servicio, donde los comerciantes podían manejar la administración de inventario transfronterizo sin diseñar su propio sistema. Para 2025, las plataformas de mercado controlarán el 65 por ciento del valor de las transacciones de comercio electrónico B2B, y la mayoría de ellas ofrecerán WMS basado en la nube como infraestructura estándar ^{[ 5 ]} . El ejemplo de Alibaba, que proporciona servicios a 48 millones de pymes en 190 países, es un ejemplo de este enfoque, ya que los servicios de la plataforma incluyen monitoreo de inventario en tiempo real, algoritmos de optimización de espacio y coordinación automatizada de tareas. Otras plataformas regionales tenían modelos similares, como los mercados transfronterizos latinoamericanos que permitían a un vendedor operar inventario en múltiples países usando una única interfaz digital ^{[ 6 ]} . Las pymes internacionales tenían problemas particularmente en su capacidad para rastrear el inventario transmitido entre almacenes en varios países para manejar la documentación aduanera en movimientos transfronterizos y coordinar la entrega a la mejor ubicación, dependiendo de la proximidad de los clientes. Los sistemas basados ​​en la nube superaron estos problemas mediante la visualización centralizada del inventario en la distribución, la generación de documentación aduanera a través de algoritmos y la optimización del enrutamiento para el cumplimiento de pedidos mediante algoritmos.

Los cambios tecnológicos también hicieron posibles nuevos modelos de operación. El uso del dropshipping, donde el minorista vende y el proveedor entrega los productos directamente a los almacenes, se volvió más factible cuando el WMS basado en la nube ofreció visibilidad de entrega e inventario en tiempo real a nivel de la red de proveedores ^{[ 7 ]} . Distribución de inventario Distribución de inventario en múltiples almacenes, que permite a una empresa almacenar su stock en más de un país para reducir los tiempos de entrega, se volvió accesible para las empresas más pequeñas que antes no podían permitirse la complejidad de mantener almacenes geográficamente dispersos utilizando una infraestructura de software compleja.

Un WMS puede ser un producto independiente o un módulo o conjunto de módulos dentro de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), un software de gestión de envíos o inventario, o un sistema de gestión de la cadena de suministro (SCMS). Es posible que se apliquen recargos al añadir agencias o trabajadores. El tipo de instalación no afecta al nivel de funcionalidad que puede ofrecer un WMS, siempre que se disponga de suficiente capacidad de procesamiento y los datos se sincronicen correctamente con otros sistemas.

El software de gestión de inventario se utiliza en muchos sectores, como la fabricación, el comercio minorista y la hostelería. Al igual que los sistemas de gestión de almacenes, su función principal es el seguimiento de los niveles de existencias de diferentes materiales. Estos dos tipos de software comienzan a diferir en niveles más avanzados. Por ejemplo, una empresa de servicios con un almacén relativamente sencillo probablemente necesite funciones que analicen el coste de los materiales que consume o el momento óptimo para adquirir existencias adicionales, en lugar de funciones complejas de WMS centradas en el movimiento eficiente de materiales dentro del propio almacén.

Muchos sistemas de planificación de recursos empresariales ( ERP) incluyen un módulo o conjunto de módulos de gestión de almacenes. La lógica central de un sistema ERP es transaccional; su propósito es conectar los datos operativos y comerciales con la contabilidad y la toma de decisiones financieras. En consecuencia, sus módulos de almacén tienden a centrarse en las métricas inmediatamente relevantes desde el punto de vista financiero, y suelen carecer de la sofisticación de los sistemas de gestión de almacenes (WMS) avanzados.

Los paquetes de software de gestión integrada de la cadena de suministro suelen combinar la gestión de almacenes con la gestión del transporte y funcionalidades adicionales. A diferencia de los sistemas ERP, estos sistemas generalmente se centran en las necesidades operativas. Sin embargo, al igual que los sistemas ERP, suelen carecer de la profundidad y la capacidad de configuración de un WMS especializado.

Los términos Sistemas de Control de Almacén (WCS) y Sistemas de Ejecución de Almacén (WMS) se utilizan a veces indistintamente entre sí y con Sistemas de Gestión de Almacén (WMS). Sin embargo, un WCS tradicionalmente gestiona equipos motorizados, como cintas transportadoras, que se encuentran en instalaciones que manejan materiales de gran volumen y baja variedad. A medida que los equipos de automatización se han vuelto más sofisticados, se han empleado en instalaciones más complejas, dando lugar a la nomenclatura WES para sistemas que integran controles avanzados y capacidades WMS. Conforme se añaden más funciones a cada componente, la distinción entre un WES de alta gama y un WMS se difumina.

El software de gestión de patios (YMS) está dirigido generalmente a grandes instalaciones y organizaciones que gestionan su propia flota de transporte. Puede ser un sistema independiente o un módulo de un WMS o SCMS. En cuanto a su funcionalidad, un YMS puede realizar un seguimiento del inventario de vehículos, plazas de aparcamiento y recursos, coordinar el movimiento de remolques llenos y vacíos, o gestionar citas para predecir mejor la carga de trabajo.

La programación de muelles puede estar disponible como componente de un YMS, SCMS o WMS, pero generalmente con un nivel de sofisticación bajo. El software de programación de muelles independiente suele incluir funciones que adquieren datos sobre las cargas entrantes con antelación o que restringen a los transportistas a franjas horarias o duraciones específicas.

El software de optimización de almacenes (WOS) es una capa de apoyo a la toma de decisiones que funciona junto con un WMS. El WOS se implementa para proporcionar optimización especializada y apoyo a la toma de decisiones en todas las operaciones del almacén para mejorar las decisiones de almacenamiento, preparación y embalaje. ^{[ 8 ]}

Según un informe de Grand View Research, “se espera que el tamaño del mercado global de sistemas de gestión de almacenes crezca de 2.800  millones de dólares en 2021 a 6.100  millones de dólares en 2026, con una tasa de crecimiento anual compuesta del 16,7 %”. ^{[ 9 ]}

Los autores de Warehouse Science señalan que “hay más de 300 proveedores de WMS solo en los EE. UU. Las empresas más grandes controlan menos del 20 % del mercado”. ^{[ 1 ]}

Los sistemas de gestión de almacenes suelen ser heredados de las inversiones realizadas durante el efecto 2000 en software empresarial ^{[ 10 ]} y se revisan continuamente a lo largo de los años en diversos lenguajes de programación (posiblemente obsoletos) sobre sistemas existentes. Esto puede hacer que un WMS sea inflexible y difícil de mantener. ^{[ 11 ]}

Investigadores de la Escuela de Negocios de la Universidad Erasmus de Rotterdam han descrito un WMS estándar como un sistema que impone compromisos entre las capacidades del sistema y la forma en que el almacén desea operar, lo que puede tener graves consecuencias para el rendimiento del almacén. ^{[ 2 ]} Mientras tanto, las exigencias sobre los almacenes están aumentando en un mercado global cada vez más competitivo. ^{[ 10 ]}

Personalizar los sistemas de gestión de almacenes (WMS) puede resultar costoso; según el software, cada personalización puede convertirse en una reimplementación. Además, un software más complejo puede ser más difícil de usar para los empleados, lo que genera costos de capacitación. ^{[ 12 ]}

Muchos investigadores y analistas han señalado que las operaciones de recepción, que representan aproximadamente el 17 % de los costos operativos del almacén, son un área donde los sistemas de gestión de almacenes (WMS) contemporáneos tienden a quedarse cortos. Los cuellos de botella se producen particularmente en la preprogramación y las comunicaciones con transportistas externos, clientes y proveedores . ^{[ 13 ]}

• Fayol Henri, Gestión general e industrial , reimpresión traducida de 2013, ISBN 1614274592
• Gattorna, John (2015), Cadenas de suministro dinámicas ISBN 1292016817