Document management system

A document management system (DMS) is a computerized system used to store, share, track and manage electronic files or documents. Some systems include version and revision tracking, where a history of the various versions created and modified by different users is recorded and stored. The term has some overlap with the concepts of content management systems. It is often viewed as a component of enterprise content management (ECM) and is related to product data management (PDM) systems, digital asset management, document imaging, workflow systems and records management systems.

Electronic document management systems emerged in the 1980s as organisations sought to digitise paper-based records and reduce reliance on physical filing infrastructure. Early systems were designed primarily for document imaging — scanning, indexing, and retrieving paper records in electronic form — and were largely limited to large enterprises and government agencies due to the cost and complexity of the technology involved. Systems such as FileNet, founded in 1982, began combining imaging with basic workflow capabilities, establishing the functional model that subsequent products would develop further.

By the early 1990s, document management had become a distinct software category, with vendors introducing version control, access management, and full-text retrieval alongside the earlier imaging capabilities. The spread of personal computers and local area networks expanded adoption beyond specialist operators to knowledge workers more broadly; the unstructured nature of documents on distributed PC networks had exposed the absence of version control, audit trails, and access security, making dedicated document management systems increasingly necessary.^[1] As internet use became widespread through the late 1990s, user expectations around retrieval shifted considerably: rather than navigating folder hierarchies, users increasingly expected search-first interfaces, and capabilities including boolean queries, cluster analysis, and stemming became standard components of document management systems as a result.

As organisations accumulated growing volumes of web content, email, and digital media, the scope of document management systems proved insufficient for the full range of unstructured information that enterprises needed to govern. This drove the consolidation of document management, records management, workflow, and imaging into broader platforms; the term Enterprise Content Management was introduced around 2000 and formalised by the Association for Intelligent Information Management (AIIM) in 2002.^[2]

Document management systems provide storage, version control, metadata, audit trails, security and access controls, and more. Capabilities include:

Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos específicas que se utilizan en su campo. A continuación se presenta una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. ^{[ 19 ] [ 20 ]} La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. ^{[ 21 ]}

• ISO 2709 Información y documentación – Formato para el intercambio de información
• Información y documentación ISO 15836 : El conjunto de elementos de metadatos Dublin Core.
• ISO 15489 Información y documentación – Gestión de registros
• ISO 21127 Información y documentación: una ontología de referencia para el intercambio de información sobre patrimonio cultural.
• ISO 23950 Información y documentación – Recuperación de información ( Z39.50 ) – Definición de servicio de aplicación y especificación de protocolo
• Gestión documental según la norma ISO 10244 : Definición de la línea base y análisis de los procesos empresariales.
• Gestión documental ISO 32000 – Formato de documento portátil
• ISO/IEC 27001 Seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad: sistemas de gestión de la seguridad de la información

Las regulaciones gubernamentales suelen exigir que las empresas que operan en ciertos sectores controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos de forma estricta. Estos sectores incluyen contabilidad (por ejemplo: 8.ª Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de productos sanguíneos, celulares y tisulares humanos (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). ^{[ 22 ]} Algunos sectores operan bajo requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que conservan para fines de privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Ejemplos de ello son la información sanitaria protegida (PHI), según lo exige la HIPAA , o los documentos de proyectos de construcción requeridos para los períodos de garantía. Un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información de la organización a medio y largo plazo. ^{[ 23 ]}

Los documentos almacenados en un sistema de gestión documental —como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas— constituyen una prueba de que la documentación está bajo control. El incumplimiento puede acarrear multas, la pérdida de clientes o daños a la reputación de la empresa.

El control de documentos incluye: ^{[ 24 ]}

• revisar y aprobar los documentos antes de su publicación
• garantizar que los cambios y las revisiones estén claramente identificados.
• garantizar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en sus "puntos de uso".
• garantizar que los documentos sigan siendo legibles e identificables.
• garantizar que los documentos externos (como los documentos proporcionados por el cliente o los manuales del proveedor) estén identificados y controlados.
• prevenir el uso “no intencionado” de documentos obsoletos

Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costes de cumplimiento normativo de una organización, junto con funciones relacionadas como la de responsable de protección de datos y la de auditoría interna .

La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar, distribuir y eliminar documentos en toda la organización. En este contexto, los documentos incluyen una gran variedad de activos de información, como imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeos.

Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de gestión documental no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, rastrear y editar la información almacenada. El software de gestión documental es un archivador electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos en papel y digitales. ^{[ 25 ]} El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel y digitales y almacenarlos en un único centro después de escanearlos e importar los formatos digitales . ^{[ 26 ]} Uno de los beneficios más importantes de la gestión digital de documentos es un entorno a prueba de fallos para salvaguardar todos los documentos y datos. ^{[ 27 ]} En la industria de la construcción pesada en particular, el software de gestión documental permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura los documentos de los proyectos que se les asignan desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a optimizar las operaciones diarias. ^{[ 28 ]}