Estimación de costos

Una estimación de costos es una aproximación del costo de un programa, proyecto u operación. Esta estimación es el resultado del proceso de cálculo de costos. La estimación de costos tiene un valor total único y puede tener valores identificables para sus componentes.

La Oficina de Responsabilidad Gubernamental de los Estados Unidos (GAO) define una estimación de costos como "la suma de los elementos de costo individuales, utilizando métodos establecidos y datos válidos, para estimar los costos futuros de un programa, con base en lo que se conoce hoy". ^{[ 1 ]}

La Asociación Estadounidense de Ingeniería de Costos (AACEI) define una estimación de costos como la predicción de los costos probables de un proyecto o esfuerzo, para un alcance dado y documentado, una ubicación definida y un momento en el futuro (febrero de 2021).

Los posibles sobrecostes pueden evitarse con una estimación de costes creíble, fiable y precisa.

La GAO informa que "una estimación de costos realista era imperativa para tomar decisiones acertadas en la adquisición de nuevos sistemas". ^{[ 1 ]} A menudo se necesita una estimación de costos para respaldar las evaluaciones de viabilidad de proyectos o los requisitos de financiamiento para la planificación. Una estimación de costos se utiliza frecuentemente para establecer un presupuesto como restricción de costos para un proyecto u operación.

En la gestión de proyectos , la gestión de costos del proyecto es una división funcional importante. La estimación de costos es una de las tres actividades que se realizan en la gestión de costos del proyecto. ^{[ 2 ]}

En ingeniería de costos , la estimación de costos es una actividad básica. Un libro de referencia sobre ingeniería de costos incluye capítulos sobre estimación de costos de inversión de capital y estimación de costos operativos . La inversión de capital fijo proporciona las instalaciones físicas. La inversión de capital de trabajo es un fondo rotatorio para mantener las instalaciones en funcionamiento. ^{[ 3 ]}

En la planificación de la adquisición de sistemas, productos o instalaciones, se utiliza una estimación de costes para evaluar la financiación necesaria y compararla con las ofertas o licitaciones.

En la contratación de obras de construcción, normalmente se prepara un presupuesto para presentar una oferta o licitación y competir por la adjudicación de un contrato.

En el mantenimiento y la operación de instalaciones, las estimaciones de costos se utilizan para establecer la financiación o los presupuestos.

En la fabricación, el cálculo de costes desempeña un papel crucial en la estimación de costes, ya que permite identificar y calcular los gastos de materiales, mano de obra y gastos generales necesarios para producir un producto.

En las negociaciones de precios y determinación de costos , un modelo de " costo esperado " es un cálculo documentado realizado por un cliente potencial o su negociador, mediante el cual comprenden los costos que enfrenta el proveedor y están capacitados para investigar o cuestionar los precios propuestos por el estimador de costos del proveedor. ^{[ 4 ]} La Sociedad de Ingenieros de Costos argumenta que el proceso de "costo esperado", con su intención de cuestionar o "exagerar" las propuestas de costos de un proveedor, es diferente de un proceso interno de estimación de costos. ^{[ 5 ]} Varios proveedores de soluciones de costo esperado bien establecidos mantienen activamente datos de costos utilizados para modelar los costos. ^{[ 6 ]}

En un intento por gestionar el riesgo de responsabilidad, algunas empresas evitan el uso de la palabra estimación y en su lugar se refieren a la estimación como una "Opinión de Costo Probable". ^{[ 7 ]}

Los distintos proyectos y operaciones requieren diferentes tipos de estimación de costos, que varían en su composición y métodos de preparación. Algunas de las áreas principales incluyen:

• Costo de construcción (i) presupuesto detallado de construcción (ii) presupuesto abstracto de construcción
• Costo de fabricación
• Coste total de envío
• Costo de desarrollo de software
• Costo de la misión aeroespacial
• Costo de exploración de recursos
• Costo de operación de la instalación
• Costo de mantenimiento y reparación de las instalaciones
• Costo de rehabilitación y renovación de las instalaciones
• Costo de desmantelamiento de la instalación

Las clasificaciones de estimación de costos comunes utilizadas históricamente son:

• Orden de magnitud
• Preliminar
• Definitivo

Estas corresponden a las clases 5, 3 y 1 publicadas en la actualidad, respectivamente. El Departamento de Energía de los Estados Unidos y muchos otros utilizan un sistema de cinco clases de estimaciones:

Los métodos utilizados para preparar las estimaciones varían desde estocásticos o basados ​​en el juicio en la definición inicial hasta deterministas en la definición posterior. Algunas estimaciones utilizan métodos mixtos. ^{[ 8 ]}

^{ASTM [ 9 ]} y AACE International ^{[ 10 ]} han publicado clasificaciones de estimación de costos . La Sociedad Estadounidense de Estimadores Profesionales (ASPE) define los niveles de estimación en orden inverso como Nivel 1: Orden (Rango) de Magnitud, Nivel 2: Diseño Esquemático/Conceptual, Nivel 3: Desarrollo del Diseño, Nivel 4: Documento de Construcción y Nivel 5: Oferta. ^{[ 11 ]} La Asociación de Ingenieros de Costos (ACostE) define una Estimación de Clase I como definitiva, una Estimación de Clase II como semidetallada y una Estimación de Clase III como pre-presupuestaria. ^{[ 12 ]}

Otros nombres para las estimaciones de diferentes clases incluyen:

La calidad de la estimación se refiere a la definición de los requisitos de calidad para la misma. Estos requisitos se establecen de acuerdo con las normas oficiales de garantía de calidad . También pueden existir otras expectativas para la estimación que no son requisitos específicos, pero que pueden afectar la calidad percibida de la misma. Los requisitos de calidad publicados generalmente tienen que ver con la credibilidad, exactitud, nivel de confianza, precisión, riesgo, fiabilidad y validez de la estimación, así como con la exhaustividad, uniformidad, coherencia, verificación y documentación. ^{[ 13 ] [ 14 ] [ 15 ] [ 16 ] [ 11 ]}

“El resultado de licitar sin buenas estimaciones es seguro: trabajos que terminan con menos ganancias, sin ganancias o con pérdidas. El licitador finalmente quebrará; la única pregunta es cuánto tiempo tardará.” ^{[ 17 ]}

Dado que una estimación de costos es una aproximación del costo de un proyecto u operación, la precisión de la estimación es una medida de qué tan cerca puede la estimación predecir los gastos reales del proyecto u operación. Esto solo se puede saber una vez que el proyecto se ha completado. Si, por ejemplo, una estimación de proyecto fue de $1,252,000 para un alcance y condiciones específicos, y al finalizar los registros mostraron que se gastaron $1,172,451.26, la estimación fue un 6.8% más alta. Si el proyecto terminó teniendo un alcance o condiciones diferentes, un cálculo sin ajustar no evalúa de manera justa la precisión de la estimación. Las predicciones de la precisión de la estimación pueden acompañar a la estimación. Por lo general, esto se expresa como un rango mayor o menor en comparación con la estimación puntual con una probabilidad esperada de que el costo real se encuentre dentro de ese rango. ^{[ 18 ]} Un ejemplo para una estimación definitiva podría ser que la estimación tiene un rango de precisión de -5/+10% con una confianza del 90% de que el valor final se encontrará dentro de ese rango. La precisión de una estimación temprana se relaciona con la calidad de la estimación. Entre los factores que afectan la calidad de la estimación se incluyen las personas que la prepararon, cómo se preparó y qué se sabía sobre el proyecto. ^{[ 15 ]} Para el mismo proyecto, el rango de incertidumbre sobre la estimación total disminuye con el tiempo, como se ilustra en el diagrama del cono de incertidumbre.

Las estimaciones de costos de alta calidad se desarrollan mediante un proceso estructurado que incluye la definición del alcance, la identificación de las reglas básicas, la recopilación de datos y el análisis de riesgos. La documentación exhaustiva, comúnmente denominada Base de Estimación (BOE), es fundamental para la transparencia y la trazabilidad. Los documentos de respaldo pueden incluir mediciones de cantidades, metodología, cotizaciones de proveedores y supuestos de costos. ^{[ 19 ]} En diversos recursos de estimación se analizan perspectivas adicionales sobre las prácticas de la industria. ^{[ 20 ]}

Aunque siempre se debe fomentar la búsqueda de la precisión en las estimaciones de costos, un estudio de 2002 encontró que las estimaciones utilizadas para determinar si se debía construir infraestructura importante eran "altamente y sistemáticamente engañosas". ^{[ 21 ]}

En un presupuesto se puede incluir una reserva para imprevistos que, según la experiencia, son probables, pero no se pueden identificar. Al utilizar un presupuesto sin reserva para establecer un presupuesto o reservar fondos, a menudo se añade una reserva para aumentar la probabilidad de que el presupuesto o la financiación sean suficientes para completar el proyecto. La reserva para imprevistos no tiene como objetivo compensar la mala calidad del presupuesto ni financiar modificaciones del diseño, cambios por parte del propietario ni ningún otro gasto ajeno a la entrega del alcance definido en la documentación del presupuesto. Generalmente, se necesita una mayor reserva para imprevistos en los presupuestos iniciales debido a la mayor incertidumbre sobre su precisión.

Los métodos de estimación pueden variar según el tipo y la clase de estimación. El método utilizado para la mayoría de las estimaciones definitivas consiste en definir y comprender completamente el alcance, cuantificarlo y aplicarle un cálculo de costos, que luego se puede sumar para obtener un costo total. La documentación y la revisión adecuadas también son importantes. La fijación de precios transforma la estimación de costos en lo que la empresa desea cobrar por el alcance. Las estimaciones iniciales pueden emplear diversos métodos de modelado de costos. Las características básicas de una estimación eficaz incluyen: identificación clara de la tarea, amplia participación en la preparación de las estimaciones, disponibilidad de datos válidos, estructura estandarizada para la estimación, previsión de incertidumbres del programa, reconocimiento de la inflación, reconocimiento de los costos excluidos, revisión independiente de las estimaciones y revisión de las estimaciones ante cambios significativos en el programa. ^{[ 22 ]} La aplicación de las mejores prácticas ayuda a garantizar una estimación de alta calidad. “Se deben seguir ciertas mejores prácticas para desarrollar estimaciones de costos precisas y creíbles. Estas mejores prácticas representan un proceso general de métodos establecidos y repetibles que dan como resultado estimaciones de costos de alta calidad, completas y precisas, que se pueden rastrear, replicar y actualizar de forma fácil y clara”. ^{[ 23 ]}

Las herramientas que pueden formar parte de la estimación de costos son los índices de costos. Estos factores promueven el ajuste temporal de los costos de capital, en función de los cambios en la tecnología, la disponibilidad de materiales y mano de obra, y la inflación. ^{[ 24 ]} Debido a la inherente falta de literatura actualizada sobre costos en Ingeniería de Procesos Químicos, existen varios índices de inflación o de costos. ^{[ 25 ]}

Estimaciones de costos de construcción

Las estimaciones del costo de construcción de instalaciones constituyen una parte fundamental del ámbito de la estimación de costos. Un contratista general o subcontratista de construcción debe preparar estimaciones de costos definitivas para elaborar ofertas en el proceso de licitación y competir por la adjudicación del contrato. Si bien muchos estimadores participan en los procesos de licitación y adquisición , estas no son una función necesaria de la preparación de estimaciones de costos. Las estimaciones iniciales se preparan mediante diferentes métodos por estimadores y otros profesionales para respaldar el proceso de planificación y compararlas con las ofertas. Una estimación de costos precisa es crucial en las primeras fases de un proyecto de construcción, ya que ayuda a los contratistas a evaluar la viabilidad, asignar recursos de manera efectiva y garantizar que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Muchos constructores y contratistas recurren a servicios de estimación de costos para respaldar las etapas de licitación y planificación de un proyecto. ^{[ 26 ]} Una forma de realizar estas estimaciones es determinar los recursos necesarios (por ejemplo, la cantidad de materiales de construcción requeridos) y luego multiplicar las cantidades estimadas de materiales de construcción por el costo unitario correspondiente. Una ventaja de realizar las estimaciones de esta manera es que permite la separación de cantidades y costos. De esta forma, se pueden actualizar por separado a medida que se dispone de nueva información. También se pueden rastrear por separado, lo que permite a los responsables de la toma de decisiones tomar mejores decisiones sobre el proyecto durante su fase conceptual. ^{[ 27 ]}

Estimaciones definitivas (Clase 1)

Se prepara una estimación definitiva a partir de planos y especificaciones completamente diseñados (o casi completos), preferiblemente lo que se denomina documentos contractuales (CD). Los documentos contractuales también establecen el Alcance del Trabajo (SOW). El método estándar consiste en revisar y comprender el paquete de diseño y realizar un cálculo de cantidades del alcance del proyecto, desglosándolo en partidas con cantidades medidas. RSMeans se refiere a esto como "Definir el alcance del proyecto" y "Cuantificar". ^{[ 28 ]} Algunas jurisdicciones o áreas de práctica definen el desglose y la medición en términos específicos, como RICS , y pueden tener reglas específicas para el desarrollo de un presupuesto detallado. La ASPE propone un método estándar de mejores prácticas para el cálculo de cantidades. Esto incluye el uso del Sistema de Numeración Uniforme del Instituto de Especificaciones de Construcción ( MasterFormat ) para garantizar que se contabilice todo el trabajo. ^{[ 29 ]}

Luego, los costos se aplican a los elementos de línea cuantificados. Esto puede llamarse cálculo de costos o fijación de precios. En la estimación para la contratación, el costo es lo que le cuesta construir algo, y el precio es lo que le cobra a otra parte por construirlo. RSMeans se refiere a esto como "Fijar precios a las cantidades". ^{[ 28 ]} ASPE recomienda el formato "cantidad por costos de materiales y mano de obra" ^{[ 30 ]} para la compilación de la estimación. Este formato se ilustra en el ejemplo de hoja de cálculo manuscrita. Para la mano de obra, el estimador debe "Determinar las tasas de producción básicas y multiplicarlas por las unidades de trabajo para determinar las horas totales para el trabajo". ^{[ 31 ]} y luego multiplicar las horas por el costo promedio de mano de obra por hora. ^{[ 32 ]} Los costos de mano de obra, los costos de materiales, los costos de equipos de construcción y, si corresponde, los costos de subcontratistas también se extienden en el formulario de detalle de la estimación. ^{[ 33 ]} Se agregan otros costos y precios, como gastos generales , ganancias , impuestos sobre las ventas o el uso, fianzas de pago y cumplimiento, escalada y contingencia . ^{[ 34 ]}

Los costos que se aplican a las cantidades de las partidas pueden provenir de un libro de costos (interno o externo) o una base de datos de costos . Para los contratistas o gerentes de construcción, es importante realizar un seguimiento y recopilar datos históricos sobre tendencias, proyectos terminados, factores de producción, cambios de equipos y diversos mercados laborales. ^{[ 35 ]}

Los requisitos de mano de obra suelen ser los más variables y constituyen un foco principal para los estimadores de costos de construcción. Las horas de mano de obra necesarias para construir cada elemento de instalación se calculan multiplicando la cantidad de material por la tasa de producción (un método similar consiste en dividir la cantidad de material por la tasa de producción). Muchos estimadores utilizan una referencia de horas de mano de obra estándar y aplican un factor de ajuste según las condiciones del proyecto o tarea, la ubicación, los métodos, el equipo, la cualificación de la mano de obra, etc., para compensar el impacto previsto en la mano de obra.

Los costos directos se detallan para todas las partes necesarias del proyecto. Los costos directos son todos los costos que pueden atribuirse directamente al proyecto. Los costos directos incluyen los costos de los requisitos generales (División 1 de MasterFormat), que incluyen elementos como la gestión y coordinación del proyecto , el control de calidad , las instalaciones y controles temporales, la limpieza y la gestión de residuos . ^{[ 36 ]} Los costos directos también pueden incluir los costos de planificación, investigación, estudios y diseño del proyecto; adquisición de terrenos o derechos de paso, y otros costos no relacionados con la construcción. Por lo general, se proporciona un subtotal de los costos directos totales en el presupuesto.

Además de los costos directos, se contemplan los costos indirectos . Estos incluyen gastos generales , ganancias , impuestos sobre las ventas o el uso, fianzas de pago y cumplimiento , ajuste por inflación y contingencias . La ganancia representa un costo para el comprador, pero no para el proveedor, sino una proyección de los ingresos previstos.

Una estimación de costos bien documentada incluye una Base de Estimación (BOE, por sus siglas en inglés), que describe la base del alcance, la base de precios, los métodos, los supuestos, las inclusiones y las exclusiones.

Estimaciones de orden de magnitud (Clase 5)

Una estimación de orden de magnitud se prepara cuando se dispone de poca o ninguna información de diseño para el proyecto. Se denomina orden de magnitud porque puede ser todo lo que se pueda determinar en una etapa temprana. En otras palabras, tal vez solo podamos determinar que es de una magnitud de 10 000 000 en lugar de una magnitud de 1 000 000. Se emplean diversas técnicas para estas estimaciones, incluyendo la experiencia y el juicio, valores y gráficos históricos, reglas empíricas y cálculos matemáticos simples. ^{[ 37 ]} La estimación por factores es uno de los métodos más populares. Esto implica tomar el costo conocido de una instalación similar y factorizar el costo por tamaño, ^{[ 38 ]} lugar y tiempo. El modelado de costos es otra técnica común. En el modelado de costos, el estimador modela los diversos parámetros de la instalación y aplica los costos al alcance derivado.

Los tasadores de edificios o arquitectos pueden utilizar el sistema Uniformat para descomponer el edificio en sistemas o conjuntos funcionales durante la fase de diseño esquemático (SD) de planificación y diseño. ^{[ 39 ]} El libro RSMeans Square Foot Costs organiza los costos de construcción según las 7 divisiones del sistema de clasificación UNIFORMAT II. ^{[ 40 ]} Las 7 divisiones son:

• Una subestructura
• Concha B
• Interiores C
• Servicios D
• Equipos y mobiliario E
• F Construcción especial
• Trabajos en obra de construcción G

Un estimador de costos es el profesional que prepara estimaciones de costos. Existen diferentes tipos de estimadores de costos, cuyo título puede ir precedido de un modificador, como estimador de construcción , estimador eléctrico o estimador jefe. Otros profesionales, como los tasadores de cantidades y los ingenieros de costos, también pueden preparar estimaciones de costos o contribuir a ellas. En Estados Unidos, según la Oficina de Estadísticas Laborales , había 185.400 estimadores de costos en 2010. ^{[ 41 ]} En el Reino Unido trabajan alrededor de 53.000 tasadores de cantidades profesionales. ^{[ 42 ]}

En Estados Unidos, el Reglamento Federal de Adquisiciones 48 CFR § 36.203 exige la preparación de una estimación de costos gubernamentales independientes (IGCE o GE) para proyectos de construcción. ^{[ 43 ]} Las IGCE se pueden utilizar de varias maneras, ya que pueden centrarse en el costo del proyecto, el costo del ciclo de vida , el costo total de propiedad o aspectos específicos de un programa, como el cálculo del costo de una opción. ^{[ 44 ]}

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• ACostE (Asociación de Ingenieros de Costos) Archivado el 8 de julio de 2017 en Wayback Machine
• ASCE Sociedad Estadounidense de Ingenieros Civiles
• Asociación Internacional de Estimación y Análisis de Costos (ICEAA)
• AACE Internacional