Gestión de información personal

La investigación en el campo de la gestión de información personal ha considerado seis sentidos en los que la información puede ser personal (para "mí") y, por lo tanto, objeto de las actividades de gestión de información personal de esa persona: ^{[ 2 ]}

1. De mi propiedad, por ejemplo, documentos en papel en una oficina en casa, correos electrónicos en una cuenta personal, archivos en una computadora personal o en el almacenamiento personal de un servicio de nube web. La preservación de esta información, especialmente a largo plazo y para el legado, plantea cuestiones de archivo personal . La creciente digitalización de la información personal plantea cuestiones de preservación digital .
2. Acerca de "mí". Esto se refiere especialmente a la información (a veces denominada datos personales ) que otros conservan, como historiales crediticios, historiales médicos, historial de búsqueda, etc. Dicha información puede afectar significativamente la reputación, el trato y la capacidad de una persona para realizar trámites, y plantea importantes problemas de privacidad .
3. Dirigido a "mí", por ejemplo, correos electrónicos, llamadas telefónicas, visitas inesperadas, anuncios de televisión, anuncios web, ventanas emergentes e incluso autointerrupciones (por ejemplo, interrumpir una tarea laboral para consultar un resultado deportivo). La gestión de la información entrante plantea problemas de gestión de la atención : a veces puede ser de vital importancia, pero otras veces puede distraer y obstaculizar los esfuerzos de una persona para realizar sus tareas. Los sistemas de filtrado de información tienen el potencial de aumentar la relevancia de la información entrante para la persona, pero a costa de reforzar sus prejuicios y nociones preconcebidas o de filtrar información que debería recibir.
4. Enviado/Publicado por "mí", por ejemplo, correos electrónicos, sitios web personales , entradas de blog , publicaciones en redes sociales, informes y artículos publicados. La información proporcionada por una persona, ya sea de forma deliberada o involuntaria, puede resultar decisiva en la impresión que los demás se forman de ella.
5. Experimentado por "mí", por ejemplo, historial web, fotos (tomadas por otros y por "mí"), entradas de diario, videos de movimiento completo de cámaras montadas en la cabeza y otros esfuerzos para registrar la vida . El uso cada vez mayor de herramientas que mantienen un registro con marca de tiempo de las actividades y estados corporales de una persona, ya sea explícitamente (por ejemplo, Fitbit o el Apple Watch ) o implícitamente (por ejemplo, a través de la navegación de páginas web, correos electrónicos y mensajes de texto) ha dado lugar a nociones de un yo cuantificado .
6. Relevante para "mí": una categoría general que incluye información potencialmente relevante para una persona, por ejemplo, información que desconoce pero debería conocer. Los sistemas de recomendación , que aprenden las preferencias de una persona a partir de valoraciones explícitas o, implícitamente, de sus selecciones anteriores, tienen el potencial de hacer que una persona sea consciente de información que de otro modo no conocería o no pensaría en buscar. De forma más convencional, la red de amigos, familiares y colegas de una persona puede proporcionarle un medio para encontrar incidentalmente información relevante.

Una revisión enciclopédica de la literatura sobre PIM sugiere que los seis sentidos de información personal mencionados anteriormente, así como las herramientas y tecnologías utilizadas para trabajar con dicha información (desde aplicaciones de correo electrónico y procesadores de texto hasta gestores de información personal y asistentes virtuales ), se combinan para formar un espacio personal de información (PSI, pronunciado como la letra griega , también denominado espacio de información personal ) que es único para cada individuo. ^{[ 3 ]} Dentro del PSI de una persona se encuentran colecciones de información personal (PIC) o, simplemente, colecciones. Algunos ejemplos son:

• fotografías, digitales o en papel, posiblemente organizadas en álbumes, virtuales o físicos;
• Documentos digitales organizados en carpetas y subcarpetas.
• correos electrónicos, organizados en carpetas o, posiblemente, acumulados en una bandeja de entrada cada vez más grande;
• Documentos en papel relacionados con las finanzas y posesiones personales, organizados en las carpetas colgantes de un archivador vertical tradicional.
• canciones digitales organizadas a través de aplicaciones como iTunes.

Las actividades de PIM (Gestión de Información Personal) – es decir, las acciones que las personas realizan para gestionar la información que les es personal de una o más de las maneras enumeradas anteriormente – pueden considerarse un esfuerzo por establecer, utilizar y mantener una correspondencia entre la información y la necesidad. ^{[ 2 ]}

Dos actividades de la gestión de la información potencialmente inapropiada (PIM, por sus siglas en inglés) se repiten a lo largo del día de una persona y suelen ser provocadas por acontecimientos externos.

• Las actividades de búsqueda (y rebúsqueda) permiten partir de una necesidad actual para obtener información que satisfaga dicha necesidad. Por ejemplo, si un compañero pregunta a una persona "¿Cuándo es la reunión de personal?", esta puede satisfacer la necesidad (de responder con precisión) consultando un calendario de eventos programados.
• Actividades para avanzar desde la información encontrada hacia la necesidad prevista. Una persona puede, por ejemplo, recibir un correo electrónico (información encontrada) y marcarlo (una acción de guardar) como de "alta prioridad" o "leer más tarde" según la importancia que le asigne al mensaje.

Las actividades de nivel meta se centran de forma más amplia en aspectos del mapeo en sí.

• Las actividades de mantenimiento y organización se centran en colecciones de información personal, como la bandeja de entrada, la colección de fotos o los documentos digitales en un sistema de archivo personal. Esto incluye eliminar o archivar información obsoleta o en desuso, actualizar formatos de archivo y crear copias de seguridad para proteger la información contra pérdidas. Asimismo, se contempla la creación de una estructura organizativa que facilite la conservación y la recuperación de la información.
• Las actividades para gestionar la privacidad y el flujo de información incluyen, por ejemplo, decisiones relativas a la configuración de privacidad en una aplicación de redes sociales como Facebook y esfuerzos para gestionar las suscripciones de correo electrónico y los esfuerzos para filtrar el correo electrónico entrante (por ejemplo, marcando algunos como "correo basura" o "spam").
• Las actividades para medir y evaluar incluyen esfuerzos para evaluar la efectividad del tiempo de una práctica de PIM, por ejemplo, "¿Estoy dedicando demasiado tiempo al correo electrónico?"; "¿Vale la pena el esfuerzo que requiere mantener esta estructura de carpetas?"
• Las actividades para comprender y utilizar la información se centran en las decisiones que se deben tomar y las acciones que se deben emprender una vez recopilada la información. Por ejemplo, entre las opciones disponibles en automóviles nuevos (computadoras portátiles nuevas, nuevos empleados, etc.), ¿cuál se adapta mejor a las necesidades de una persona? ¿O cuál es la visión general de la salud que se desprende de todos los datos registrados por un monitor de actividad física?

Las actividades de gestión de información personal (PIM) se superponen entre sí. Por ejemplo, el esfuerzo por guardar un archivo adjunto de correo electrónico como documento en un sistema de archivos personal puede dar lugar a una actividad para organizar dicho sistema, como la creación de una nueva carpeta para el documento. Del mismo modo, las actividades de organización pueden iniciarse cuando una persona busca un documento, por ejemplo, al descubrir que dos carpetas tienen contenido superpuesto y deben consolidarse.

Las actividades de nivel meta se superponen no solo con las actividades de búsqueda y conservación, sino, aún más, entre sí. Por ejemplo, los esfuerzos por reorganizar un sistema de archivos personal pueden estar motivados por la evaluación de que la organización actual de los archivos requiere demasiado tiempo para su mantenimiento y no resalta adecuadamente la información que más necesita atención.

La información que se envía y recibe adopta diversas formas, de acuerdo con la creciente variedad de modos de comunicación, herramientas de apoyo y las costumbres, hábitos y expectativas de las personas. Todavía se envían cartas, tarjetas de cumpleaños y notas de agradecimiento en papel. Sin embargo, cada vez más, las personas se comunican mediante formatos digitales, como correos electrónicos, documentos digitales compartidos (como archivos adjuntos o a través de servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox ), publicaciones en blogs y actualizaciones en redes sociales (por ejemplo, mediante servicios como Facebook ), mensajes de texto y enlaces, y texto, fotos y vídeos compartidos a través de servicios como Twitter , Snapchat , Reddit e Instagram .

Las personas trabajan con elementos de información como paquetes de información cuyas propiedades varían según el formato de la información. Archivos, correos electrónicos, tuits, actualizaciones de Facebook, publicaciones de blog, etc., son ejemplos de elementos de información. Las formas en que se puede manipular un elemento de información dependen de su formato subyacente. Los elementos se pueden crear, pero no siempre se pueden eliminar (por completo). La mayoría de los elementos se pueden copiar, enviar y transformar, como por ejemplo, cuando se toma una fotografía digital de un documento en papel (transformación de papel a digital) y luego posiblemente se transformen aún más, como cuando se utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para extraer texto de la fotografía digital, y luego se transforman una vez más cuando esta información se envía a otros a través de un mensaje de texto.

La fragmentación de la información ^{[ 4 ] [ 2 ]} es un problema clave de la gestión de información personal (PIM), que a menudo se agrava por la gran cantidad de formatos de información con los que una persona debe trabajar. La información se encuentra dispersa en diversos formatos, en distintos dispositivos, en distintas organizaciones y con distintas herramientas de soporte.

La fragmentación de la información genera problemas para cada tipo de actividad de PIM. ¿Dónde almacenar la información nueva? ¿Dónde buscar (recuperar) la información ya almacenada? Las actividades de metanivel, como el mantenimiento y la organización, también se vuelven más difíciles y requieren más tiempo cuando se deben mantener por separado diferentes almacenes en distintos dispositivos. Los problemas de fragmentación de la información se manifiestan especialmente cuando una persona debe consultar múltiples dispositivos y aplicaciones para recopilar la información necesaria para completar un proyecto. ^{[ 5 ]}

En la gestión de información personal, encontrar se refiere a localizar la información necesaria para una tarea actual, mientras que volver a encontrar se refiere a localizar información que se ha encontrado previamente. ^{[ 41 ] [ 42 ]}

A lo largo de un día típico, las personas experimentan repetidamente la necesidad de obtener información, tanto en grandes cantidades como en pequeñas dosis (por ejemplo, "¿Cuándo es mi próxima reunión?"; "¿Cuál es el estado de la previsión presupuestaria?"; "¿Qué hay de nuevo en las noticias hoy?"), lo que las impulsa a realizar actividades para buscar y rebuscar dicha información.

Una gran cantidad de investigaciones sobre búsqueda , comportamiento y recuperación de información se relacionan, especialmente, con los esfuerzos por encontrar información en espacios públicos como la web o una biblioteca tradicional. Existe un fuerte componente personal incluso en los esfuerzos por encontrar información nueva, nunca antes vista, en un repositorio público como la web. Por ejemplo, los esfuerzos por encontrar información pueden guiarse por un esquema creado personalmente, un recordatorio por correo electrónico dirigido a uno mismo o una lista de tareas pendientes. Además, la información contenida en el PSI de una persona puede utilizarse para respaldar una búsqueda en la web más específica y personalizada. ^{[ 43 ]}

La investigación sobre la búsqueda de información , el comportamiento informativo y la recuperación de información ha tratado la recuperación de información como una actividad común, especialmente en relación con páginas web, mensajes de correo electrónico y archivos digitales personales. ^{[ 44 ] [ 45 ]}

Los esfuerzos de una persona por encontrar información útil suelen ser una secuencia de interacciones en lugar de una sola transacción. Según un modelo de búsqueda gradual, la información se recopila poco a poco a través de una serie de interacciones, y durante este proceso, la necesidad expresada por la persona, reflejada en la consulta actual, evoluciona. ^{[ 46 ]} Las personas pueden preferir un enfoque por etapas para encontrar la información necesaria, lo que les permite mantener un mayor control y contexto sobre el proceso de búsqueda; además, los pasos más pequeños pueden reducir la carga cognitiva asociada con la formulación de la consulta. ^{[ 47 ]} En algunos casos, simplemente no existe una forma directa de acceder a la información. Por ejemplo, una persona puede recordar un sitio web necesario únicamente a través de un correo electrónico enviado por un colega (es decir, puede que no recuerde la dirección web ni las palabras clave que podría usar en una búsqueda web, pero sí recuerda que el sitio web se mencionó recientemente en un correo electrónico de un colega).

Los estudios sobre la recuperación de información enfatizan que las personas a menudo se basan en pistas contextuales parciales en lugar de un recuerdo exacto. Estas pistas pueden incluir dónde se almacenó un elemento, cómo se accedió a él previamente, quién lo envió o la tarea en la que se utilizó. ^{[ 48 ] [ 49 ]} La recuperación de información también puede verse afectada por cambios en el entorno informativo, incluyendo la reorganización, actualización o desaparición de recursos en línea. ^{[ 50 ]}

Es posible que las personas encuentren información (en lugar de volver a encontrarla) incluso cuando aparentemente la controlan. Por ejemplo, los elementos pueden ser "desplazados" a la información personal (p. ej., a través de la bandeja de entrada, las suscripciones a podcasts o las descargas). Si estos elementos se descubren posteriormente, se trata de un acto de hallazgo, no de un redescubrimiento (ya que la persona no recuerda la información).

Lansdale ^{[ 17 ]} caracterizó la recuperación de información como un proceso de dos pasos que implica la interacción entre acciones de recuerdo y reconocimiento . Los pasos de recuerdo y reconocimiento pueden repetirse para reducir progresivamente los esfuerzos para encontrar la información deseada. Esta interacción ocurre, por ejemplo, cuando las personas navegan por una jerarquía de carpetas hasta un archivo o mensaje de correo electrónico deseado, o cuando navegan por un sitio web hasta una página deseada.

Pero volver a encontrar comienza con otro paso: recordar buscar en primer lugar. Las personas pueden tomarse la molestia de crear marcadores web o archivar documentos y luego olvidarse de esta información, por lo que, en el peor de los casos, el esfuerzo original se desperdicia. ^{[ 51 ] [ 52 ] [ 53 ] [ 54 ]}

Además, encontrar o reencontrar información a menudo implica no solo reunir un único elemento, sino un conjunto de información. La persona puede necesitar repetir la secuencia de búsqueda varias veces. Un desafío en el soporte de herramientas es proporcionar a las personas formas de agrupar o interrelacionar elementos de información para que mejoren sus posibilidades de recuperar un conjunto completo de la información necesaria para completar una tarea. ^{[ 3 ]}

A lo largo de los años, los estudios sobre PIM han determinado que las personas prefieren volver a la información personal, especialmente a la información almacenada en archivos digitales personales, navegando en lugar de buscando. ^{[ 30 ] [ 32 ] [ 34 ]}

El soporte para la búsqueda de información personal ha mejorado drásticamente a lo largo de los años, sobre todo en la provisión de indexación de texto completo para mejorar la velocidad de búsqueda. ^{[ 55 ]} Con estas mejoras, la preferencia podría estar cambiando hacia la búsqueda como medio principal para localizar mensajes de correo electrónico (por ejemplo, búsqueda por asunto o remitente, para mensajes que no están a la vista). ^{[ 56 ] [ 57 ]}

Sin embargo, persiste la preferencia por la navegación como principal medio para volver a encontrar archivos personales (por ejemplo, recorrer carpetas paso a paso; escanear una lista de archivos dentro de una carpeta para encontrar el archivo deseado), a pesar de las continuas mejoras en el soporte de búsqueda. ^{[ 32 ]} La preferencia persistente por la navegación como principal medio para volver a los archivos puede tener una base neurológica ^{[ 58 ]} es decir, la navegación a los archivos parece utilizar facultades mentales similares a las que las personas utilizan para navegar en el mundo físico.

La preferencia por la navegación también concuerda con un efecto de primacía observado repetidamente en la investigación psicológica, de modo que el método preferido para regresar al archivo se alinea con la exposición inicial. Según la hipótesis de las primeras impresiones , si la experiencia inicial de una persona con un archivo incluyó su ubicación en una carpeta, a la que se accedía navegando a través de una jerarquía de carpetas contenedoras, entonces la persona preferirá un método similar —la navegación— para regresar al archivo posteriormente. ^{[ 57 ]}

Se han realizado algunos esfuerzos de creación de prototipos para explorar la creación en contexto, por ejemplo, la creación en el contexto de un proyecto en el que la persona está trabajando, no solo de archivos, sino también de otras formas de información como referencias web y correo electrónico. ^{[ 59 ]} Los esfuerzos de creación de prototipos también han explorado formas de mejorar el soporte para la navegación, por ejemplo, resaltando y facilitando de otro modo el seguimiento de las rutas que las personas tienen más probabilidades de tomar al navegar de regreso a un archivo. ^{[ 60 ]}

Muchos acontecimientos de la vida cotidiana son, en cierto modo, lo contrario de encontrar información: las personas se topan con información e intentan determinar qué deben hacer con ella, si es que deben hacer algo; es decir, deben relacionar la información encontrada con sus necesidades actuales o previstas. Las decisiones y acciones relacionadas con la información encontrada se denominan colectivamente actividades de retención.

La capacidad de manejar eficazmente la información que se encuentra por casualidad es esencial para que una persona pueda descubrir material nuevo y establecer nuevas conexiones. ^{[ 61 ]} Las personas también conservan información que han buscado activamente pero para la que no tienen tiempo de procesar en ese momento. Una búsqueda en la web, por ejemplo, suele generar mucha más información de la que se puede consumir en la sesión actual. Tanto la decisión de guardar esta información para usarla posteriormente como los pasos para hacerlo constituyen actividades de conservación.

Las actividades de retención también se activan cuando las personas son interrumpidas durante una tarea actual y buscan formas de preservar el estado actual para poder reanudar el trabajo rápidamente más tarde. ^{[ 62 ]} Las personas mantienen sus citas ingresando recordatorios en un calendario y guardan buenas ideas o "cosas para comprar en el supermercado" escribiendo algunas líneas crípticas en un trozo de papel suelto. Las personas guardan no solo para asegurarse de tener la información más tarde, sino también para crear recordatorios para buscar y usar esta información. No recordar usar la información más tarde es un tipo de falla de memoria prospectiva . ^{[ 63 ]} Para evitar tal falla, las personas pueden, por ejemplo, enviarse a sí mismas por correo electrónico una referencia de una página web además de, o en lugar de, hacer un marcador porque el mensaje de correo electrónico con la referencia aparece en la bandeja de entrada donde es más probable que se vea y se use. ^{[ 64 ]}

La decisión de conservar información puede caracterizarse como una tarea de detección de señales sujeta a errores de dos tipos: 1) un rechazo incorrecto ("omisión") cuando se ignora información que posteriormente se necesita y debería haberse conservado (por ejemplo, comprobante de donaciones caritativas necesario ahora para presentar una declaración de impuestos) y 2) un falso positivo cuando la información conservada como útil (juzgada erróneamente como "señal") resulta no utilizarse posteriormente. ^{[ 65 ]} La información conservada y nunca utilizada solo aumenta el desorden —digital y físico— en la vida de una persona. ^{[ 66 ]}

Mantener la información puede ser una tarea difícil y propensa a errores. Archivar, es decir, colocar elementos de información como documentos en papel, documentos digitales y correos electrónicos en carpetas, puede ser especialmente complicado. ^{[ 67 ] [ 68 ]} Para evitar o retrasar el archivo de información (por ejemplo, hasta que se sepa más sobre dónde podría usarse la información), las personas pueden optar por colocar la información en "pilas". ^{[ 24 ]} (Los equivalentes digitales de las pilas físicas incluyen dejar información en la bandeja de entrada del correo electrónico o colocar documentos digitales y enlaces web en una carpeta temporal como "cosas para revisar más tarde"). Pero la información que se guarda en una pila, física o virtual, se olvida fácilmente a medida que la pila se desvanece en un fondo de desorden, y las investigaciones indican que la capacidad de una persona promedio para hacer un seguimiento de diferentes pilas, solo por su ubicación, es limitada. ^{[ 69 ]}

El etiquetado proporciona otra alternativa a archivar elementos de información en carpetas. Una jerarquía de carpetas estricta no permite fácilmente la clasificación flexible de la información, aunque, en la mente de una persona, un elemento de información pueda encajar en varias categorías diferentes. ^{[ 70 ]} Se han desarrollado varios prototipos relacionados con etiquetas para PIM a lo largo de los años. ^{[ 71 ] [ 72 ]} También se ha seguido un enfoque de etiquetado en sistemas comerciales, sobre todo Gmail (como "etiquetas"), pero el éxito de las etiquetas hasta ahora es desigual. Bergman et al. descubrieron que los usuarios, cuando se les proporcionaban opciones para usar carpetas o etiquetas, preferían las carpetas a las etiquetas y, aun cuando usaban etiquetas, normalmente se abstenían de añadir más de una etiqueta por elemento de información. ^{[ 73 ] [ 74 ]} Civan et al., mediante la participación de los participantes en la observación crítica y comparativa tanto del etiquetado como del uso de carpetas, pudieron revelar algunas limitaciones del etiquetado que no se habían discutido abiertamente con anterioridad, como, por ejemplo, que una vez que una persona decide usar varias etiquetas, suele ser importante seguir haciéndolo (de lo contrario, la etiqueta que no se aplica de forma consistente se vuelve ineficaz como medio para recuperar un conjunto completo de elementos). ^{[ 75 ]}

Las tecnologías pueden ayudar a reducir los costos, tanto en tiempo como en esfuerzo personal, de mantener la información y la probabilidad de errores. Por ejemplo, la posibilidad de tomar una foto digital de un letrero, un anuncio publicitario o la página de un documento en papel puede evitar la tarea de transcribir (o fotocopiar) la información.

El uso continuo de un teléfono inteligente a lo largo del día puede crear un registro cronológico de eventos, a modo de registro automatizado, especialmente de información "experimentada por mí" (véase la sección "Los sentidos en los que la información es personal"), con potencial utilidad para escribir un diario o para consultar información previamente experimentada ("Creo que leí el correo electrónico en el taxi camino al aeropuerto..."). La tecnología de seguimiento de actividad puede enriquecer aún más el registro de la actividad diaria de una persona, con un enorme potencial para que comprenda mejor su vida cotidiana y la salubridad de su dieta y sus actividades. ^{[ 76 ]}

Las tecnologías para automatizar el almacenamiento de información personal dan paso a la informática personal y al movimiento del yo cuantificado , el registro de la vida y, en el extremo, una «captura total» de información. ^{[ 77 ]} Las tecnologías de seguimiento plantean serios problemas de privacidad (véase « Gestión de la privacidad y el flujo de información »). Surgen preguntas adicionales sobre la utilidad e incluso la accesibilidad práctica de la «captura total». ^{[ 78 ]}

Las actividades de búsqueda y, especialmente, de conservación pueden dar paso a actividades de mantenimiento y organización, como cuando, por ejemplo, los esfuerzos por conservar un documento en el sistema de archivos dan lugar a la creación de una nueva carpeta, o cuando los esfuerzos por encontrar de nuevo un documento ponen de manifiesto la necesidad de consolidar dos carpetas con contenido y propósito superpuestos.

Las diferencias entre las personas son especialmente evidentes en sus enfoques para el mantenimiento y la organización de la información. Malone ^{[ 24 ]} distinguió entre organizaciones "ordenadas" y "desordenadas" de documentos en papel. Las personas "desordenadas" tenían más pilas en sus oficinas y parecían invertir menos esfuerzo que las personas "ordenadas" en archivar la información. Se han observado diferencias comparables en la forma en que las personas organizan documentos digitales, correos electrónicos y referencias web. ^{[ 79 ]}

Las actividades de conservación se correlacionan con las de organización, de modo que, por ejemplo, las personas con estructuras de carpetas más elaboradas tienden a archivar la información con mayor frecuencia y rapidez. ^{[ 79 ]} Sin embargo, las personas pueden ser selectivas en los formatos de información que organizan. Los maestros que participaron en un estudio, por ejemplo, informaron tener hábitos regulares de "limpieza general" para la organización y el mantenimiento de documentos en papel, pero no hábitos similares para la información digital. ^{[ 80 ]}

Las actividades de organización (por ejemplo, crear y nombrar carpetas) dan paso a actividades de mantenimiento, como consolidar carpetas redundantes, archivar información que ya no se utiliza y garantizar que la información se respalde adecuadamente y se proteja de otras maneras . (Véase también la sección «Gestión de la privacidad y el flujo de información»).

Los estudios sobre la organización de carpetas para información digital indican que estas tienen usos que van mucho más allá de la simple organización de archivos para su posterior recuperación. Las carpetas son información en sí mismas, ya que representan, por ejemplo, la comprensión que una persona tiene de un proyecto y sus componentes. Una jerarquía de carpetas puede representar, en ocasiones, una descomposición informal de un problema, donde la carpeta principal representa el proyecto y las subcarpetas representan los componentes principales del mismo (por ejemplo, "recepción de boda" y "servicio religioso" para un proyecto de "boda"). ^{[ 81 ]}

Sin embargo, las personas generalmente tienen dificultades para mantener su información organizada ^{[ 82 ]} y a menudo no cuentan con rutinas de respaldo confiables. ^{[ 83 ]} Las personas tienen problemas para mantener y organizar muchas formas distintas de información (por ejemplo, documentos digitales, correos electrónicos y referencias web) ^{[ 84 ]} y a veces se observa que hacen esfuerzos especiales para consolidar diferentes formas de información en una sola organización. ^{[ 64 ]}

Con depósitos cada vez mayores de información digital personal, las personas se enfrentan a desafíos de curación digital para los que no están preparadas. ^{[ 85 ] [ 86 ] [ 87 ]} Al mismo tiempo, estos depósitos ofrecen a sus propietarios la oportunidad, con la formación y el apoyo de herramientas adecuados, de explotar su información de formas nuevas y útiles. ^{[ 88 ]}

Las observaciones empíricas de los estudios de PIM motivan los esfuerzos de creación de prototipos de herramientas de información para brindar un mejor soporte para el mantenimiento, la organización y, más aún, la curación de la información personal. Por ejemplo, GrayArea ^{[ 89 ]} aplica el principio de degradación del enfoque subjetivo del usuario para permitir que las personas muevan los archivos menos utilizados de cualquier carpeta a un área gris en la parte inferior de la lista de dicha carpeta. Estos archivos aún pueden ser accedidos, pero son menos visibles y, por lo tanto, distraen menos la atención del usuario.

El prototipo Planz ^{[ 59 ]} permite la creación e integración contextual de archivos, correos electrónicos, referencias web, notas informales y otros tipos de información relacionados con el proyecto en una interfaz simplificada, similar a un documento, diseñada para representar el proyecto con encabezados que corresponden a las carpetas del sistema de archivos personal y subencabezados (para tareas, subproyectos u otros componentes del proyecto) que corresponden a las subcarpetas. La intención es que surja de forma natural una organización única y útil a medida que las personas se centran en la planificación y finalización de sus proyectos.

Las personas se enfrentan a una evaluación continua de las ventajas y desventajas al decidir qué información entra y sale de su PSI. Cada interacción plantea cierto grado de riesgo para la privacidad y la seguridad. Compartir información con destinatarios equivocados puede conducir al robo de identidad . Permitir el ingreso de información incorrecta puede significar que los dispositivos de una persona se "infecten" y sus datos se corrompan o se "bloqueen" para exigir un rescate . Según algunas estimaciones, el 30% o más de las computadoras en los Estados Unidos están infectadas. ^{[ 90 ]} Sin embargo, el intercambio de información, entrante y saliente, es una parte esencial de la vida en el mundo moderno. Para comprar bienes y servicios en línea, las personas deben estar preparadas para "compartir" la información de su tarjeta de crédito. Para probar una nueva herramienta de información potencialmente útil, las personas pueden necesitar "permitir" una descarga que podría realizar cambios no deseados en el navegador web o el escritorio. Proporcionar un control adecuado sobre la información que entra y sale de un PSI es un desafío importante. Aún más difícil es la interfaz de usuario para dejar claras las implicaciones de las distintas opciones de privacidad, especialmente en lo que respecta a la privacidad en Internet . ¿Cuáles son, por ejemplo, las implicaciones para la privacidad de la información personal al hacer clic en el botón "Registrarse" para usar servicios de redes sociales como Facebook? ^{[ 91 ]}

Las personas buscan comprender cómo podrían mejorar diversos aspectos de sus prácticas de PIM con preguntas como "¿Realmente necesito guardar toda esta información?"; "¿Vale la pena esta herramienta (aplicación, miniaplicación, dispositivo) considerando las molestias (tiempo, frustración) de su uso?" y, quizás la más persistente, "¿Dónde se fue el día? ¿Dónde se fue el tiempo? ¿Qué logré?". Estas últimas preguntas a menudo se formulan al reflexionar, tal vez durante el trayecto de regreso a casa después del trabajo al final de la jornada laboral. Pero cada vez hay más razones para esperar que las respuestas se basen en algo más que el recuerdo y la reflexión. Cada vez más, los datos capturados incidentalmente y automáticamente a lo largo del día de una persona y sus interacciones con diversas herramientas de información para trabajar con diferentes tipos de información (archivos, correos electrónicos, mensajes de texto, imágenes, etc.) pueden utilizarse para evaluar las prácticas de PIM de una persona e identificar posibles maneras de mejorarlas. ^{[ 92 ]}

Los esfuerzos por dar sentido a la información representan otro conjunto de actividades de nivel meta que operan sobre la información personal y la relación entre información y necesidad. A menudo, las personas deben recopilar y analizar una gran cantidad de información para decidir qué hacer a continuación. "¿Qué candidato a un puesto de trabajo es el más adecuado para nosotros?", "¿Qué plan de jubilación elegir?", "¿Qué debemos empacar para nuestro viaje?". Estas y muchas otras decisiones generalmente se basan no en un solo elemento de información, sino en una colección de elementos de información: documentos, correos electrónicos (por ejemplo, con consejos o impresiones de amigos y colegas), referencias web, etc. Dar sentido a la información es "meta" no solo por su enfoque más amplio en las colecciones de información, sino también porque impregna la mayor parte de la actividad de PIM, incluso cuando el propósito principal puede ser aparentemente otro. Por ejemplo, a medida que las personas organizan la información en carpetas, aparentemente para asegurar su posterior recuperación, también pueden estar dándole sentido y llegando a una comprensión más profunda de esta información.

La personalidad y el estado de ánimo pueden influir en la práctica de la PIM por parte de una persona y, a su vez, las emociones de una persona pueden verse afectadas por la práctica de la PIM por parte de esa persona.

En particular, se ha demostrado que los rasgos de personalidad (por ejemplo, la "conciencia" o el "neuroticismo") se correlacionan, en ciertas circunstancias, con la medida en que una persona guarda y organiza información en un archivo personal, como un sistema de archivo personal. ^{[ 93 ]} Sin embargo, otro estudio reciente encontró que los rasgos de personalidad no se correlacionaban con ningún aspecto de los sistemas de archivo personal, lo que sugiere que las prácticas de PIM están menos influenciadas por la personalidad que por factores externos como el sistema operativo utilizado (es decir, Mac OS o Windows), que se consideraron mucho más predictivos. ^{[ 94 ]}

Además de la correlación entre las prácticas de PIM y rasgos de personalidad más duraderos, hay evidencia que indica que el estado de ánimo (más variable) de una persona influye en las actividades de PIM, de modo que, por ejemplo, una persona que experimenta estados de ánimo negativos, al organizar información personal, es más propensa a crear una estructura con más carpetas donde, en promedio, las carpetas contienen menos archivos. ^{[ 95 ]}

Por el contrario, la información que una persona guarda o con la que se encuentra habitualmente (por ejemplo, a través de las redes sociales) puede influir profundamente en su estado de ánimo. Si bien continúan las investigaciones sobre el potencial de la captura automática e incidental de información (véase la sección «Guardar »), existe una creciente conciencia de la necesidad de diseñar tanto para el olvido como para el recuerdo, como, por ejemplo, cuando una persona se da cuenta de la necesidad de deshacerse de sus pertenencias digitales tras una ruptura sentimental o la muerte de un ser querido. ^{[ 96 ]}

Más allá de los sentimientos negativos inducidos por la información asociada a una relación fallida, las personas experimentan sentimientos negativos sobre sus prácticas de gestión de información personal (PIM, por sus siglas en inglés) en sí mismas. Se ha demostrado que, en general, las personas experimentan ansiedad e insatisfacción con respecto a sus archivos de información personal, incluyendo tanto la preocupación por la posible pérdida de la información como la preocupación por su capacidad y eficacia para gestionar y organizar dicha información. ^{[ 97 ] [ 98 ]}

La información de salud personal tradicional reside en varios sistemas de información en instituciones de atención médica (por ejemplo, clínicas, hospitales, proveedores de seguros), a menudo en forma de historias clínicas . Las personas suelen tener dificultades para gestionar o incluso navegar por una variedad de historias clínicas en papel o electrónicas en múltiples servicios de salud en diferentes especialidades e instituciones. ^{[ 99 ]} También conocida como historias clínicas personales , este tipo de información de salud personal generalmente requiere que las personas (es decir, los pacientes) realicen actividades adicionales de búsqueda de información de salud personal para localizar y acceder a la información de salud y luego generar un resumen comprensible para su propio uso.

Con el auge de los productos de salud para el consumidor, como los monitores de actividad y las aplicaciones móviles relacionadas con la salud , las personas pueden acceder a nuevos tipos de datos personales de salud (por ejemplo, actividad física, frecuencia cardíaca) fuera de las instituciones sanitarias. El comportamiento en relación con la información personal identificable (PIM, por sus siglas en inglés) también cambia. Gran parte del esfuerzo por mantener la información está automatizado. Sin embargo, las personas pueden tener dificultades para comprender y utilizar la información posteriormente, por ejemplo, para planificar futuras actividades físicas basándose en los datos del monitor de actividad. Las personas también participan con frecuencia en otras actividades de nivel meta, como el mantenimiento y la organización (por ejemplo, la sincronización de datos entre diferentes aplicaciones móviles relacionadas con la salud). ^{[ 100 ]}

La información personal puede incluir cualquiera de los siguientes elementos: ^{[ 115 ]}

• Cuentas y datos contables
• Libretas de direcciones
• Alertas
• Marcadores
• Un calendario digital con fechas , como por ejemplo:
  • Aniversarios
  • Equipo
  • Cumpleaños
  • Eventos
  • Reuniones
• Registros educativos
• Direcciones de correo electrónico
• Comunicaciones por fax
• Itinerarios
• archivos de mensajes instantáneos
• Documentos legales
• Listas (como listas de lectura, listas de tareas )
• Información médica, como información de contacto del proveedor de atención médica, historial médico, recetas.
• Contraseñas y credenciales de inicio de sesión
• Colecciones de archivos personales (digitales y físicos): documentos, música, fotos, vídeos y similares.
• Diario personal / cuaderno / notas / apuntes
• Características de gestión de proyectos
• Recetas
• Materiales de referencia (incluidas referencias científicas y sitios web de interés)
• Fuentes RSS / Atom
• Recordatorios
• Ajustes
• Comunicaciones de correo de voz

La psicología cognitiva, como estudio de cómo las personas aprenden y recuerdan, resuelven problemas y toman decisiones, incluye necesariamente el estudio de cómo utilizan de forma inteligente la información disponible. El campo relacionado de la ciencia cognitiva, en sus esfuerzos por aplicar estas cuestiones de manera más amplia al estudio y la simulación del comportamiento inteligente, también está relacionado con la gestión de información personal (PIM). (A su vez, la ciencia cognitiva tiene una superposición significativa con el campo de la inteligencia artificial).

Existe un gran potencial para una interacción mutuamente beneficiosa entre la ciencia cognitiva y la PIM. Las subáreas de la ciencia cognitiva de clara relevancia para la PIM incluyen la resolución de problemas y la toma de decisiones . Por ejemplo, las carpetas creadas para almacenar información para un gran proyecto como "planificar mi boda" a veces pueden asemejarse a una descomposición de problemas . ^{[ 116 ]} Para tomar otro ejemplo, la tarea de detección de señales ^{[ 117 ]} se ha utilizado durante mucho tiempo para enmarcar y explicar el comportamiento humano y recientemente se ha utilizado como base para analizar nuestras elecciones con respecto a qué información conservar y cómo, una actividad clave de la PIM. ^{[ 65 ]} De manera similar, existe una interacción entre el estudio psicológico de la categorización y la formación de conceptos y el estudio de la PIM sobre cómo las personas usan etiquetas y carpetas para describir y organizar su información.

Ahora bien, gran parte de un documento puede ser producto de operaciones de copiar y pegar (de nuestros escritos anteriores) en lugar de ser un texto original. Sin duda, la gestión de fragmentos de texto pegados para su reutilización es una actividad de gestión de información personal (PIM), lo que plantea varias preguntas interesantes. ¿Cómo decidimos cuándo reutilizar y cuándo escribir desde cero? A veces, dedicamos más tiempo a buscar un párrafo que ya hemos escrito que el que nos llevaría simplemente escribir uno nuevo que exprese las mismas ideas. Además, cabe preguntarse en qué momento la dependencia de una cantidad cada vez mayor (y más accesible) de material escrito previamente comienza a afectar nuestra creatividad.

Al realizar la gestión de información personal (PIM), las personas trabajan en un entorno externo que incluye a otras personas, la tecnología disponible y, a menudo, un contexto organizacional. Esto significa que la cognición situada , la cognición distribuida y la cognición social están relacionadas con el estudio de la PIM.

El estudio de la gestión de información personal (PIM) también está relacionado con el campo de la interacción persona-ordenador (HCI). Algunos de los artículos más influyentes sobre PIM a lo largo de los años se han publicado en revistas y actas de congresos de HCI. Sin embargo, la "I" de PIM se refiere a la información, en sus diversas formas, tanto en papel como digitales (por ejemplo, libros, documentos digitales, correos electrónicos e incluso los imanes de letras en el frigorífico de la cocina). La "I" de HCI se refiere a la "interacción", ya que esta se relaciona con la "C" de los ordenadores. (Se ha argumentado que la HCI debería centrarse más en la información que en los ordenadores. ^{[ 118 ]} )

La gestión de información grupal (GIM, generalmente pronunciada con una "G" suave) se ha tratado en otros contextos de PIM. ^{[ 119 ] [ 120 ]} El estudio de GIM, a su vez, tiene una clara relevancia para el estudio del trabajo cooperativo asistido por computadora (CSCW). GIM es a CSCW lo que PIM es a HCI. Así como las preocupaciones de PIM se superponen sustancialmente con las de HCI, pero no las engloban por completo (ni viceversa), las preocupaciones de GIM se superponen con las de CSCW, pero no las engloban por completo. La información que respalda las actividades de GIM puede estar en formatos no digitales, como calendarios en papel y tablones de anuncios que no requieren el uso de computadoras.

Las consideraciones grupales y sociales suelen influir en la estrategia de gestión de información personal (GIP) de una persona. ^{[ 121 ]} Por ejemplo, un miembro de un hogar puede acordar gestionar la información médica de todos los miembros (por ejemplo, los registros de vacunación), mientras que otro gestiona la información financiera del hogar. Sin embargo, la organización y el intercambio colaborativos de información suelen ser difíciles porque, por ejemplo, las personas que trabajan juntas en un grupo pueden tener diferentes perspectivas sobre la mejor manera de organizar la información. ^{[ 122 ] [ 123 ]}

En entornos organizacionales más grandes, los objetivos de GIM de la organización pueden entrar en conflicto con los objetivos de PIM de las personas que trabajan dentro de la organización, donde los objetivos de diferentes personas también pueden entrar en conflicto. ^{[ 124 ]} Las personas pueden, por ejemplo, guardar copias de documentos seguros en sus computadoras portátiles personales por conveniencia, aunque hacerlo viole la seguridad del grupo (organizacional). ^{[ 125 ]} Dados los inconvenientes —reales o percibidos— en el uso de servicios web que admiten el uso compartido de carpetas, ^{[ 126 ] [ 127 ]} las personas que trabajan en un grupo pueden optar por compartir información en su lugar mediante el uso de archivos adjuntos de correo electrónico. ^{[ 128 ]}

Las preocupaciones relacionadas con la gestión de datos se vinculan con la gestión de información personal (PIM), especialmente en lo que respecta a la preservación segura y a largo plazo de la información personal en formato digital. El estudio de la gestión de la información y la gestión del conocimiento en las organizaciones también se relaciona con el estudio de la PIM, y los problemas que se observan inicialmente a nivel organizacional a menudo se trasladan al ámbito de la PIM. ^{[ 129 ]}

Las preocupaciones sobre la gestión del conocimiento a nivel personal (frente al organizacional) han dado lugar a argumentos a favor de un campo de gestión del conocimiento personal (GCP). Sin embargo, el conocimiento no es una "cosa" que se gestione directamente, sino indirectamente, por ejemplo, a través de elementos de información como páginas web, correos electrónicos y documentos en papel. La GCP se considera mejor como un subconjunto útil de la GCP ^{[ 129 ]} , con especial énfasis en cuestiones importantes que de otro modo podrían pasarse por alto, como los esfuerzos autodirigidos de obtención de conocimiento ("¿Qué sé? ¿Qué he aprendido?") e instalación de conocimiento ("¿Cómo puedo aprender mejor lo que quiero saber?").

Tanto la gestión del tiempo como la gestión de tareas a nivel personal hacen un uso intensivo de herramientas de información y formas externas de información, como listas de tareas, calendarios, cronogramas e intercambio de correo electrónico. Estas son otra forma de información que debe gestionarse. A lo largo de los años, el correo electrónico, en particular, se ha utilizado de forma ad hoc para apoyar la gestión de tareas. ^{[ 130 ] [ 131 ]}

Gran parte de la información útil que recibe una persona proviene, a menudo de forma espontánea, de su red de familiares, amigos y colegas. Existe una reciprocidad, y gran parte de la información que se comparte refleja un intento de construir relaciones e influir en el comportamiento de los demás. Por ello, la gestión de redes personales (GRP) es un aspecto crucial de la gestión de información personal (GIP) y puede entenderse como la práctica de administrar los vínculos y las conexiones con otras personas para obtener beneficios sociales y profesionales.

La investigación sobre la gestión de información personal y la recuperación de información también ha utilizado herramientas de registro del navegador para recopilar datos aportados por el usuario sobre el comportamiento de búsqueda y navegación web. Los sistemas desarrollados para este propósito han incluido Lemur Query Log Toolbar , CrowdLogger, HCI Browser e IRIS. ^{[ 132 ] [ 133 ] [ 134 ] [ 135 ]} Trabajos relacionados también han explorado sistemas de archivo web personal como WASP, que buscaban preservar páginas para búsquedas y revisiones posteriores, aunque la reproducción de páginas web archivadas ha seguido siendo técnicamente difícil. ^{[ 136 ] [ 137 ]}

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• Pasos a seguir durante la implementación de un sistema de gestión de información personal basado en la norma ISO/IEC 27701.