Contabilidad de fondos

Al igual que las organizaciones con fines de lucro, las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos elaborarán estados financieros consolidados . ^{[ 11 ]} Estos se generan de acuerdo con los requisitos de información financiera del país donde tienen su sede o, si son lo suficientemente grandes, pueden elaborarlos según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF); un ejemplo de esto es la organización benéfica Oxfam , con sede en el Reino Unido . ^{[ 9 ]} Si la organización es pequeña, puede utilizar la contabilidad de caja, pero las más grandes generalmente utilizan la contabilidad de devengo para sus fondos. ^{[ 12 ]}

Las organizaciones sin fines de lucro en los Estados Unidos han preparado sus estados financieros utilizando las directrices del Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) desde 1993. ^{[ 13 ]} Las normas de información financiera se encuentran principalmente en FAS117 y FIN43 . ^{[ 14 ]} El FASB emitió una actualización importante en 2016 que cambió la presentación de los activos netos de tres categorías principales a dos categorías, fondos restringidos y no restringidos, y cómo se representan estos en los estados financieros. ^{[ 15 ]}

Las organizaciones sin fines de lucro y los gobiernos utilizan los mismos cuatro estados financieros estándar que las organizaciones con fines de lucro:

• Estado de actividades financieras o estado de apoyo, ingresos y gastos . Este estado se asemeja al estado de resultados de una empresa, pero puede utilizar términos como superávit o déficit en lugar de ganancias o pérdidas . Muestra los resultados netos, por cada fondo, de las actividades de la organización durante el ejercicio fiscal informado. El superávit o déficit se muestra como una variación en los saldos de los fondos, ^{[ 16 ]} similar a un aumento o disminución del patrimonio neto.
• Estado de situación financiera o balance general. Similar al balance general de una empresa, este estado financiero enumera el valor de los activos que posee y las deudas que tiene la organización al final del período contable. ^{[ 17 ]}
• Estado de cambios en el patrimonio neto : al igual que para las organizaciones con fines de lucro, este estado muestra la variación del patrimonio neto de la organización a lo largo del año. Según las NIIF, la organización sin fines de lucro puede optar por elaborar este estado o no; algunas lo hacen ^{[ 18 ]} y otras no. ^{[ 9 ]}
• El estado de flujos de efectivo identifica las fuentes de efectivo que ingresan a la organización y los usos del efectivo que sale durante el ejercicio fiscal informado. ^{[ 19 ]}

En Estados Unidos, también puede existir un estado de gastos funcionales independiente que distribuye cada gasto de la organización en montos relacionados con sus diversas funciones. Estas funciones se dividen en dos categorías principales: servicios de programas y servicios de apoyo . Los servicios de programas son las actividades relacionadas con la misión de la organización. Los servicios de apoyo no relacionados con programas incluyen los costos de eventos de recaudación de fondos, gestión y administración general. ^{[ 20 ]} Esta es una sección obligatoria del Formulario 990 , una declaración informativa anual que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige a las organizaciones sin fines de lucro. ^{[ 21 ]}

El gobierno del Reino Unido elabora los estados financieros denominados Cuentas del Gobierno en su conjunto . Estos se elaboran anualmente y se generan conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera, al igual que cualquier otra gran organización. ^{[ 18 ]}

Los gobiernos estatales y locales utilizan tres categorías amplias de fondos: fondos gubernamentales , fondos patrimoniales y fondos fiduciarios . ^{[ 1 ] [ 6 ]}

Los fondos gubernamentales incluyen lo siguiente. ^{[ 25 ] [ 26 ]}

• Fondo general . Este fondo se utiliza para contabilizar las operaciones y actividades generales que no requieren el uso de otros fondos.
• Se requieren fondos de ingresos especiales para contabilizar el uso de los ingresos destinados por ley a un fin específico. Un ejemplo sería un fondo de ingresos especiales para registrar los ingresos provenientes de los impuestos estatales y federales sobre el combustible, ya que , según las leyes federales y estatales, dichos ingresos solo pueden destinarse al transporte.
• Los fondos para proyectos de capital se utilizan para contabilizar la construcción o adquisición de activos fijos , ^{[ 27 ]} tales como edificios, equipos y carreteras. Dependiendo de su uso, un activo fijo puede financiarse mediante un fondo de ingresos especiales o un fondo patrimonial. Un fondo para proyectos de capital existe solo hasta la finalización del proyecto. ^{[ 28 ]} Los activos fijos adquiridos y las deudas a largo plazo contraídas por un proyecto de capital se asignan a los Activos Fijos Generales y Deudas a Largo Plazo del gobierno .
• Los fondos de servicio de la deuda se utilizan para contabilizar el dinero que se empleará para pagar los intereses y el capital de las deudas a largo plazo. Los bonos que un gobierno utiliza para financiar grandes proyectos de construcción, que se pagarán con impuestos durante un período de años, requieren un fondo de servicio de la deuda (a veces denominado "fondo de intereses y amortización") para contabilizar su reembolso. Las deudas de los fondos permanentes y patrimoniales se gestionan dentro de esos fondos, en lugar de mediante un fondo de servicio de la deuda independiente. ^{[ 29 ]} Al igual que con los fondos para proyectos de capital, una vez que se ha amortizado la deuda, el fondo deja de existir.
• Los fondos permanentes deben utilizarse para informar sobre recursos que estén legalmente restringidos de tal manera que solo las ganancias, y no el capital, puedan utilizarse para fines que apoyen los programas del gobierno informante, es decir, para beneficio del gobierno o de sus ciudadanos. ^{[ 30 ]}

Los fondos patrimoniales incluyen los siguientes. ^{[ 25 ]}

• Los fondos de servicios internos se utilizan para operaciones que prestan servicios a otros fondos o departamentos dentro de un gobierno, bajo la modalidad de reembolso de costos. Una imprenta, que recibe pedidos de folletos y formularios de otras oficinas y recibe un reembolso por el costo de cada pedido, sería una aplicación adecuada para un fondo de servicios internos. ^{[ 31 ]}
• Los fondos empresariales se utilizan para servicios prestados al público mediante el cobro de una tarifa, de forma similar al funcionamiento de una empresa comercial. ^{[ 32 ]} Los servicios de agua y alcantarillado son ejemplos comunes de empresas gubernamentales. ^{[ 33 ]}

Los fondos fiduciarios se utilizan para contabilizar los activos que el gobierno mantiene en fideicomiso en beneficio de individuos u otras entidades. ^{[ 34 ]} Un ejemplo sería el fondo de pensiones para empleados, creado por el Estado de Maryland, para proporcionar prestaciones de jubilación a sus empleados. ^{[ 32 ]} Los estados financieros pueden distinguir además los fondos fiduciarios como fondos de fideicomiso o fondos de agencia ; un fondo de fideicomiso generalmente existe durante un período de tiempo más prolongado que un fondo de agencia. ^{[ 35 ]}

La contabilidad del gobierno federal utiliza dos grandes grupos de fondos: el grupo de fondos federales y el grupo de fondos fiduciarios . ^{[ 46 ]}

El ciclo fiscal comienza con la aprobación de un presupuesto ^{[ 55 ]} por el alcalde y el consejo municipal de la ciudad de Toscana. Para el año fiscal 2009, que comenzó el 1 de julio de 2008, la Oficina del Alcalde estimó ingresos del fondo general de $35 millones provenientes de impuestos a la propiedad, subvenciones estatales, multas de estacionamiento y otras fuentes. La estimación se registró en el libro mayor del fondo con un débito a ingresos estimados y un crédito al saldo del fondo . ^{[ 56 ]}

El consejo municipal aprobó una asignación que autorizaba a la ciudad a gastar 34 millones de dólares del fondo general. La asignación se registró en el libro mayor del fondo con un débito al saldo del fondo y un crédito a las asignaciones . ^{[ 56 ]}

En los libros auxiliares, la asignación se dividiría en cantidades más pequeñas autorizadas para varios departamentos y programas, ^{[ 57 ]} tales como:

La complejidad de una asignación presupuestaria depende de las preferencias del consejo municipal; en la práctica, las asignaciones pueden incluir cientos de partidas. Una asignación presupuestaria es la autorización legal para el gasto ^{[ 58 ]} otorgada por el consejo municipal a las distintas agencias del gobierno de la ciudad. En el ejemplo anterior, la ciudad puede gastar hasta 34 millones de dólares, pero también se han establecido límites de asignación menores para programas y departamentos específicos.

Durante el año fiscal 2009, la ciudad evaluó a los propietarios de inmuebles por un total de $37 millones en concepto de impuestos sobre la propiedad. Sin embargo, la Oficina del Alcalde prevé que $1 millón de esta evaluación será difícil o imposible de cobrar. Se reconocieron ingresos por $36 millones, ya que esta parte de la evaluación estaba disponible y era cuantificable ^{[ 39 ] [ 40 ]} dentro del período actual.

La ciudad gastó un total de $30 millones en la nómina de sus empleados, incluyendo diversos impuestos, beneficios y retenciones. Una parte de los impuestos sobre la nómina se pagará en el próximo ejercicio fiscal, pero la contabilidad de acumulación modificada exige que el gasto se registre durante el período en que se contrajo la obligación. ^{[ 39 ] [ 40 ]}

El Departamento de Obras Públicas gastó 1 millón de dólares en suministros y servicios para el mantenimiento de las calles de la ciudad. ^{[ 59 ]}

Al final del ejercicio fiscal, los ingresos reales de 36 millones de dólares se compararon con la estimación de 35 millones de dólares. La diferencia de 1 millón de dólares se registró como un crédito en el saldo del fondo. ^{[ 60 ]}

La ciudad gastó 31 millones de dólares de su presupuesto de 34 millones de dólares. Se aplicó un crédito de 3 millones de dólares al saldo del fondo por el monto no gastado. ^{[ 60 ]}

Cuando finalizó el período fiscal actual, su asignación expiró. El saldo restante en el fondo general en ese momento se considera no gastado . Las agencias del gobierno municipal no pueden gastar el saldo no gastado, incluso si sus gastos durante el período fiscal ahora finalizado fueron menores que su parte de la asignación expirada. Se requiere una nueva asignación para autorizar el gasto en el siguiente período fiscal. (Los pasivos contraídos al final del período fiscal por bienes y servicios pedidos, pero aún no recibidos, generalmente se consideran gastados , lo que permite el pago en una fecha posterior con cargo a la asignación actual. Sin embargo, algunas jurisdicciones requieren que los montos se incluyan en el presupuesto del período siguiente). ^{[ 61 ]}

En lugar de volver a destinar el saldo no gastado del fondo general a los mismos programas, el ayuntamiento puede optar por gastar el dinero en otros programas. Alternativamente, pueden usar el saldo para reducir impuestos o pagar una deuda a largo plazo. Con un superávit considerable, reducir la carga tributaria suele ser la opción preferida. ^{[ 6 ]}