Gestión de contenido empresarial

La gestión de contenido empresarial ( ECM ) amplía el concepto de gestión de contenido al añadir una cronología para cada elemento de contenido y, posiblemente, al establecer procesos para su creación, aprobación y distribución. Los sistemas que utilizan ECM generalmente proporcionan un repositorio seguro para los elementos gestionados, tanto analógicos como digitales. También incluyen uno (o más) métodos para importar contenido y gestionar nuevos elementos, así como diversos métodos de presentación para que los elementos estén disponibles para su uso. Si bien el contenido de ECM puede estar protegido por la gestión de derechos digitales (DRM), esto no es obligatorio. ECM se distingue de la gestión de contenido general por su conocimiento de los procesos y procedimientos de la empresa para la que se crea. ^{[ 1 ]}

• Finales de 2005: La tecnología se utilizó para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos.
• A principios de 2006: Las herramientas y estrategias de gestión de contenido empresarial (ECM) permitieron administrar la información no estructurada de una organización , independientemente de dónde se encuentre dicha información.
• Principios de 2008: Se utilizaron estrategias , métodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. Las herramientas y estrategias de ECM permitieron la gestión de la información no estructurada de una organización , dondequiera que exista dicha información ^{[ 1 ].}
• Principios de 2010: Se utilizaron estrategias, métodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. La gestión de contenido empresarial (ECM) abarcaba la gestión de la información dentro del ámbito completo de una empresa, ya sea que esa información esté en forma de documento en papel, archivo electrónico, flujo de impresión de base de datos o incluso correo electrónico ^{[ 1 ].}
• Marzo de 2017: La Asociación para la Gestión de Información e Imagen (AIIM) propuso reemplazar la "gestión de contenido empresarial" por la "gestión inteligente de la información". La IIM se define como "las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para crear, capturar, automatizar, distribuir, proteger y analizar contenido y documentos relacionados con los procesos organizacionales. La IIM se refiere a la gestión de contenido Y datos, no solo del contenido en sí". ^{[ 2 ]}

La definición más reciente abarca áreas que tradicionalmente han sido gestionadas por sistemas de gestión de registros y documentos . Implica la conversión de datos a formatos digitales y tradicionales, incluyendo papel y microfilm.

ECM, como término general , abarca la gestión de documentos y contenido web , la búsqueda, la colaboración, la gestión de registros, la gestión de activos digitales (DAM), la gestión de flujos de trabajo y la captura y escaneo . Gestiona el ciclo de vida de la información, desde su publicación inicial (o creación) hasta su archivo y eventual eliminación. Se ofrece de cuatro maneras:

• Software local (instalado en la red de una organización)
• Software como servicio (SaaS): Acceso web a la información almacenada en el sistema de un fabricante de software.
• Un sistema híbrido que combina componentes locales y SaaS.
• Infraestructura como servicio (IaaS): Servicios en línea que abstraen al usuario de los detalles de la infraestructura, como los recursos informáticos físicos, la ubicación, el particionamiento de datos, el escalado, la seguridad y las copias de seguridad.

Entre los beneficios para una organización se incluyen una mayor eficiencia, un mejor control y una reducción de costos. Los bancos han migrado del método anterior de guardar cheques físicos en almacenes al almacenamiento de copias de cheques antiguos en sistemas ECM. Con el sistema anterior, la solicitud de un cliente para obtener una copia de un cheque podía tardar semanas; un empleado del banco tenía que contactar con el almacén donde se encontraban la caja, el archivo y el cheque correctos. Se extraía el cheque, se hacía una copia y se enviaba por correo al banco, que luego la enviaba al cliente. Con un sistema ECM, un empleado del banco puede consultar el sistema para obtener el número de cuenta del cliente y el número del cheque solicitado. Cuando aparece una imagen del cheque en pantalla, el banco puede enviar una copia inmediatamente al cliente, generalmente mientras este aún está al teléfono.

La gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés), una forma de gestión de contenido , combina la captura, búsqueda y la interconexión de documentos con el archivado digital , la gestión documental y el flujo de trabajo . Incluye los desafíos que supone el uso y la preservación de la información interna (a menudo no estructurada) de una empresa en todas sus formas. La mayoría de las soluciones ECM se centran en los sistemas de comunicación entre empresas y empleados (B2E).

Han surgido nuevos componentes de gestión de contenido empresarial (ECM). A medida que se registra la entrada y salida de contenido, cada uso genera nuevos metadatos (automáticamente, hasta cierto punto). La información sobre cómo (y cuándo) las personas utilizan el contenido permite al sistema adquirir nuevas rutas de filtrado, enrutamiento y búsqueda, taxonomías corporativas y redes semánticas , así como decisiones sobre reglas de retención.

Las soluciones pueden proporcionar servicios de intranet a los empleados (B2E) y pueden incluir portales empresariales para relaciones entre empresas (B2B), entre empresas y gobierno (B2G), entre gobierno y empresa (G2B) u otras relaciones comerciales. Esta categoría incluye la mayoría de las antiguas soluciones de gestión de documentos y flujos de trabajo que, para 2016, no habían convertido completamente su arquitectura a ECM pero proporcionaban una interfaz web. La gestión de activos digitales es una forma de ECM que implica contenido almacenado digitalmente. Los sistemas especializados de gestión de contenido sanitario cumplen con los requisitos reglamentarios especiales para dispositivos médicos e interoperabilidad .

La gestión de contenido empresarial (ECM) se posiciona cada vez más como una plataforma colaborativa e integradora que trasciende las fronteras organizativas tradicionales. Al respaldar la interoperabilidad entre sistemas y partes interesadas, la ECM facilita el intercambio fluido de información en entornos complejos como las asociaciones público-privadas, los servicios gubernamentales y las cadenas de suministro globales. Esto refuerza su función no solo como repositorio de la memoria organizacional, sino también como una infraestructura activa que sustenta los ecosistemas digitales y las formas de gobernanza en red. ^{[ 3 ]}

Las tecnologías que conformaban la gestión de contenido empresarial (ECM) en 2016 derivan de los sistemas electrónicos de gestión documental (DMS) de finales de la década de 1980 y principios de la de 1990. Los productos DMS originales eran independientes y ofrecían funcionalidades en una de cuatro áreas: digitalización de imágenes , flujo de trabajo, gestión documental y gestión de relaciones empresariales (ERM).

Un usuario típico de los primeros sistemas de gestión documental (DMS) contaba con un sistema de gestión de imágenes y flujo de trabajo a pequeña escala (quizás para un solo departamento) para mejorar un proceso que requería mucho papel y avanzar hacia una oficina sin papel . Las primeras tecnologías DMS independientes tenían como objetivo ahorrar tiempo (o mejorar el acceso a la información) al reducir la manipulación y el almacenamiento de papel, minimizar la pérdida de documentos y agilizar el acceso a la información. Los DMS podían proporcionar acceso en línea a información que antes solo estaba disponible en papel, microfilm o microficha. Al mejorar el control sobre los documentos y sus procesos, los DMS optimizaron las prácticas empresariales. Su sistema de auditoría aumentó la seguridad de los documentos y permitió medir la productividad y la eficiencia.

Las categorías de productos DMS se consideraban complementarias, y las organizaciones deseaban utilizar varios productos DMS. Un departamento de atención al cliente podía combinar la digitalización, la gestión documental y el flujo de trabajo; un departamento de contabilidad podía acceder a las facturas de proveedores desde un sistema ERM, a las órdenes de compra desde un sistema de digitalización y a los contratos desde un sistema de gestión documental. A medida que las organizaciones establecían su presencia en Internet , querían gestionar el contenido web. Las organizaciones que habían automatizado departamentos individuales comenzaron a contemplar una implementación más amplia.

La tendencia hacia los sistemas DMS integrados reflejó una práctica común en la industria del software: la integración de sistemas pequeños en otros más completos. Los programas de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones eran productos independientes hasta principios de la década de 1990, cuando el mercado viró hacia la integración.

Los primeros desarrolladores ofrecieron múltiples tecnologías DMS independientes como una única "suite" empaquetada, con poca (o ninguna) integración funcional. Alrededor de 2001, la industria comenzó a utilizar el término "gestión de contenido empresarial" para sistemas integrados ^{[ 4 ]} .

En 2006, Microsoft (con su familia de productos SharePoint ) y Oracle Corporation (con Oracle Content Management ) entraron en el mercado de ECM de bajo coste. ^{[ a ] ​​[ 5 ]} También hay disponibles productos ECM de código abierto .

Las normas gubernamentales, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la norma BS 7799 y la ISO/IEC 27001 , influyen en el desarrollo y el uso de la gestión de contenido empresarial (ECM). En 2016, las organizaciones podían implementar un único sistema ECM para gestionar la información en todos los departamentos.

Las empresas adoptan la gestión de contenido empresarial (ECM) para aumentar la eficiencia, mejorar el control de la información y reducir el costo total de la administración de la información. La ECM agiliza el acceso a los registros mediante búsquedas por palabras clave y texto completo, lo que permite a los empleados obtener rápidamente la información que necesitan desde sus computadoras.

ECM facilita la eficiencia organizacional a través de las siguientes capacidades:

• Captura de datos/documentos : Capturar, digitalizar e indexar documentos y datos en su punto de entrada, ya sea por correo electrónico, factura, formulario en papel u otro medio.
• Repositorio de contenido seguro : almacene documentos y datos en un punto de acceso centralizado para facilitar su recuperación, uso y control de versiones.
• Asigne controles de seguridad y cumplimiento : proteja los datos confidenciales con controles de acceso asignados por el usuario y procedimientos de política de retención.
• Entrega automatizada del flujo de trabajo : mantenga los procesos en marcha con aprobaciones automatizadas y enrutamiento de documentos/datos a los puntos de contacto del flujo de trabajo. ^{[ 6 ]}

Los sistemas de gestión ayudan a las empresas a cumplir con las normativas gubernamentales y del sector, como HIPAA, la Ley Sarbanes-Oxley , el Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago (PCI DSS) y las Reglas Federales de Procedimiento Civil . La seguridad a nivel de usuario, función y registro protege los datos confidenciales. Parte de la información de un documento puede ser censurada , de modo que el resto pueda compartirse sin comprometer la identidad ni los datos clave. Cada acción en el sistema se registra y puede generar informes para demostrar el cumplimiento de una amplia variedad de normativas.

La gestión de contenido empresarial (ECM) se distingue de la gestión de contenido general por su conocimiento de los procesos y procedimientos de la empresa para la que se crea. En su artículo “ECM: el gobernante de la información”, Ulrich Kampffmeyer ^{[ 7 ]} caracterizó la ECM en 2001 como:

1. La gestión de contenido empresarial (ECM) funciona como una infraestructura integradora que conecta aplicaciones verticales previamente aisladas y facilita el acceso al contenido en toda la organización. La integración de aplicaciones empresariales (EAI) y la arquitectura orientada a servicios (SOA) son la base de esta conectividad.
2. ECM expone sus capacidades como servicios independientes, lo que significa que componentes individuales como la captura, el flujo de trabajo o la gestión de registros pueden ser utilizados por diferentes aplicaciones sin duplicar la funcionalidad.
3. La gestión de contenido empresarial (ECM) proporciona un repositorio uniforme que consolida documentos, datos y activos digitales en un único almacén gestionado, eliminando redundancias costosas y mejorando la coherencia de la información en toda la organización.

La inteligencia artificial ha extendido estas tres propiedades en las plataformas ECM modernas. En la capa de infraestructura, la IA permite el enrutamiento y la clasificación inteligentes del contenido a medida que se mueve entre sistemas sin intervención manual. Dentro de la capa de servicios, las capacidades impulsadas por IA, como el reconocimiento óptico de caracteres, la extracción de entidades nombradas y el resumen basado en modelos de lenguaje a gran escala, ahora se exponen como servicios discretos que las aplicaciones pueden invocar bajo demanda. ^{[ 8 ]} A nivel de repositorio, la IA ayuda con la generación automatizada de metadatos, la detección de duplicados y la aplicación de políticas de retención, tareas que anteriormente requerían una configuración manual significativa.

ECM combina componentes que pueden utilizarse como sistemas independientes sin necesidad de incorporarse a un sistema empresarial. ^{[ 9 ]} Los cinco componentes de ECM fueron definidos por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) como:

• Captura
• Administrar
• Almacenar
• Preservar
• Entregar ^{[ 10 ]}

Antes de 2003, el mercado de la gestión de contenido empresarial (ECM) estaba dominado por proveedores independientes de tamaño mediano que se dividían en dos categorías: aquellos que se originaron como empresas de gestión documental y comenzaron a añadir la gestión de otros contenidos empresariales, y aquellos que comenzaron como proveedores de gestión de contenido web y que intentaron diversificarse hacia la gestión de documentos empresariales y contenido multimedia enriquecido.

En 2002, Documentum añadió capacidades de colaboración con la adquisición de eRoom ; Interwoven y Vignette respondieron con las adquisiciones de iManage e Intraspect. Documentum compró Bulldog por sus capacidades de gestión de activos digitales (DAM); Interwoven y OpenText respondieron con las adquisiciones de MediaBin y Artesia . OpenText también adquirió las empresas de software europeas IXOS y Red Dot. En octubre de 2003, EMC Corporation adquirió Documentum. IBM compró FileNet y Oracle compró Stellent en 2006; OpenText también compró Hummingbird Ltd. ese año. Hewlett-Packard (HP) adquirió la empresa australiana Tower Software en 2008. En marzo de 2009, Autonomy compró Interwoven; OpenText adquirió Vignette en julio de ese año y MetaStorm en febrero de 2011. OpenText adquirió Global 360 en julio de 2011, ^{[ 12 ]} y HP acordó comprar Autonomy en agosto de 2011. ^{[ 13 ]}

En abril de 2007, Alan Pelz-Sharpe, director de CMS Watch, declaró: «Algunas de las empresas más importantes de este sector están experimentando una transformación sustancial que conllevará cambios en sus planes estratégicos y conjuntos de productos en los próximos años». ^{[ 14 ]} Nuxeo y Alfresco ofrecieron software ECM de código abierto ese mismo año. ^{[ 15 ]}

Gartner estimó en 2010 que el mercado de ECM tenía un valor aproximado de 3.500 millones de dólares en 2009; se esperaba que creciera a una tasa de crecimiento anual compuesta del 10,1 por ciento hasta 2014. El mercado experimentó varias fusiones y adquisiciones en 2010. ^{[ 16 ]} En 2014, Real Story Group (anteriormente CMS Watch) añadió proveedores basados ​​en la nube a sus evaluaciones de ECM de 2014. ^{[ 17 ]}

• Servicios de interoperabilidad para la gestión de contenidos
• Sistema de gestión de contenidos
• Servicios electrónicos
• Integración de contenido empresarial
• Gestión de la producción empresarial
• gobernanza de la información
• Ciencias de la información
• Lista de sistemas de gestión de contenido
• Definición de interfaz de servicio abierto del repositorio