Ciencia de los archivos

La archivística , o estudios de archivo , es el estudio y la teoría de la creación y conservación de archivos , que son colecciones de documentos, grabaciones , fotografías y otros materiales diversos en formatos físicos o digitales.

Para construir y gestionar un archivo, es necesario adquirir y evaluar los materiales, y poder acceder a ellos posteriormente. Con este fin, la archivística busca mejorar los métodos para evaluar , almacenar, preservar y procesar (organizar y describir) colecciones de materiales. ^{[ 1 ]}

Un registro de archivo conserva datos que no se pretenden modificar. Para que sean valiosos para la sociedad, los archivos deben ser fiables. Por lo tanto, el archivista tiene la responsabilidad de autenticar los materiales de archivo, como los documentos históricos, y de garantizar su fiabilidad, integridad y utilidad. Los registros de archivo deben ser lo que dicen ser; representar con precisión la actividad para la que fueron creados; presentar una imagen coherente a través de una variedad de contenidos; y estar en condiciones de uso en un lugar accesible. ^{[ 2 ]}

Al conservador de un archivo se le llama archivero ; la conservación de un archivo se llama administración de archivos .

La archivística surgió de la diplomática , el análisis crítico de documentos . ^{[ 3 ] [ 4 ]} La archivística también está estrechamente relacionada con la arqueografía histórica , un campo interdisciplinario que analiza diversos aspectos y propiedades, mutuamente correlacionados, de manuscritos antiguos y materiales impresos primitivos, y así prepara y produce descripciones y ediciones académicas. ^{[ 5 ] [ a ]}

En 1540, Jacob von Rammingen (1510–1582) escribió el manuscrito del manual de archivo más antiguo que se conoce. Era un experto en registros ( Registraturen ), palabra alemana para lo que más tarde se conocería como archivos . ^{[ 6 ]}

Rammingen elaboró ​​un registro para el consejo municipal de Augsburgo . Sin embargo, al no poder asistir a la reunión del consejo, describió por escrito la estructura y la gestión de los archivos. Si bien esta no es la primera obra sobre archivística (el propio Rammingen hace referencia a literatura anterior sobre el registro de documentos), los manuales anteriores no solían publicarse. La archivística no tuvo un inicio formal. El manual de Jacob von Rammingen se imprimió en Heidelberg en 1571. ^{[ 6 ]}

Tradicionalmente, la archivística ha abarcado el estudio de métodos para la conservación de objetos en instalaciones de almacenamiento con control climático. También incluye el estudio de la catalogación y el registro , así como la recuperación y el manejo seguro de los documentos. La llegada de los documentos digitales , junto con el desarrollo de las bases de datos electrónicas , ha llevado a este campo a reevaluar sus medios y fines. ^{[ 7 ]} Si bien se asocia generalmente con museos y bibliotecas , también puede referirse a personas que gestionan colecciones privadas o archivos empresariales. La archivística se imparte en colegios y universidades, generalmente dentro del ámbito de la informática o combinada con un programa de historia.

Una lista de pensadores fundamentales en los estudios de archivística podría incluir: el archivista estadounidense Theodore Schellenberg y el archivista británico Sir Hilary Jenkinson . Algunos pensadores importantes en archivística del siglo pasado incluyen: el archivista e investigador canadiense Terry Cook , el archivista sudafricano Verne Harris , la investigadora de archivística australiana Sue McKemmish , la profesora e investigadora de archivística de la UCLA Anne Gilliland , la profesora e investigadora de archivística de la Universidad de Michigan Margaret Hedstrom , el investigador de archivística estadounidense y miembro de la facultad de la Universidad de Pittsburgh Richard Cox, la investigadora de archivística italiana y profesora de la Universidad de Columbia Británica Luciana Duranti , y el investigador de museos y archivos estadounidense David Bearman.

No existe un conjunto universal de leyes o normas que rijan la forma o la misión de las instituciones archivísticas. ^{[ 8 ]} Las formas, funciones y mandatos de los programas e instituciones archivísticas tienden a diferir según la ubicación geográfica y el idioma, la naturaleza de la sociedad en la que existen y los objetivos de quienes controlan los archivos. ^{[ 8 ]} En cambio, las normas vigentes, como la norma ICA, la norma ISO y la norma DIRKS , sirven como guías de trabajo que los archivos pueden seguir y adaptar según sus necesidades.

Tras la introducción de la tecnología informática en los archivos, a partir de la década de 1970, los archiveros reconocieron cada vez más la necesidad de desarrollar estándares comunes para la práctica descriptiva, con el fin de facilitar la difusión de la información descriptiva de los archivos. ^{[ 9 ]} El estándar desarrollado por archiveros en Canadá, Rules for Archival Description (RAD), se publicó por primera vez en 1990. Como estándar, RAD tiene como objetivo proporcionar a los archiveros una base común y consistente para la descripción del material de archivo dentro de un fondo , basada en principios archivísticos tradicionales. ^{[ 10 ]} Un estándar comparable utilizado en los Estados Unidos es Describing Archives: A Content Standard (DACS). ^{[ 11 ]} Estos estándares están establecidos para proporcionar a los archiveros las herramientas para describir y hacer accesible al público el material de archivo. ^{[ 12 ]}

Los metadatos comprenden datos contextuales relacionados con un registro o un conjunto de registros. Para compilar metadatos de forma coherente, con el fin de mejorar la accesibilidad de los materiales de archivo para los usuarios y, al mismo tiempo, apoyar el cuidado y la preservación de dichos materiales por parte de la institución archivística, los archiveros recurren a estándares apropiados para diversos tipos de metadatos con diferentes propósitos, como la administración, la descripción, la preservación y el almacenamiento y recuperación digital. Por ejemplo, los estándares comunes que utilizan los archiveros para estructurar los metadatos descriptivos, que transmiten información como la forma, la extensión y el contenido de los materiales de archivo, incluyen el formato MARC ( Machine-Readable Cataloguing ), la descripción archivística codificada (EAD) y Dublin Core . ^{[ 13 ]}

En archivística, la procedencia se refiere al «origen o fuente de algo; información sobre los orígenes, la custodia y la propiedad de un elemento o colección». ^{[ 14 ]} Como principio fundamental de los archivos, la procedencia alude al individuo, la familia o la organización que creó o recibió los elementos de una colección. En la práctica, la procedencia exige que los registros de distintos orígenes se mantengan separados para preservar su contexto. ^{[ 14 ]} Como metodología, la procedencia se convierte en un medio para describir los registros a nivel de serie.

La preservación , según la define la Sociedad de Archivistas Americanos (SAA), es el acto de proteger los materiales del deterioro físico o la pérdida de información, idealmente de forma no invasiva. ^{[ 20 ]} El objetivo de la preservación es mantener la mayor originalidad posible, conservando al mismo tiempo toda la información que el material ofrece. Para lograr la máxima eficacia, se aplican tanto principios científicos como prácticas profesionales a esta técnica. En el ámbito archivístico, la preservación se refiere al cuidado de todos los conjuntos que conforman una colección. La conservación puede incluirse en esta práctica y, a menudo, estas dos definiciones se superponen. ^{[ 12 ]}

En 2002, la revista Archival Science publicó una serie de artículos que analizaban los sistemas de poder en la práctica, la teoría y la gestión de archivos. ^{[ 23 ]} Este enfoque fue descrito en 2017 por Punzalan , Caswell y Sangwand como "estudios críticos de archivos". ^{[ 24 ]} Los estudios críticos de archivos aplican la teoría crítica a la ciencia de los archivos, con el objetivo de desarrollar e implementar prácticas de archivo que sean más inclusivas en lo que respecta a la raza, la clase, el género, la sexualidad y la capacidad. ^{[ 24 ]} Por ejemplo, incluye la documentación de actos racistas y hace referencia a omisiones pasadas de los mismos. ^{[ 24 ]} Existen sinergias entre los estudios críticos de archivos y las humanidades digitales para trabajar en la resistencia a la opresión. ^{[ 25 ] [ 26 ]}

Los estudios de archivo han centrado una renovada preocupación en el reconocimiento y la representación de los archivos indígenas, comunitarios y de derechos humanos. ^{[ 27 ]} La práctica archivística está cada vez más atenta a las implicaciones coloniales e imperialistas. ^{[ 27 ]} Desde 2016, el concepto de "aniquilación simbólica" se ha utilizado para describir la desaparición de comunidades a través de la falta de representación sistemática o implícita o la subrepresentación en los archivos. Inicialmente, Caswell lo adaptó a la literatura archivística a partir de los usos feministas de la aniquilación simbólica . ^{[ 28 ]} Esta ausencia también puede encontrarse en las políticas archivísticas, así como en las prácticas de descripción y anotación. ^{[ 28 ]} La preservación y el uso de un lenguaje y descripciones precisos de los archivos comunitarios garantizan que no se descuiden los valores comunitarios y contribuyen a los debates archivísticos críticos sobre las omisiones en la documentación histórica. ^{[ 28 ]}

Hughes-Watkins ha demostrado que las instituciones archivísticas convencionales tienden a preservar contenido homogéneo y eurocéntrico dentro de la práctica archivística, con una importante falta de atención a otras perspectivas diversas. ^{[ 29 ]}

En 2002, la Sociedad de Archivistas Estadounidenses publicó directrices para un programa de posgrado en estudios de archivística. ^{[ 30 ]} Las directrices fueron revisadas y aprobadas nuevamente en 2016. ^{[ 31 ]}

Existen programas de estudio formales en archivística a nivel de maestría y doctorado. La maestría suele ser un programa profesional de dos años centrado en la adquisición de conocimientos sobre habilidades archivísticas (incluidos los registros digitales y los sistemas de acceso) ^{[ 32 ]} , mientras que el doctorado tiene un alcance más amplio e incluye la investigación crítica de las prácticas archivísticas, y los graduados suelen prepararse para carreras en investigación y docencia ^{[ 33 ]} . Los estudiantes de archivística pueden tener formación académica en áreas como antropología , economía , historia , derecho , biblioteconomía , museología o ciencias de la información ^{[ 33 ]} .

• Kennedy-Grimsted, Patricia , ed. (2015) [2000]. Archivos en Rusia: Directorio y guía bibliográfica de fondos en Moscú y San Petersburgo . Nueva York: Routledge.

• La Academia de Archivistas Certificados
• Sociedad Australiana de Archiveros