Novopay

Talent2 obtuvo inicialmente el contrato multimillonario del Gobierno Laborista por recomendación del Ministro de Educación Trevor Mallard ^{[ 13 ]} , pero fue renegociado dos veces por el posterior Gobierno Nacional. ^{[ 14 ]} Una vez firmado el contrato, Novopay debía entrar en funcionamiento en mayo de 2010, pero la empresa incumplió varios plazos, lo que retrasó su implementación más de dos años. Durante este proceso, el Ministerio de Educación gastó 650 000 dólares en pruebas del sistema antes de su implementación a nivel nacional. Más de la mitad de los 731 usuarios de prueba consideraron que no estaban preparados para la puesta en marcha del sistema, pero el Gobierno siguió adelante de todos modos. ^{[ 15 ]}

El sistema se probó por última vez tres meses antes de su puesta en funcionamiento y reveló 147 defectos de software y 6000 errores. ^{[ 13 ]} TV3 informó que la ministra de Educación, Hekia Parata, el viceministro de Educación, Craig Foss, y el ministro de Finanzas, Bill English, fueron informados sobre los "fallos" del sistema, pero "lo aprobaron de todos modos". ^{[ 3 ]} Cuatro agencias independientes —PricewaterhouseCoopers, el Ministerio de Desarrollo Social, el Ministerio de Industrias Primarias y la Agencia de Transporte de Nueva Zelanda— también aconsejaron que el sistema siguiera adelante. ^{[ 14 ]}

En la primera ronda de pago del nuevo sistema, 5000 empleados escolares recibieron un pago inferior al debido (5,05 %) y 15 no recibieron ningún pago. La firma auditora internacional Deloitte recomienda que la tasa de error sea consistentemente inferior al 1 % en este tipo de sistemas. ^{[ 16 ]} Sin embargo, Novopay ha presentado problemas en cada ronda de pago sucesiva ^{[ 17 ]} con miles de empleados escolares que encontraron discrepancias en sus pagos. Algunos maestros recibían un pago excesivo, ^{[ 18 ]} otros insuficiente, ^{[ 19 ]} y otros nada en absoluto. ^{[ 20 ]} Uno de los errores del sistema provocó que los nombres largos o compuestos aparecieran dos veces en la nómina. ^{[ 21 ]}

En el período de pago del 9 al 22 de enero de 2013, la nómina bruta total fue de 139 millones de dólares. Se pagaron menos de lo debido o no se pagó a 176 personas, lo que representa una tasa de error del 0,29%, según el Ministerio. Esta cifra no incluye a los docentes que recibieron pagos excesivos. ^{[ 22 ]}

Se expresaron preocupaciones de que Novopay también cometiera violaciones de privacidad al entregar información personal de los maestros, incluidos los datos de sus cuentas bancarias, a escuelas equivocadas. ^{[ 23 ]} El director de una escuela de Manawatu descubrió que una falla en Novopay permitió que el personal de otra escuela cambiara los datos de pago de uno de sus maestros. El director de la escuela Opiki, Bede Gilmore, dijo que "la violación demostró que había oportunidad para el fraude a gran escala". ^{[ 24 ]}

Muchos de los errores fueron descritos como "extraños". A un profesor se le pagó por 39 días, en lugar de 39 horas, recibiendo miles de dólares más de lo que le correspondía. A otra profesora se le pagó de más $39,000. Devolvió el dinero inmediatamente, pero dos meses después, no había recibido ningún pago. ^{[ 24 ]} A una profesora suplente se le pagó por trabajar en dos escuelas diferentes el mismo día: una en Upper Hutt y la otra en Auckland. ^{[ 25 ]} El director de Ashburton College , Grant McMillan, dijo que el problema "más absurdo" fue cuando "Novopay retiró $40,000 directamente de la cuenta bancaria de la escuela para pagar a varios profesores que nunca habían trabajado en la universidad". ^{[ 26 ]} Otra dificultad fue el tiempo que tardaban las personas en comunicarse con la línea de ayuda de Talent2. Cuando la directora de Gladstone School, Margaret Hyslop, llamó para pedir ayuda, descubrió que estaba en el puesto 1,117 en la cola de quejas.

Los problemas parecen agravarse con cada día de pago sucesivo, lo que preocupa al personal escolar en todo el país. ^{[ 27 ]} Tan solo tres meses después de la implementación de Novopay, el sindicato de maestros, el NZEI , solicitó una investigación pública; el secretario nacional del NZEI, Paul Goulter, afirmó que Novopay había estado causando "un estrés interminable a las escuelas y al personal durante meses y necesita ser corregido de inmediato". ^{[ 28 ]} Para febrero de 2013, a más de 14.000 maestros y personal de apoyo escolar ^{[ 29 ]} se les adeudaban casi 12 millones de dólares en salarios atrasados ​​debido a todos los errores. Novopay había pagado de más más de 600.000 dólares a los maestros, aunque ya se ha reembolsado aproximadamente el 80%.

Además de los errores en sus pagos, el personal escolar ha tenido que dedicar horas a ingresar datos adicionales en el sistema para intentar corregir los errores. ^{[ 30 ]} Para febrero, el Ministerio había recibido 225 facturas por costos administrativos adicionales (por los cuales el entonces Ministro Adjunto de Educación, Craig Foss, había prometido compensar a las escuelas) por un total de casi $1.2 millones. ^{[ 6 ]} En noviembre de 2012, los bancos minoristas de toda Nueva Zelanda tomaron la medida extraordinaria de ofrecer sobregiros sin intereses al personal escolar después de que muchos empleados no recibieran su salario durante hasta cuatro meses. ^{[ 31 ]}

Cinco meses después de su implementación (mediados de diciembre de 2012), una encuesta mostró que solo el 16% de las escuelas no tuvieron errores en esa ronda de pago, en comparación con el 36% del mes anterior, lo que sugiere que el rendimiento de Novopay estaba empeorando, en lugar de mejorar. ^{[ 32 ]} El 15 de noviembre, el Ministerio de Educación dijo que tomaría acciones legales contra Talent2, buscando una compensación financiera por los errores, que se usaría para pagar a los maestros. ^{[ 33 ]}

A principios de 2015, la tasa de error en los pagos era inferior al 0,2 por ciento, menos de la mitad de la tasa de error aceptable del 0,5 por ciento definida por la revisión técnica de Novopay. ^{[ 34 ]}

En noviembre de 2012, la recién nombrada secretaria de educación, Leslie Longstone, dijo que podría tomar un año arreglar el sistema. ^{[ 19 ]} Sin embargo, como ministra de Educación, Hekia Parata recibió la mayor parte de las críticas por los fallos de Novopay. Según se informó, Parata se enemistó con Longstone, quien posteriormente renunció. ^{[ 35 ]} En 2013, se reveló que Longstone recibió una indemnización por despido de 425 000 dólares después de solo 13 meses de su nombramiento de cinco años ^{[ 36 ] [ 37 ]} y que se le habían pagado 50 000 dólares para trasladarse de Gran Bretaña a Nueva Zelanda para aceptar el trabajo. ^{[ 38 ]}

En respuesta a la publicidad sobre los errores, el director ejecutivo de Talent2, John Rawlinson, dijo que no había "problemas técnicos con Novopay". Afirmó que el software se basaba en un sistema de nómina anterior, Alesco, que Talent2 ya había estado utilizando durante 15 años. Alesco se había desarrollado utilizando el software de base de datos Oracle . Entrevistado por el National Business Review , el Sr. Rawlinson dijo: "Curiosamente, no hay realmente un problema con la tecnología. La gran mayoría de los problemas tienen que ver con la interfaz con nuestro centro de ayuda". Añadió que la empresa había respondido trasladando a otros nueve expertos en nómina a Nueva Zelanda y ahora tiene 130 empleados dedicados a Novopay. ^{[ 39 ]} A pesar de las afirmaciones del Sr. Rawlinson, el Gobierno pagó posteriormente a Talent2 otros 5 millones de dólares para producir actualizaciones de software, la primera de las cuales entró en funcionamiento en febrero de 2013.

Con un intenso escrutinio del sistema, en 2013 se implementaron informes adicionales, incluyendo comunicados de prensa después de cada ronda de pago. En el sitio web se encuentra información adicional, incluyendo tiempos de espera promedio para llamadas, actualizados diariamente. Talent2 se comprometió a reducir los tiempos de espera a un máximo de cuatro minutos. Durante febrero, el tiempo varió de 12 segundos un día a 29 minutos otro. El único día en que el tiempo de espera fue de 12 segundos (6 de febrero, que fue feriado debido al Día de Waitangi ) fue el único día en todo el mes en que el tiempo de espera fue inferior a cuatro minutos. ^{[ 40 ]}

En enero de 2013, como parte de una reorganización del Gabinete, el Primer Ministro John Key anunció que el Ministro de Desarrollo Económico, Steven Joyce —a quien los medios comenzaron a llamar "el Solucionador de Problemas"— se haría cargo de Novopay. ^{[ 49 ]} Inicialmente, el Sr. Joyce se mostró reacio a discutir las diversas opciones que estaba considerando el Gobierno, pero indicó que la rescisión del contrato de Talent2 era posible, aunque improbable. ^{[ 50 ] [ 51 ]} Dos semanas después, tras hablar con las partes interesadas, incluido el director ejecutivo de Talent2, John Rawlinson, el Sr. Joyce cambió de opinión y dijo que el sistema podría ser eliminado. Antes de tomar una decisión, dijo que se llevaría a cabo una investigación ministerial y una auditoría técnica de Novopay. ^{[ 52 ]} Se espera que la revisión técnica cueste $200,000 y debería estar terminada para finales de febrero; la investigación ministerial costará $500,000 y debería estar terminada para finales de mayo. ^{[ 53 ]}

A principios de febrero, el Sr. Joyce publicó cientos de documentos que mostraban que el Ministerio y Talent2 tenían una relación tensa antes del lanzamiento nacional de Novopay. ^{[ 11 ]} Los documentos muestran que los ministros que dieron luz verde al lanzamiento de Novopay estaban al tanto de sus deficiencias y el Ministerio de Educación casi abandonó el sistema cuatro meses antes de que entrara en funcionamiento. De hecho, el Ministerio de Educación había estado intentando que Talent2 cumpliera con los hitos operativos durante dos años. Uno de los documentos publicados fue un memorando escrito por Lesley Longstone y su adjunta Anne Jackson en el que afirmaban que Talent2 había incumplido cuatro plazos y advertían a la empresa que estaba incumpliendo su contrato. No se tomó ninguna medida porque Talent2 amenazó con emprender acciones legales contra el Ministerio si se producía un incumplimiento. ^{[ 13 ]} Steven Joyce y el secretario de Educación interino, Peter Hughes, también iniciaron un diálogo con Datacom, el anterior proveedor de nóminas, sobre la creación de un plan de contingencia en caso de que Novopay tuviera que ser descartado. ^{[ 6 ]}

Uno de los principales problemas que identificó el Sr. Joyce fue que Talent2 carecía de capacidad de gestión de alto nivel en Nueva Zelanda. Al parecer, la falta de altos ejecutivos impidió que la empresa tomara decisiones sobre el aumento de su inversión financiera para reforzar el servicio cuando se encontraba en dificultades. ^{[ 54 ]} Tras bambalinas, el precio de las acciones de Talent2 había caído drásticamente y, en septiembre de 2012, la empresa fue excluida de la bolsa de valores australiana.

Un par de semanas después, el Sr. Joyce proporcionó una actualización sobre su investigación sobre Novopay y dijo que "Talent2 había recibido notificaciones formales de incumplimiento de contrato e indicadores clave de rendimiento". Sin embargo, también indicó que el Gobierno había acordado pagar a Talent2 otros 5 millones de dólares para corregir los errores de software y aumentar el número de personal de procesamiento de datos y personal en su centro de llamadas . ^{[ 53 ]} A finales de febrero, se lanzó una actualización de software y se planificaron más actualizaciones para marzo y abril. ^{[ 55 ]} Sin embargo, los errores continuaron, lo que llevó a la Asociación de Maestros de Educación Secundaria a iniciar una acción legal colectiva para obtener una compensación por "el daño, la humillación y el sufrimiento financiero causados ​​por el sistema de nómina disfuncional". ^{[ 56 ]}

El 19 de marzo, Joyce publicó los resultados de una revisión técnica del sistema. Se encontraron 526 defectos en Novopay y un retraso de 19 000 problemas relacionados con el pago. Los defectos se clasificaron de la siguiente manera: 49 se clasificaron como muy graves, 320 como graves, 115 como moderados y 42 como estéticos. ^{[ 57 ]} Antes de que Novopay entrara en funcionamiento en junio de 2012, la propia auditoría del Ministerio encontró solo 147 defectos de software. ^{[ 58 ]} Joyce también dijo que habría un paquete de compensación de 6 millones de dólares para cubrir los costos administrativos adicionales: 500 dólares por escuela más 105 dólares por maestro de tiempo completo empleado en la escuela por cada ronda de pago. ^{[ 59 ]}

Además de tantos errores técnicos, la auditoría reveló que Talent2 asumió que el 90 % de los administradores escolares completarían los datos en línea. Pero solo el 70 % lo hacía porque "los formularios para maestros y personal de apoyo a tiempo parcial no funcionan en línea" y deben enviarse por correo electrónico. La auditoría encontró que Talent2 carecía del personal para manejar la carga de trabajo adicional y se mostraba reacia a contratar más. Concluyó: "No creemos que la estabilidad a largo plazo pueda lograrse con los procesos y recursos actuales. Requeriría un esfuerzo significativamente mayor y sostenido tanto del Ministerio como de Talent2". El Sr. Joyce ha presionado al anterior proveedor del sistema de nómina del ministerio, Datacom, para que esté preparado para implementar un sistema de respaldo en caso de ser necesario. ^{[ 16 ]}

En el primer período de pago de 2013, 1647 docentes recibieron un pago excesivo, 206 un pago insuficiente y 39 no recibieron ningún pago, lo que afectó a 286 escuelas. Estos errores fueron el resultado de un nuevo fallo introducido en Novopay como parte de los intentos de Talent2 por corregir el sistema. Al comentar sobre el nuevo fallo, Steven Joyce dijo: "Me han informado que fue un evento puntual que ya se ha corregido". ^{[ 60 ]} En abril, PricewaterhouseCoopers anunció que se habían corregido 363 defectos desde finales de febrero, pero que habían surgido otros 172. Desde febrero, el porcentaje de docentes afectados por errores fue disminuyendo con cada ronda de pago sucesiva, pasando del 2,2 % (y afectando a 628 escuelas) en el 23.er período de pago al 0,43 % del personal (afectando a 232 escuelas) en la 26.ª ronda de pago. ^{[ 61 ]}

A finales de abril de 2013, el costo para el Gobierno de solucionar los problemas de Novopay había ascendido a 11 millones de dólares y seguía aumentando. ^{[ 62 ]} En mayo, el Ministerio de Educación reveló que había gastado 1,7 millones de dólares adicionales pagando a 12 consultores para ayudar a resolver los problemas con Novopay. ^{[ 63 ]}

A principios de 2015, el costo de las reparaciones había aumentado a 45 millones de dólares. ^{[ 7 ]}

En mayo de 2013, Joyce dijo que Novopay estaba aquí para quedarse por el momento, ya que el número de errores técnicos seguía reduciéndose. El último ciclo de pago afectó solo a 166 escuelas, con 127 no pagos y 80 sobrepagos. La tasa de error fue inferior al 0,5% durante tres de los últimos cuatro períodos de pago, lo que se considera "normal" para sistemas de nómina complejos. ^{[ 64 ]} Los maestros que recibieron pagos en exceso de pequeñas cantidades no tendrían que devolverlas. Aunque los pequeños sobrepagos se cancelarían, aquellos de $100 en un solo pago o $300 a lo largo de un año completo, aún se reclamarían. ^{[ 65 ]} Todavía había un retraso de 25 000 errores por resolver.