Sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental ( DMS ) es un sistema informatizado que se utiliza para almacenar, compartir, rastrear y gestionar archivos o documentos electrónicos. Algunos sistemas incluyen el seguimiento de versiones y revisiones, donde se registra y almacena un historial de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios. El término se solapa en cierta medida con el concepto de sistemas de gestión de contenido . A menudo se considera un componente de la gestión de contenido empresarial (ECM) y está relacionado con los sistemas de gestión de datos de producto (PDM), la gestión de activos digitales , la digitalización de documentos , los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros .

Los sistemas de gestión electrónica de documentos surgieron en la década de 1980, cuando las organizaciones buscaban digitalizar los registros en papel y reducir la dependencia de la infraestructura de archivo físico. Los primeros sistemas se diseñaron principalmente para la digitalización de documentos (escaneo, indexación y recuperación de registros en papel en formato electrónico) y, debido al costo y la complejidad de la tecnología, se limitaban en gran medida a grandes empresas y agencias gubernamentales. Sistemas como FileNet, fundado en 1982, comenzaron a combinar la digitalización con funciones básicas de flujo de trabajo, estableciendo el modelo funcional que los productos posteriores desarrollarían aún más.

A principios de la década de 1990, la gestión de documentos se había convertido en una categoría de software distinta, con proveedores que introdujeron el control de versiones, la gestión de acceso y la recuperación de texto completo junto con las capacidades de imagen anteriores. La difusión de las computadoras personales y las redes de área local extendió su adopción más allá de los operadores especializados a los trabajadores del conocimiento en general; la naturaleza no estructurada de los documentos en redes de PC distribuidas había expuesto la ausencia de control de versiones, registros de auditoría y seguridad de acceso, lo que hizo que los sistemas de gestión de documentos dedicados fueran cada vez más necesarios. ^{[ 1 ]} A medida que el uso de Internet se generalizó a finales de la década de 1990, las expectativas de los usuarios en torno a la recuperación cambiaron considerablemente: en lugar de navegar por jerarquías de carpetas, los usuarios esperaban cada vez más interfaces centradas en la búsqueda, y capacidades como las consultas booleanas, el análisis de clústeres y la lematización se convirtieron en componentes estándar de los sistemas de gestión de documentos como resultado.

A medida que las organizaciones acumulaban volúmenes cada vez mayores de contenido web, correo electrónico y medios digitales, el alcance de los sistemas de gestión documental resultó insuficiente para gestionar toda la información no estructurada que las empresas necesitaban controlar. Esto impulsó la consolidación de la gestión documental, la gestión de registros, el flujo de trabajo y la digitalización de imágenes en plataformas más amplias; el término Gestión de Contenido Empresarial se introdujo alrededor del año 2000 y fue formalizado por la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) en 2002. ^{[ 2 ]}

Los sistemas de gestión documental proporcionan almacenamiento, control de versiones, metadatos, registros de auditoría, seguridad y controles de acceso, y mucho más. Sus capacidades incluyen:

Muchas asociaciones industriales publican sus propias listas de normas de control de documentos específicas que se utilizan en su campo. A continuación se presenta una lista de algunos de los documentos ISO relevantes. Divisiones ICS 01.140.10 y 01.140.20. ^{[ 19 ] [ 20 ]} La ISO también ha publicado una serie de normas relativas a la documentación técnica , cubiertas por la división 01.110. ^{[ 21 ]}

• ISO 2709 Información y documentación – Formato para el intercambio de información
• Información y documentación ISO 15836 : El conjunto de elementos de metadatos Dublin Core.
• ISO 15489 Información y documentación – Gestión de registros
• ISO 21127 Información y documentación: una ontología de referencia para el intercambio de información sobre patrimonio cultural.
• ISO 23950 Información y documentación – Recuperación de información ( Z39.50 ) – Definición de servicio de aplicación y especificación de protocolo
• Gestión documental según la norma ISO 10244 : Definición de la línea base y análisis de los procesos empresariales.
• Gestión documental ISO 32000 – Formato de documento portátil
• ISO/IEC 27001 Seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad: sistemas de gestión de la seguridad de la información

Las regulaciones gubernamentales suelen exigir que las empresas que operan en ciertos sectores controlen sus documentos. Un controlador de documentos es responsable de controlar estos documentos de forma estricta. Estos sectores incluyen contabilidad (por ejemplo: 8.ª Directiva de la UE , Ley Sarbanes-Oxley ), seguridad alimentaria (por ejemplo, la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria en EE. UU.), ISO (mencionada anteriormente), fabricación de dispositivos médicos ( FDA ), fabricación de productos sanguíneos, celulares y tisulares humanos (FDA), atención médica ( JCAHO ) y tecnología de la información ( ITIL ). ^{[ 22 ]} Algunos sectores operan bajo requisitos de control de documentos más estrictos debido al tipo de información que conservan para fines de privacidad, garantía u otros fines altamente regulados. Ejemplos de ello son la información sanitaria protegida (PHI), según lo exige la HIPAA , o los documentos de proyectos de construcción requeridos para los períodos de garantía. Un plan estratégico de sistemas de información (ISSP) puede dar forma a los sistemas de información de la organización a medio y largo plazo. ^{[ 23 ]}

Los documentos almacenados en un sistema de gestión documental —como procedimientos, instrucciones de trabajo y declaraciones de políticas— constituyen una prueba de que la documentación está bajo control. El incumplimiento puede acarrear multas, la pérdida de clientes o daños a la reputación de la empresa.

El control de documentos incluye: ^{[ 24 ]}

• revisar y aprobar los documentos antes de su publicación
• garantizar que los cambios y las revisiones estén claramente identificados.
• garantizar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estén disponibles en sus "puntos de uso".
• garantizar que los documentos sigan siendo legibles e identificables.
• garantizar que los documentos externos (como los documentos proporcionados por el cliente o los manuales del proveedor) estén identificados y controlados.
• prevenir el uso “no intencionado” de documentos obsoletos

Estos requisitos de control de documentos forman parte de los costes de cumplimiento normativo de una organización, junto con funciones relacionadas como la de responsable de protección de datos y la de auditoría interna .

La gestión integrada de documentos comprende las tecnologías, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar, distribuir y eliminar documentos en toda la organización. En este contexto, los documentos incluyen una gran variedad de activos de información, como imágenes, documentos de oficina, gráficos y dibujos, así como los nuevos objetos electrónicos como páginas web, correo electrónico, mensajes instantáneos y vídeos.

Los documentos en papel se han utilizado durante mucho tiempo para almacenar información . Sin embargo, el papel puede ser costoso y, si se usa en exceso, un desperdicio. El software de gestión documental no es simplemente una herramienta, sino que permite al usuario gestionar el acceso, rastrear y editar la información almacenada. El software de gestión documental es un archivador electrónico que se puede utilizar para organizar todos los archivos en papel y digitales. ^{[ 25 ]} El software ayuda a las empresas a combinar archivos en papel y digitales y almacenarlos en un único centro después de escanearlos e importar los formatos digitales . ^{[ 26 ]} Uno de los beneficios más importantes de la gestión digital de documentos es un entorno a prueba de fallos para salvaguardar todos los documentos y datos. ^{[ 27 ]} En la industria de la construcción pesada en particular, el software de gestión documental permite a los miembros del equipo ver y cargar de forma segura los documentos de los proyectos que se les asignan desde cualquier lugar y en cualquier momento para ayudar a optimizar las operaciones diarias. ^{[ 28 ]}