Contratación electrónica

La información electrónica no participa directamente en el proceso de compra, sino que lo precede. Consiste en recopilar y distribuir información de compra tanto desde como hacia partes internas y externas, utilizando la tecnología de internet.  El intercambio de información se refiere al grado en que la información crítica y confidencial se comunica al socio de la cadena de suministro, lo que resulta en una mayor eficiencia y un mejor rendimiento de la misma . En el intercambio de información , también se considera la calidad de la información, que incluye la precisión, la puntualidad, la adecuación y la credibilidad de la información intercambiada. ^{[ 13 ]}

Este proceso se produce especialmente en la planificación de recursos empresariales (ERP).

La licitación electrónica (o e-licitación) es un proceso para enviar y recibir ofertas por medios electrónicos, en lugar del antiguo método en papel. En vez de introducir los documentos en un sobre y enviarlos por correo, ambas partes intercambian ahora las ofertas de forma segura a través de Internet. Esto también reduce el tiempo y agiliza las operaciones de licitación, haciendo que el proceso sea más rápido. ^{[ 14 ]}

La subasta electrónica es el proceso de realizar una subasta para vender activos, recursos naturales u otros bienes mediante licitación competitiva en línea. En comparación con la subasta física, la subasta electrónica ofrece total transparencia y permite la participación de más partes. ^{[ 15 ]}

Se produce cuando la autoridad contratante busca controlar los costos, impulsar la excelencia en el servicio y mitigar los riesgos para obtener un mayor valor de sus proveedores a lo largo del proceso de adquisición. A menudo se crean departamentos de gestión de contratos para garantizar el acuerdo más eficaz. ^{[ 16 ]}

La gestión de catálogos es un proceso estratégico que comienza cuando los proveedores publican su cartera de productos electrónicamente y estos se ponen a disposición de los compradores para la adquisición electrónica de bienes y servicios, y se manifiesta al gestionar el catálogo de productos para garantizar la calidad de los datos de los productos en todos los canales de venta. El contenido del producto puede estar alojado tanto por el proveedor como por el comprador. ^{[ 17 ]}

A diferencia de la licitación electrónica, la compra electrónica se utiliza para la adquisición de bienes y servicios de bajo valor y alto volumen. Simplifica electrónicamente el proceso de compra de dichos bienes y servicios. Para este tipo de adquisición, los catálogos son uno de los componentes clave que suelen utilizarse. Los componentes clave de este sistema suelen ser complejos, por lo que a menudo se requiere el desarrollo del sistema. El proceso comienza con la publicación de artículos en línea por parte de los proveedores, continúa con la selección, el pedido y la recepción electrónicos, y finaliza con el pago por parte del comprador. ^{[ 18 ]}

El proceso de creación y aprobación de solicitudes de compra, incluyendo la emisión de órdenes de compra y la recepción de bienes y servicios solicitados, se realiza mediante un sistema informático basado en tecnología de internet que optimiza significativamente el rendimiento de la cadena de suministro . En el caso de los pedidos electrónicos, los bienes y servicios solicitados generalmente no están directamente relacionados con el producto, es decir, son indirectos. En cambio, en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), los bienes y servicios solicitados sí están relacionados con el producto. Tanto el software de soporte como el catálogo de pedidos están diseñados para ser utilizados por todos los empleados de la organización.

La facturación electrónica es cualquier método mediante el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago. ^{[ 20 ]} En las empresas más grandes, los departamentos de cuentas por pagar son responsables de que las facturas sean aprobadas, procesadas y pagadas. ^{[ 21 ]}

Este tipo de gestión consiste en la administración de cuentas por cobrar, pagos, liquidaciones de contratos, modificaciones de contratos, garantías de cumplimiento y actividades de auditoría y control, y a diferencia de su forma clásica, la gestión de contratos electrónicos es su mejora electrónica. ^{[ 18 ]}

A mediados de la década de 2020, la inteligencia artificial (IA) comenzó a aplicarse experimentalmente a la contratación pública como tecnología de apoyo para acceder, analizar e interpretar la información pública disponible sobre licitaciones. Estas aplicaciones no sustituyen las plataformas oficiales de contratación electrónica ni los procesos legales de toma de decisiones, sino que ayudan a los usuarios a gestionar grandes volúmenes de datos de contratación.

En 2025, surgieron varias iniciativas específicas de cada país en Europa. En Lituania, se introdujo una interfaz basada en IA para permitir consultas en lenguaje natural y análisis estructurado de datos de licitaciones públicas publicados a través de canales oficiales. ^{[ 22 ]} La cobertura mediática describió la iniciativa como parte de un esfuerzo más amplio para mejorar el acceso a la información sobre contratación pública, en particular para las pequeñas y medianas empresas. ^{[ 23 ]}

En Polonia se lanzó en 2025 una iniciativa similar con apoyo de IA, centrada en la síntesis e interpretación de los avisos de contratación pública, manteniéndose al margen de los sistemas de contratación pública establecidos por ley. ^{[ 24 ]}

Fuera de la Unión Europea, los gobiernos también exploraron usos institucionales de la IA en la contratación pública. En Albania, una iniciativa de 2025 informó sobre el establecimiento de una función de administración pública centrada en la IA, y la contratación pública se identificó como una de sus áreas de aplicación previstas. ^{[ 25 ]}

La implementación de un sistema de compras electrónicas beneficia a todos los niveles de una organización. Estos sistemas ofrecen mayor visibilidad y control del gasto, y ayudan a los responsables financieros a cotejar las compras con las órdenes de compra, los recibos y las órdenes de trabajo. Un sistema de compras electrónicas también gestiona las licitaciones a través de un sitio web. Un ejemplo es el Sistema de Gestión de Adquisiciones (SAM), que el 30 de julio de 2013 combinó la información del antiguo Registro Central de Contratistas y la Aplicación de Representaciones y Certificaciones en Línea (ORCA), ^{[ 32 ]} en los Estados Unidos. ^{[ 33 ]}

En el caso de las compras gubernamentales, los beneficios podrían ser eficiencia, transparencia, equidad, justicia y fomento de las empresas locales. Dado que la contratación electrónica aumenta la competencia, reduce los costos de transacción y tiene el potencial de minimizar el tiempo y los errores en el proceso de licitación, se logra la eficiencia. Gracias a la mayor accesibilidad y apertura de internet, más personas pueden acceder a información con anticipación, lo que aumenta la transparencia. La neutralidad en cuanto a ubicación y tiempo garantiza la equidad y la justicia. ^{[ 34 ]}

Debido a que el proveedor obtiene más información sobre el cliente que en el caso de una estructura normal de gestión de la cadena de suministro, la principal desventaja de la contratación electrónica podría ser el incentivo del proveedor para aprovecharse del cliente. ^{[ 35 ]}