Memoria organizacional

La memoria organizacional ( MO ), también conocida como memoria institucional o memoria corporativa , es el conjunto acumulado de datos, información y conocimiento generados a lo largo de la existencia de una organización. El concepto de memoria organizacional abarca la adquisición , el procesamiento o mantenimiento del conocimiento, y su uso, como la búsqueda y la recuperación. ^{[ 1 ]} Enmarcada dentro del ámbito más amplio de la gestión del conocimiento , cuenta con dos repositorios: los archivos de la organización , incluyendo sus bases de datos electrónicas; y la memoria de los individuos.

La memoria organizacional solo puede aplicarse si se puede acceder a ella. Para utilizarla, las organizaciones deben contar con sistemas de recuperación eficaces para sus archivos y con miembros con buena capacidad de recordar. Su importancia para una organización depende de la eficacia con la que los individuos puedan aplicarla, una disciplina conocida como aprendizaje experiencial o práctica basada en la evidencia . En el caso de los individuos, la precisión de la memoria organizacional se ve invariablemente comprometida por las limitaciones inherentes de la memoria humana. La reticencia de los individuos a admitir errores y dificultades agrava el problema. El mercado laboral flexible, activamente fomentado, ha impuesto a las organizaciones una amnesia corporativa similar a la del Alzheimer , que crea una incapacidad para beneficiarse de la retrospectiva. ^{[ 2 ]}

La memoria organizacional se compone de:

• Datos e información previos
• Toda la documentación generada internamente relacionada con las actividades de la organización.
  • Propiedad intelectual (patentes, derechos de autor, marcas registradas, diseños registrados, secretos comerciales y procesos cuya propiedad se otorga a la empresa por ley, acuerdos de licencia y colaboración).
  • Detalles de eventos, productos e individuos (incluidas las relaciones con personas en organizaciones externas y organismos profesionales),
• Material de referencia publicado relevante
• Conocimiento creado por la institución

De todos ellos, el conocimiento generado por las instituciones es el más importante.

Las tres facetas principales de la memoria organizacional son los datos , la información y el conocimiento . Es importante comprender las diferencias entre cada una de ellas.

Los datos son hechos representados como cifras o estadísticas, mientras que los datos en contexto, como en un marco temporal histórico, son información .

Por el contrario, el conocimiento es interpretativo y predictivo. Su carácter deductivo permite a quien lo posee comprender las implicaciones de la información y actuar en consecuencia. El término ha sido definido de diversas maneras por diferentes expertos: Alvin Goldman lo describió como creencia verdadera justificada ; ^{[ 3 ]} Bruce Aune lo consideró información en contexto ; ^{[ 4 ]} Verna Alee lo definió como experiencia o información que puede ser comunicada o compartida ; ^{[ 5 ]} y Karl Wiig afirmó que era un conjunto de entendimientos y perspectivas para interpretar y gestionar el mundo que nos rodea . ^{[ 6 ]}

La palabra conocimiento proviene del término sajón cnaw-lec . El sufijo lec se ha convertido, en inglés moderno, en -like . Por lo tanto, conocimiento significa " cnaw -like", donde cnaw significa "emerger". Su mejor interpretación, entonces, es que se trata de un fenómeno emergente, una extensión de la erudición existente.

Una vez documentado, el conocimiento vuelve a ser información. El conocimiento nuevo —lo que algunos académicos denominan conocimiento en acción— es aquel que se crea de forma incremental, accidental o mediante la innovación. El conocimiento incremental es producto de la experiencia previa, ya establecida y reconocida —el llamado «aprendizaje orgánico»— que construye una experiencia sobre otra (también conocido como conocimiento existente o histórico ). Es la forma más común de aprendizaje. A modo de ejemplo sencillo, el conocimiento existente es la conciencia establecida de que, debido al calor, es necesario evitar las quemaduras solares y la deshidratación. El conocimiento existente se convierte en conocimiento nuevo cuando (por ejemplo) un europeo de vacaciones de verano en México, acostumbrado a usar gorra en días soleados en su país, decide usar un sombrero.

El segundo tipo de conocimiento, el conocimiento accidental , surge de forma inesperada, como ocurrió en 1928 cuando una espora de moho llegó a una placa de cultivo en el laboratorio del científico escocés Alexander Fleming mientras este disfrutaba de unas vacaciones de dos semanas. Esta espora sembró un moho azul —la penicilina— que eliminó una bacteria dañina.

El tercer tipo de conocimiento, el conocimiento innovador , es fruto del genio, como la obra de Leonardo da Vinci , quien, a finales del siglo XV, conceptualizó ideas vanguardistas como el avión, el paracaídas, las grúas, los submarinos, los tanques, las bombas de agua, los canales y los taladros. El conocimiento innovador abarca el tipo de aprendizaje que supera a los demás, y —en el caso de Da Vinci— era tan avanzado que hubo que esperar cientos de años para que el aprendizaje gradual lo alcanzara.

En su comprensión moderna, el conocimiento se compone de conocimiento explícito , a veces llamado conocimiento experto ; y conocimiento tácito o cognitivo (a veces conocido como "habilidades de afrontamiento"), una categoría identificada por primera vez por Michael Polanyi en 1958. ^{[ 7 ]}

El conocimiento explícito es el "qué" del saber hacer: conocimientos como las habilidades profesionales o vocacionales que se registran en manuales, libros de texto y cursos de capacitación. El conocimiento tácito , por otro lado, es el "cómo" no técnico de hacer las cosas, lo que Edward de Bono , el inventor del pensamiento lateral , llama operacia , o la habilidad de la acción, ^{[ 8 ]} y lo que Peter Drucker identifica en el uso de la palabra techne , del griego "habilidad". ^{[ 9 ]} Gran parte de él es implícito y ambiguo, adquirido principalmente a través de la experiencia funcional y específica del contexto. Al existir generalmente solo en la mente de los individuos, el conocimiento tácito suele ser difícil de capturar, y la mayoría de las organizaciones dependen casi por completo del conocimiento explícito. Esto hace que el aprendizaje experiencial, las ganancias de productividad y la competitividad sean lentos y costosos de adquirir. En términos empresariales, el conocimiento tácito es un término pasivo e inapropiado para el intercambio activo de conocimiento que hace que una organización sea más eficaz. Los programas de capacitación, por ejemplo, no pueden limitarse a un modelo de fuente-receptor, y deben aprovechar los intercambios mutuos entre generaciones. ^{[ 10 ]}

La realidad es que, si bien la mayoría de los procesos de trabajo organizacionales se basan en gran medida en la documentación, mucho queda sin registrar, especialmente lo relacionado con la toma de decisiones. El registro suele reflejar el deseo de minimizar los desacuerdos y las cuestiones importantes, o bien el afán de justificar o excusar.

Dado el alto grado de amnesia corporativa en el comercio y la industria, algunas organizaciones están recurriendo a nuevas técnicas para preservar su memoria organizacional y, en particular, su conocimiento tácito. Las herramientas más recientes para captar la atención son la historia corporativa tradicional , generalmente producida una o dos veces cada 100 años como medio de relaciones públicas; y el informe oral , una ampliación de la antigua entrevista de salida prescriptiva y formulada. En lugar de hagiografía , la memoria organizacional se produce como una herramienta de inducción y educación que transmite información a largo plazo. El informe oral, que se centra en la memoria a corto y mediano plazo, se dirige a los empleados salientes y a los empleados clave, a los eventos corporativos recurrentes y a los proyectos importantes a través del testimonio detallado de los participantes. Ambos están diseñados para extraer el conocimiento tácito en un formato fácilmente accesible que también genera las "lecciones de la historia". Su carácter permanente también significa que no tiene que reproducirse continuamente, solo actualizarse, y que su necesaria reinterpretación junto con las circunstancias cambiantes se basa en una base de evidencia más confiable.

En lo que respecta al aprendizaje experiencial, la mera comprensión de los componentes explícitos y tácitos de la memoria organizacional no suele ser suficiente para generar nuevos conocimientos de manera eficiente. Por regla general, debe ir acompañada de una fase de aprendizaje focalizada.

La mayoría de los modelos de aprendizaje experiencial son cíclicos y tienen tres fases básicas:

1. Conciencia de una experiencia o situación problemática;
2. Una fase reflexiva en la que el alumno examina el marco de referencia en torno a la experiencia y extrae conocimiento de esa reflexión; y
3. Una fase de prueba en la que los nuevos conocimientos o aprendizajes, una vez integrados en el marco conceptual del propio alumno, se aplican a una nueva situación problemática o experiencia.

El punto de partida del concepto ^{[ 11 ]} es que los individuos u organizaciones rara vez aprenden de la experiencia, a menos que esta se evalúe y se le asigne un significado propio en función de las metas, objetivos, ambiciones y expectativas individuales y/o de la organización. De estos procesos surgen conocimientos y un significado adicional, que luego se aplica a nuevas circunstancias. El resultado final es una mejor toma de decisiones.

La memoria organizacional se puede subdividir en los siguientes tipos:

Profesional

Material de referencia, documentación, herramientas, metodologías

Compañía

Estructura organizativa , actividades, productos, participantes

Individual

Estatus, competencias , conocimientos , actividades

Proyecto

Definición, actividades, historiales, resultados

Entre las decisiones clave que toman las organizaciones al explorar la memoria organizacional se incluyen:

• Qué representación del conocimiento utilizar (historias, patrones, casos, reglas, lógica de predicados, etc.)
• ¿Quiénes serán los usuarios? ¿Cuáles son sus necesidades de información y aprendizaje?
• Cómo garantizar la seguridad y quién tendrá acceso
• Cómo integrarse mejor con las fuentes, tiendas y sistemas existentes.
• Qué hacer para garantizar que el contenido actual sea correcto, aplicable, oportuno y esté libre de contenido inservible.
• Cómo motivar a los expertos para que contribuyan
• Qué hacer con las ideas efímeras, cómo capturar guiones informales (por ejemplo, correos electrónicos y mensajes de mensajería instantánea).

La mayoría de los esfuerzos comerciales de gestión del conocimiento han incluido la creación de algún tipo de memoria organizacional para capturar la experiencia, acelerar el aprendizaje, ayudar a la organización a recordar, registrar la justificación de las decisiones, documentar los logros o aprender de los fracasos pasados.

• Factor de autobuses
• Memoria colectiva
• cultura corporativa
• Conocimiento episódico
• Práctica basada en la evidencia
• La era de la información
• Memoria institucional
• Etiquetado de conocimiento
• Tutoría
• Escalera faltante
• Inteligencia organizacional

• Brooking, Annie (1998). Memoria corporativa: Estrategias para la gestión del conocimiento . Thompson Business Press. ISBN 9781861522689.
• March, J (1991). "Exploración y explotación en el aprendizaje organizacional". Organization Science . 2 (1): 71– 87. doi : 10.1287/orsc.2.1.71 .
• Arnold Kransdorff, Amnesia corporativa , Butterworth Heineman, 1998.
• Arnold Kransdorff, ADN corporativo, Gower Publishing, 2006.
• Walsh, James P ; Ungson, Gerardo Rivera (1991). "Memoria organizacional". The Academy of Management Review . 16 (1): 57– 91. doi : 10.2307/258607 . JSTOR 258607 . 

• Memoria corporativa: El camino difícil - Entrada de blog - 23 de septiembre de 2003
• Biblioteca Nacional de Gestión del Conocimiento en Salud - Colección de recursos sobre memoria organizacional