Estudio de reserva

En el sector inmobiliario, un estudio de reservas es una herramienta de planificación presupuestaria a largo plazo que identifica el estado actual del fondo de reserva y un plan de financiación estable y equitativo para compensar el deterioro continuo , lo que garantiza fondos suficientes cuando se produzcan los gastos previstos en las áreas comunes . El estudio de reservas consta de dos partes: el análisis físico y el análisis financiero. Este documento debe ser elaborado por un consultor externo independiente para beneficio de los administradores ( Junta Directiva o Miembros del Consejo de Administración) de una propiedad con múltiples propietarios, como una asociación de condominios o una asociación de propietarios (HOA), o un condominio, y debe contener una evaluación del estado de los componentes de la propiedad de propiedad común, según lo determinado por los convenios, condiciones y restricciones (CC&R) y los estatutos de la asociación en particular . Sin embargo, los estudios de reservas no se limitan solo a los condominios y pueden crearse para cualquier propiedad de "comunidad de interés común" (CIC), como propiedades vacacionales ( propiedad compartida ), asociaciones comunitarias/vecinales, cooperativas, etc.

Los estudios de reservas son, en esencia, herramientas de planificación diseñadas para ayudar a la junta a anticipar y prepararse para los proyectos importantes de reparación y reemplazo de la propiedad. Por ejemplo, dichos proyectos incluirían: el reemplazo del techo del edificio o edificios, el reemplazo de la caldera , la modernización de los dispositivos de alarma contra incendios y el reasfaltado de las carreteras .

En algunas jurisdicciones de Canadá, un estudio de reservas también se conoce a veces como "estudio de fondo de reserva", "estudio de fondo de reserva de contingencia" o "estudio de reserva de reemplazo" y, en Columbia Británica , la legislación se refiere a este tipo de estudio como "Informe de depreciación".

El propósito de un estudio de reservas es brindar a quienes supervisan el mantenimiento de la propiedad una mejor idea de los gastos importantes que se pueden esperar y una estimación fundamentada de cuándo ocurrirán. Con este conocimiento, la junta o el administrador de la asociación de propietarios pueden crear un presupuesto para que los miembros de la asociación compensen el deterioro continuo con fondos de reserva permanentes ^† , diseñados de manera que el efectivo esté disponible para realizar estos proyectos importantes en el futuro de manera oportuna. No hay razón para que la administración se sorprenda ante la necesidad de realizar proyectos importantes de reparación o reemplazo de edificios que se deterioraron a menudo a la vista y durante varios años. Además, el estudio de reservas proporciona información anual importante a los miembros de la asociación (y a los posibles compradores) sobre el estado de los componentes de las áreas comunes y el nivel de preparación (solidez) del fondo de reserva (generalmente medido en términos de porcentaje financiado). Un estudio de reservas de la HOA es una hoja de ruta que permite tomar decisiones que serán eficientes y efectivas a largo plazo. El Instituto Internacional de Presupuesto de Capital ha establecido estándares para calcular el porcentaje financiado. Existen tres métodos para realizar este cálculo, y las diferencias entre los profesionales que gestionan las reservas pueden, lamentablemente, dar lugar a diferencias significativas en el porcentaje financiado.

(†  : Es importante tener en cuenta la inflación y los intereses ganados en los Planes de Financiación de Estudios de Reserva, ya que estos efectos suelen ser muy significativos.

Un estudio de reservas para CIC debería:

1. Proporcione información presupuestaria que ofrezca cierta garantía teórica de que, cuando llegue el momento de los proyectos de sustitución de elementos comunes, se habrán asignado fondos suficientes para sufragarlos sin derramas extraordinarias (preferiblemente sin una financiación excesiva significativa).
2. Distribuir equitativamente los costos inflados de los proyectos de reemplazo entre los propietarios, en proporción a su porcentaje de propiedad de los elementos comunes (según se define en los documentos de su asociación) durante el período de dicha propiedad, medido ya sea en dólares constantes anuales o en horas trabajadas a cualquier tasa de pago, suponiendo que el pago del propietario aumente al mismo ritmo que los costos de reemplazo de los componentes.
3. Proporcione un porcentaje de financiación teóricamente exacto basado en la cantidad de efectivo de reserva disponible y el valor en efectivo del deterioro de las áreas comunes.

Hay tres resultados de un estudio de reservas:

1. Una lista de los principales componentes de la asociación que se financiarán con fondos de reserva, su vida útil prevista, su vida útil restante y su coste de reposición actual (lo que permite definir el "alcance y el cronograma" de los proyectos de reserva).
2. Una evaluación de la solidez actual del fondo de reserva (que se suele expresar como "porcentaje de financiación").
3. Un plan de financiación de reservas plurianual recomendado.

Los estudios de reservas son requeridos por la junta directiva o el administrador para fines de debida diligencia , divulgación y planificación presupuestaria. Un número creciente de estados de EE. UU. y provincias canadienses exigen actualmente algún tipo de planificación o divulgación de reservas. Además de requerir que se destine un mínimo del 10 % del presupuesto total a contribuciones de reserva, Fannie Mae y la Administración Federal de Vivienda (FHA) pueden solicitar estudios de reservas actualizados (para demostrar que la asociación ha destinado fondos suficientes para atender las necesidades continuas de la propiedad) para la aprobación de préstamos asegurados por la FHA y productos y servicios de crédito de Fannie Mae.

Existen varios métodos y objetivos de financiación para estudios de reservas. Estos métodos pueden utilizarse para desarrollar una estrategia de financiación que se corresponda con la tolerancia al riesgo de la comunidad. En la terminología de las Normas Nacionales para Estudios de Reservas, ^{[ 9 ]} existen dos formas básicas de calcular las contribuciones: "Flujo de Caja" o "Componente" (también conocido como "Línea Recta"). En la misma terminología de las Normas Nacionales para Estudios de Reservas, existen cuatro objetivos de financiación: financiación completa, financiación umbral, financiación base y financiación reglamentaria. Debido a su mayor flexibilidad computacional y a su capacidad para permitir al usuario centrarse en cualquiera de los cuatro objetivos de financiación y alcanzarlos, el método de "Flujo de Caja" ha experimentado un crecimiento significativo en popularidad. Los cuatro objetivos de financiación (extraídos de las Normas Nacionales para Estudios de Reservas , o de un documento que desarrolla dichas normas) son los siguientes:

• La "financiación total" persigue el objetivo de que el saldo del fondo de reserva sea igual (o muy aproximado) al valor del deterioro del componente de reserva (el "saldo totalmente financiado").
• El concepto de «financiación básica» se refiere al objetivo de contar con reservas suficientes para no quedarse nunca sin fondos. A veces se le denomina plan «con saldo positivo». Con menos efectivo en reservas, las asociaciones con un objetivo de financiación básica suelen tener más casos de derramas extraordinarias o mantenimiento diferido.
• El término «financiamiento umbral» describe un objetivo establecido por el consejo directivo distinto del 100 % (financiamiento total) o simplemente mantener un saldo de caja positivo (financiamiento base). Puede tratarse de un porcentaje de financiación específico o de un saldo de caja objetivo. El financiamiento umbral suele ser un valor intermedio entre el financiamiento total y el financiamiento base.

Todos los objetivos de financiación están diseñados para cubrir exactamente los mismos gastos descritos en la lista de componentes de la reserva. Por lo tanto, los gastos son idénticos; solo varía el tamaño del fondo de reserva a lo largo de los años. Esto significa que la cantidad de aportaciones a la reserva entre los distintos objetivos de financiación suele ser relativamente pequeña (normalmente solo entre el 10 % y el 15 %).

Los estudios de reservas pueden ser elaborados por miembros voluntarios de la junta directiva, sus gerentes profesionales, obtenidos a través de diversos profesionales especializados en la preparación de estudios de reservas, o por grandes firmas de arquitectura o ingeniería que realizan estudios de reservas como parte de su actividad principal. Recientemente, se han creado criterios de certificación para permitir un sistema más ordenado de identificación de las personas que han recibido capacitación específica en la elaboración de estudios de reservas. Una de estas certificaciones, la de Especialista en Reservas (ER), está disponible a través del Community Associations Institute (CAI). Para obtener esta certificación, los candidatos deben haber elaborado al menos 30 estudios de reservas en los últimos 3 años calendario, poseer una licenciatura en administración de la construcción, arquitectura o ingeniería (o un título equivalente basado en la experiencia y la educación), y cumplir con diversas normas y códigos de conducta. ^{[ 9 ]}

Otra credencial es la de Analista Profesional de Reservas (PRA), creada y promovida por la propia organización comercial de la industria de estudios de reservas, la Asociación de Analistas Profesionales de Reservas (APRA). ^{[ 10 ]} La PRA fue el primer organismo acreditador para profesionales de reservas. La credencial PRA es similar en el sentido de que requiere años, experiencia demostrada y cumplimiento de la terminología estandarizada para obtenerla, aunque los niveles de experiencia son un poco más altos que los requeridos para la RS y sus esfuerzos incluyen estudios tanto dentro como fuera de la industria de asociaciones de propietarios. La APRA también exige a sus PRA que mantengan su competencia mediante educación continua.

En Canadá existen diversas certificaciones y programas de capacitación. El Instituto Inmobiliario de Canadá (REIC) ofrece el programa de Planificador de Reservas Certificado (CRP), la única certificación especializada reconocida a nivel nacional y reconocida como cualificada en la legislación provincial (de algunas provincias). Los miembros del Instituto de Tasación de Canadá (AIC) deben utilizar la metodología y los estándares del programa REIC para completar el informe. Esto incluye la elaboración de un análisis comparativo y la calificación del fondo de reserva como porcentaje de financiación.

La Asociación Nacional Canadiense de Tasadores de Bienes Raíces (CNAREA) ofrece el programa de Planificador de Reservas Designado (DRP) a sus miembros tasadores designados desde 2012. La designación DRP requiere experiencia demostrada y el cumplimiento de la terminología y metodología estandarizadas. Todos los planificadores designados DRP deben utilizar el software de análisis de fondos de reserva RFA Pro o proporcionar un informe de garantía de calidad de sus métodos de cálculo elegidos. La Asociación de Tecnólogos y Técnicos de Ciencias Aplicadas de Columbia Británica (ASTTBC) ofrece el programa de capacitación de Analistas Registrados de Fondos de Reserva (RRFA) a los inspectores de viviendas, ya que estos tienen prohibido completar Informes de Depreciación/Estudios de Reservas en sus estatutos. Desde 2013, la División de Bienes Raíces de la Escuela de Negocios Sauder ofrece el primero de dos cursos para una certificación llamada Programa de Planificación de Fondos de Reserva (RFPP), pero aún ningún grupo comercial ha reconocido esta designación.

Existen tres tipos de estudios de reservas basados ​​en los estándares establecidos por la Asociación de Analistas Profesionales de Reservas y el Instituto de Asociaciones Comunitarias, que difieren en la exhaustividad del Análisis Físico. Estos tres tipos de estudios de reservas permiten a la asociación seleccionar el "Nivel de Servicio" adecuado a sus necesidades actuales de preparación y divulgación presupuestaria. A continuación, se enumeran los más exhaustivos, comenzando por el más completo:

1. Estudio de reserva completo (creación del estudio de reserva, que incluye la elaboración de la lista de componentes, la medición y cuantificación de todos los componentes de reserva, y el desarrollo de la vida útil, la vida útil restante y el costo de reemplazo actual, con base en una inspección visual minuciosa in situ). Cabe destacar que, para la mayoría de las asociaciones, un estudio de reserva completo solo debe realizarse una vez. Una vez realizado, en los años siguientes la asociación puede elegir entre las dos opciones de actualización del estudio de reserva que se muestran a continuación:
2. Estudio de reservas con "actualización mediante visita in situ" (una actualización de un estudio de reservas existente que implica una inspección visual minuciosa in situ, partiendo de la base de que todos los componentes se han identificado y cuantificado correctamente). Este tipo de actualización se suele realizar cada dos o cinco años.
3. Estudio de reservas "actualizado sin visita al sitio" (una actualización de un estudio de reservas existente sin inspección del sitio, realizada mediante entrevistas con el cliente y con proveedores y prestadores de servicios con experiencia). Este tipo de actualización se suele realizar en los años intermedios entre las actualizaciones con visita al sitio.

Además de los tipos de estudios de reservas mencionados anteriormente, cabe destacar que existen diferentes niveles de participación profesional. Estos suelen clasificarse en estudios de reservas elaborados de forma independiente, un plan integrado de gestión de reservas o un servicio de consultoría.

Es posible que algunos componentes de áreas comunes no se hayan incluido en su estudio de reservas o que figuren en la lista de componentes como "elementos excluidos" y no se les haya asignado financiación. Estos componentes generalmente se encuadran en una o más de las categorías que se enumeran a continuación.

Costos por debajo del umbral : Los costos de reparación o reemplazo de componentes que se consideran demasiado pequeños para ser considerados gastos de capital y que normalmente se incluyen en el presupuesto operativo o de mantenimiento de la asociación no se han financiado en este estudio. Los costos mínimos umbral son determinados por la Asociación o por sus analistas de reservas con base en los costos mínimos umbral típicos para asociaciones de tamaño similar.

Gastos operativos : Estos se producen al menos anualmente y pueden presupuestarse eficazmente para cada año. Se caracterizan por ser razonablemente predecibles tanto en frecuencia como en costo. Los gastos operativos incluyen todos los gastos menores que, de otro modo, no afectarían negativamente el presupuesto operativo de un año a otro.

Exceso de vida útil impredecible : Los componentes que, con un mantenimiento adecuado, tienen una vida útil muy prolongada y cuya duración no se puede predecir con precisión, se han excluido de este informe de reservas. Estos componentes pueden requerir mantenimiento, que generalmente se financia con el presupuesto operativo de la asociación.

Mejoras en la unidad : Las mejoras realizadas a la propiedad que se encuentran dentro del resumen de la descripción de la unidad en los Documentos rectores (responsabilidad de los propietarios), generalmente no se consideran propiedad de la comunidad ni responsabilidad de la asociación.

Otras propiedades ajenas a la asociación : Las mejoras instaladas en la propiedad, pero que pertenecen a terceros como agencias gubernamentales, compañías de servicios públicos, el Servicio Postal de los Estados Unidos, etc., no se incluyen en este estudio de reservas. Por lo general, la asociación no se responsabiliza de la sustitución ni del mantenimiento de estas mejoras.

Además, normalmente se excluyen del presupuesto las reparaciones o sustituciones de activos cuya vida útil estimada sea igual o superior a la de la instalación, la comunidad en su conjunto o la vida legal de la comunidad según lo definido en los documentos rectores de la asociación. Algunos ejemplos incluyen la sustitución completa de los cimientos, los ascensores, el cableado y, a menudo, la fontanería. También se excluyen los gastos insignificantes que puedan cubrirse mediante un fondo de contingencia operativo o de reserva, o bien con cargo a un fondo general de mantenimiento. Asimismo, se excluyen los costes ocasionados por fuerza mayor, accidentes u otros sucesos que se prevea asegurar en lugar de constituir una reserva.